Isi artikel ini berlaku untuk pengguna berikut:
Produk: HRAny
Platform: Web
Tingkat Akses: Owner/Manager
Template dan Dokumen & Tanda Tangan bekerja bersama sehingga Anda dapat menyiapkan tata letak dokumen yang dapat digunakan kembali terlebih dahulu, lalu membuat dokumen karyawan atau calon karyawan dari template tersebut saat dibutuhkan. Fitur ini berguna untuk kontrak dan dokumen standar lainnya yang harus konsisten di seluruh organisasi Anda. Fitur tanda tangan digital tersedia untuk semua organisasi HRAny di Indonesia dan Singapura.
Panduan ini akan mencakup cara untuk:
Membuat dan Mengelola Template
Gunakan Template saat Anda ingin menyiapkan tata letak dokumen yang dapat digunakan kembali sebelum membuat dokumen untuk karyawan atau calon karyawan. Anda juga dapat mengonfigurasi template agar memerlukan tanda tangan digital — pengaturan ini ditetapkan satu kali saat pembuatan template dan tidak dapat diubah setelahnya. Untuk dapat memanfaatkan fitur ini sepenuhnya, Anda harus menyiapkan template dokumen dalam format PDF dengan ukuran maksimal 10MB sambil menyediakan ruang kosong yang cukup untuk diisi dengan informasi karyawan.
Membuat Template Baru
Klik HR dari bilah navigasi
Klik Template dari bilah samping HR.
Klik Buat Template di sisi kanan layar.
Masukkan Nama Template, pilih Jenis Dokumen, dan unggah template Anda. Template harus dalam format PDF dengan ukuran maksimal 10MB
Di bawah Pengaturan Tanda Tangan, centang Kirim untuk Ditandatangani jika template ini memerlukan tanda tangan digital. Pengaturan ini tidak dapat diubah setelah template dibuat.
Jika diaktifkan, bagian Detail Penerima akan muncul. Klik Tambah Penerima dan isi Label Penerima (mis. Karyawan, Manager) serta atur Status Label ke StaffAny (terapkan ke anggota tim saat membuat dokumen) atau Eksternal (masukkan alamat email saat mengirim).
Opsional, centang Kelola Urutan Penandatanganan untuk mengatur urutan penerima dalam menandatangani. Seret baris untuk mengubah urutan.
Pada langkah Tambah Kolom, gunakan panel Tambah Kolom di sisi kanan untuk mencari kolom yang ingin Anda sisipkan ke template. Kolom mencakup informasi dasar (mis. nama depan, nama belakang, tanggal lahir), informasi pekerjaan (mis. ID karyawan, tanggal bergabung), pengaturan upah (mis. departemen, jabatan), informasi identitas (mis. Nomor ID, kependudukan), detail pembayaran (mis. nomor rekening bank, metode pembayaran), dan kolom karyawan khusus
Klik pada kolom untuk menambahkannya ke halaman PDF yang dipilih saat ini.
Tambahkan kolom yang diperlukan. Seret kolom untuk menempatkannya di area yang diinginkan. Anda juga dapat memperbarui ukuran font atau perataan kolom jika diperlukan.
Gunakan Duplikat jika ingin menyalin kolom, atau Hapus jika ingin menghapus kolom.
Klik Buat untuk menyimpan template baru.
Klik Edit jika ingin memperbarui template. Saat mengedit template yang sudah ada, Anda dapat memperbarui nama template dan kolom, tetapi tidak dapat mengganti PDF yang diunggah atau mengubah jenis dokumen dari halaman ini.
Mengarsipkan dan Memulihkan Template
Buka HR dan klik Template.
Klik Arsip jika ingin menghapus template dari penggunaan aktif.
Buka tab Diarsipkan jika perlu meninjau template yang telah diarsipkan.
Jika template telah diarsipkan, template tersebut tidak akan muncul di pemilih template saat membuat dokumen baru.
Klik Pulihkan untuk membuat template yang diarsipkan tersedia kembali.
Membuat Dokumen dari Template
Gunakan Dokumen & Tanda Tangan setelah template Anda siap dan Anda ingin membuat dokumen untuk orang tertentu. Anda dapat membuat dokumen untuk karyawan yang sudah ada maupun calon karyawan baru. Jika template memiliki fitur tanda tangan yang diaktifkan, Anda dapat menetapkan penerima tanda tangan dan mengirim dokumen untuk tanda tangan digital langsung dari StaffAny.
Membuat Dokumen dari Halaman Dokumen & Tanda Tangan
Buka HR dari bilah navigasi.
Klik Dokumen & Tanda Tangan dari bilah samping.
Klik Buat Dokumen.
Di bagian Info Dokumen, pilih template yang ingin digunakan, pilih karyawan yang akan dibuatkan dokumennya, dan masukkan Nama Dokumen
Klik Berikutnya untuk membuat pratinjau.
Klik Buat Dokumen untuk membuat dokumen.
Klik Unduh jika ingin salinan dokumen yang dibuat. Klik Hapus jika ingin menghapus dokumen.
Dokumen dikelola secara terpisah dari template, sehingga menghapus dokumen yang dibuat tidak akan menghapus template aslinya.
Mulai dari Onboarding atau Profil Karyawan
Selain tab Dokumen & Tanda Tangan, dokumen juga dapat dibuat dari titik masuk lain, seperti onboarding atau dari profil karyawan.
Dari Onboarding, dokumen dapat dibuat menggunakan data yang telah diisi oleh karyawan baru melalui fitur formulir karyawan baru. Dokumen untuk karyawan baru dapat dibuat dengan menekan buat dokumen di tab onboarding.
Dari profil karyawan di Tim saya, memilih untuk menambahkan dokumen dengan template akan membuka alur yang sama dengan karyawan tersebut sudah dipilih. Jika template memerlukan tanda tangan digital, penerima karyawan akan otomatis terisi di tabel Penerima Tanda Tangan — Anda hanya perlu menetapkan penerima lainnya (mis. Manager atau penanda tangan eksternal) sebelum mengirim. Dengan memilih ya saat diminta menggunakan template, Anda dapat membuat dokumen menggunakan template yang telah dibuat sebelumnya.
Jika dokumen dibuat dari titik masuk ini, karyawan sudah dipilih dan tidak dapat diubah.
Setelah dokumen dibuat, dokumen akan otomatis muncul di tab Dokumen karyawan di Tim saya. Anda dapat melihat, mengunduh, mengedit, atau menghapusnya dari sana.
Video penjelasan cara kerja template dapat dilihat di sini:
Mengirim Dokumen untuk Tanda Tangan Digital
Ketika template dikonfigurasi dengan fitur tanda tangan, Anda dapat menetapkan penerima dan mengirim dokumen untuk tanda tangan digital. Penerima akan menerima undangan melalui email dan dapat menandatangani dokumen secara digital.
Setelah dokumen dibuat, jika template memerlukan tanda tangan, tabel Penerima Tanda Tangan akan muncul dalam alur pembuatan dokumen. Tetapkan setiap peran penerima ke anggota tim yang relevan, atau masukkan alamat email untuk penanda tangan eksternal.
Tinjau dokumen di langkah pratinjau dan klik Kirim Dokumen.
Di modal Kirim Dokumen, tinjau atau sesuaikan subjek dan pesan email, lalu klik Kirim. Setiap penerima akan mendapatkan email berisi tautan untuk menandatangani secara digital.
Lacak progres penandatanganan dari daftar Dokumen & Tanda Tangan. Kolom status menampilkan jumlah tanda tangan yang telah dikumpulkan (mis. 1/2 Tanda Tangan). Log aktivitas di halaman detail dokumen menampilkan nama setiap orang yang telah menandatangani.
Setelah semua penerima menandatangani, status dokumen diperbarui menjadi Selesai dan dokumen yang telah ditandatangani dapat diunduh. Tombol Unduh hanya tersedia setelah dokumen mencapai status Selesai. Dokumen yang telah ditandatangani juga otomatis disimpan di tab Dokumen karyawan di Tim saya.
FAQ
T: Bagaimana cara menandatangani dokumen?
J: Ada dua cara menandatangani dokumen di StaffAny:
Tanda tangan digital: Jika template memiliki fitur tanda tangan yang diaktifkan, gunakan alur Kirim Dokumen untuk mengirim dokumen kepada penerima melalui email untuk ditandatangani secara digital.
Tanda tangan manual: Untuk template tanpa fitur tanda tangan, unduh dokumen yang dibuat dan gunakan alat gambar browser Anda untuk menandatangani PDF secara manual.
T: Bisakah saya membuat dokumen hanya dengan penanda tangan eksternal?
J: Tidak. Untuk membuat dokumen, salah satu penerima harus merupakan anggota organisasi Anda
T: Bisakah saya mengunduh dokumen saat tidak semua penerima telah menandatanganinya?
J: Tidak. Untuk mengunduh dokumen dengan tanda tangan digital, semua penerima harus telah menandatanganinya terlebih dahulu.
T: Kapan dokumen yang telah ditandatangani muncul di tab Dokumen karyawan?
J: Setelah semua penerima menandatangani dan dokumen mencapai status Selesai, PDF yang telah ditandatangani akan otomatis disimpan di tab Dokumen karyawan di Tim saya.