Isi artikel ini berlaku untuk pengguna berikut:
Produk: HRAny
Platform: Web
Tingkat Akses: Owner/Manager
Fitur Templates dan Documents and Signatures bekerja bersama sehingga kamu bisa menyiapkan tata letak dokumen yang dapat digunakan kembali terlebih dahulu, lalu membuat dokumen untuk karyawan atau calon karyawan baru dari template tersebut sesuai kebutuhan. Fitur ini sangat berguna untuk kontrak dan dokumen standar lainnya yang harus konsisten di seluruh organisasi.
Panduan ini akan mencakup cara untuk:
Membuat dan Mengelola Template
Gunakan Templates ketika kamu ingin menyiapkan tata letak dokumen yang dapat digunakan kembali sebelum membuat dokumen aktual untuk karyawan atau calon karyawan baru. Kamu juga dapat mengonfigurasi template untuk memerlukan tanda tangan elektronik — pengaturan ini ditetapkan satu kali saat pembuatan template dan tidak dapat diubah setelahnya. Untuk dapat memanfaatkan fitur ini secara penuh, kamu harus menyiapkan template dokumen dalam format PDF dengan ukuran maksimal 10MB dan menyediakan ruang kosong yang cukup untuk mengisi template dengan informasi karyawan.
Membuat Template Baru
Klik HR dari bilah navigasi
Klik Templates dari sidebar HR.
Klik Create Template di sisi kanan layar.
Masukkan Template Name, pilih Document Type, dan unggah template kamu. Template harus dalam format PDF dengan ukuran maksimal 10MB
Di bagian Signature Setting, centang Send for Signature jika template ini memerlukan tanda tangan elektronik. Pengaturan ini tidak dapat diubah setelah template dibuat.
Jika diaktifkan, bagian Recipient Details akan muncul. Klik Add Recipient dan isi Recipient Label (mis. Karyawan, Manager) serta atur Label Status menjadi StaffAny (tetapkan ke karyawan dari tim saat membuat dokumen) atau External (masukkan alamat email saat pengiriman).
Opsional, centang Manage Signing Order untuk mengatur urutan penandatanganan. Seret baris untuk mengurutkan ulang.
Pada langkah Add Fields, gunakan panel Add Fields di sebelah kanan untuk mencari kolom yang ingin kamu masukkan ke dalam template. Kolom yang tersedia meliputi informasi dasar (mis. nama depan, nama belakang, tanggal lahir), informasi pekerjaan (mis. ID karyawan, tanggal bergabung), pengaturan upah (mis. departemen, jabatan), informasi identitas (mis. Nomor ID, kependudukan), detail pembayaran (mis. nomor rekening bank, metode pembayaran), dan kolom informasi tambahan karyawan
Klik pada kolom untuk menambahkannya ke halaman PDF yang sedang dipilih.
Tambahkan kolom yang kamu butuhkan. Seret kolom tersebut ke area yang kamu inginkan. Kamu juga dapat memperbarui ukuran font atau perataan kolom jika diperlukan.
Gunakan Duplicate jika ingin menyalin kolom, atau Delete jika ingin menghapus kolom.
Klik Create untuk menyimpan template baru.
Klik Edit jika ingin memperbarui template. Saat mengedit template yang sudah ada, kamu dapat memperbarui nama template dan kolom, tetapi tidak dapat mengganti PDF yang diunggah atau mengubah tipe dokumen dari halaman ini.
Arsipkan dan Batalkan Arsip Template
Buka HR dan klik Templates.
Klik Archive jika ingin menghapus template dari penggunaan aktif.
Buka tab Archived jika perlu meninjau template yang diarsipkan.
Jika template sudah diarsipkan, template tersebut tidak akan muncul di pemilih template saat membuat dokumen baru.
Klik Unarchive untuk membuat template yang diarsipkan tersedia kembali.
Membuat Dokumen dari Template
Gunakan Documents and Signatures setelah template siap dan kamu ingin membuat dokumen untuk orang tertentu. Kamu dapat membuat dokumen untuk karyawan yang sudah ada maupun calon karyawan baru. Jika template mengaktifkan fitur tanda tangan, kamu dapat menetapkan penerima tanda tangan dan mengirimkan dokumen untuk ditandatangani secara elektronik langsung dari StaffAny.
Membuat dokumen dari halaman Documents and Signatures
Buka HR dari bilah navigasi.
Klik Documents and Signatures dari sidebar.
Klik Create Document.
Di Document Info, pilih template yang ingin digunakan, pilih karyawan untuk dibuatkan dokumen, dan masukkan Document Name
Klik Next untuk membuat pratinjau.
Klik Create Document untuk membuat dokumen.
Klik Download jika ingin menyimpan salinan dokumen yang dibuat. Klik Hapus jika ingin menghapus dokumen.
Dokumen dikelola terpisah dari template, sehingga menghapus dokumen yang telah dibuat tidak akan menghapus template aslinya.
Mulai dari onboarding atau profil karyawan
Selain dari tab Documents and Signatures, dokumen juga dapat dibuat dari titik masuk lain, seperti onboarding atau dari profil karyawan.
Dari Onboarding, dokumen dapat dibuat menggunakan data yang telah diisi oleh calon karyawan baru melalui fitur formulir calon karyawan baru. Dokumen untuk calon karyawan baru dapat dibuat dengan menekan create document pada tab onboarding.
Dari profil karyawan di Tim saya, memilih untuk menambahkan dokumen menggunakan template dapat membuka alur yang sama dengan karyawan tersebut sudah dipilih. Dengan memilih yes saat ditanya apakah ingin menggunakan template, kamu dapat membuat dokumen menggunakan template yang telah dibuat sebelumnya.
Jika dokumen dibuat melalui titik masuk ini, karyawan akan sudah terpilih dan tidak dapat diubah.
Dokumen yang dibuat akan terlihat di tab dokumen karyawan terkait.
Video yang menjelaskan cara kerja template dapat dilihat di sini:
Kirim Dokumen untuk Ditandatangani Secara Elektronik
Jika template dikonfigurasi dengan fitur tanda tangan, kamu dapat menetapkan penerima dan mengirimkan dokumen untuk ditandatangani secara elektronik. Penerima akan menerima undangan melalui email dan dapat menandatangani dokumen secara digital.
Setelah dokumen dibuat, jika template memerlukan tanda tangan, tabel penugasan Signature Recipients akan muncul dalam alur pembuatan dokumen. Tetapkan setiap peran penerima kepada karyawan yang relevan, atau masukkan alamat email untuk penandatangan eksternal.
Tinjau dokumen di langkah pratinjau dan klik Send Document.
Di modal Send Document, tinjau atau sesuaikan subjek dan pesan email, lalu klik Send. Setiap penerima akan mendapatkan email berisi tautan untuk menandatangani secara digital.
Setelah penerima mengklik 'View Document to Sign', mereka akan diarahkan ke situs documenso untuk menandatangani dokumen. Klik kotak tanda tangan di sisi kiri untuk menyisipkan tanda tangan.
Klik Complete di pojok kanan atas untuk menyelesaikan penandatanganan dokumen. Dokumen kemudian akan diteruskan ke penerima berikutnya, atau dinyatakan selesai jika kamu adalah yang terakhir dalam urutan penandatanganan.
Pantau kemajuan penandatanganan dari daftar Documents and Signatures. Kolom status menampilkan jumlah tanda tangan yang sudah dikumpulkan (mis. 1/2 Signatures).
Setelah semua penerima menandatangani, status dokumen akan berubah menjadi Completed dan dokumen yang sudah ditandatangani dapat diunduh.
FAQ
T: Bagaimana cara menandatangani dokumen?
J: Ada dua cara untuk menandatangani dokumen di StaffAny:
Tanda tangan elektronik: Jika template mengaktifkan fitur tanda tangan, gunakan alur Send Document untuk mengirimkan dokumen kepada penerima melalui email untuk ditandatangani secara digital.
Tanda tangan manual: Untuk template tanpa fitur tanda tangan, unduh dokumen yang sudah dibuat dan gunakan alat gambar di browser untuk menandatangani PDF secara manual.
T: Apakah saya bisa membuat dokumen hanya dengan penandatangan eksternal?
J: Tidak. Untuk membuat dokumen, setidaknya satu penerima harus merupakan seseorang yang ada dalam organisasi kamu.
T: Apakah saya bisa mengunduh dokumen ketika belum semua penerima menandatanganinya?
J: Tidak. Untuk mengunduh dokumen dengan tanda tangan elektronik, semua penerima harus sudah menandatanganinya terlebih dahulu.