Contents of this article are applicable to the following users
Produk: HRAny
Platform: Web
Level Akses: Manager/Owner
Tipe dokumen karyawan membantu organisasi Anda menentukan kategori yang digunakan untuk mengatur dokumen karyawan di StaffAny. Setelah diatur, tipe dokumen ini dapat dipilih saat mengunggah dokumen karyawan, dan juga dapat digunakan sebagai kolom dokumen wajib di formulir karyawan baru. Tipe dokumen karyawan adalah kategori yang dapat digunakan kembali untuk file terkait karyawan. Contohnya termasuk Kartu Identitas, Sertifikat Higiene Makanan, dan sebagainya.
Panduan ini akan membahas cara:
Membuat tipe dokumen karyawan
Buka Pengaturan > Manajemen Tim
Buka Tipe Dokumen Karyawan.
Klik Buat Tipe Dokumen.
Masukkan nama di Tipe Dokumen.
Opsional: masukkan Deskripsi.
(Opsional) Di bagian New Joiner OCR extraction, pilih jenis dokumen yang diwakili tipe ini: Do not scan, Passport, NRIC/FIN, atau Bank Statement. Ini menentukan kolom mana yang akan diisi otomatis saat karyawan baru mengunggah dokumen ini di formulir yang mengaktifkan OCR.
Klik Buat.
Setelah dibuat, tipe dokumen akan muncul di tab Aktif.
Mengedit Tipe Dokumen yang Ada
Anda hanya dapat mengedit tipe dokumen yang aktif. Semua perubahan akan diperbarui setelah disimpan.
Buka Pengaturan > Manajemen Tim
Buka Tipe Dokumen Karyawan.
Temukan tipe dokumen yang ingin Anda perbarui.
Klik Edit.
Perbarui nama Tipe Dokumen, Deskripsi, atau tipe New Joiner OCR extraction.
Klik Edit untuk menyimpan.
Mengarsipkan dan Memulihkan Tipe Dokumen yang Ada
Tipe dokumen karyawan yang diarsipkan tidak tersedia untuk dipilih saat pembuatan Formulir Karyawan Baru dan fitur dokumen karyawan.
Mengarsipkan tipe dokumen
Buka Pengaturan.
Buka Tipe Dokumen Karyawan.
Di tab Aktif, temukan tipe dokumen.
Klik Arsipkan
Dokumen akan dipindahkan ke tab diarsipkan dan tidak dapat diedit
Memulihkan tipe dokumen
Buka tab Diarsipkan.
Temukan tipe dokumen.
Klik Pulihkan.
Menggunakan Tipe Dokumen Karyawan di Profil Karyawan
Tipe dokumen karyawan digunakan saat mengunggah atau mengedit dokumen untuk karyawan.
Saat menambahkan dokumen karyawan, StaffAny memerlukan:
file dokumen
Tipe Dokumen yang dipilih
Berikut cara Anda dapat mengunggah dokumen di catatan karyawan:
Buka Tim saya
Temukan karyawan yang ingin Anda unggah dokumennya
Klik tab Dokumen
Klik Tambah Dokumen
Unggah dokumen yang sudah Anda siapkan. Tipe Dokumen akan bergantung pada tipe dokumen aktif yang telah Anda buat. Anda juga dapat menambahkan informasi tambahan mengenai tanggal kedaluwarsa dokumen
Format file yang didukung (hingga 10MB) dalam formulir unggah adalah JPG, JPEG, PNG, PDF, DOC, dan DOCX.
Jika tidak ada tipe dokumen karyawan yang ada, formulir dokumen karyawan akan menampilkan petunjuk yang menghubungkan pengguna untuk membuatnya di halaman Pengaturan.
Menggunakan Tipe Dokumen Karyawan di Formulir Karyawan Baru
Tipe dokumen karyawan secara langsung memengaruhi tab Dokumen di Formulir Karyawan Baru.
Cara kerjanya:
Tipe dokumen karyawan yang aktif akan tersedia saat pembuatan formulir karyawan baru.
Setiap tipe dokumen aktif menjadi kolom file yang dapat dipilih di tab Dokumen