Contents of this article are applicable to the following users:
Product: HRAny
Platform: Web
Access Level: Owner/Manager
Fitur Templates dan Documents and Signatures bekerja bersama sehingga kamu bisa menyiapkan tata letak dokumen yang dapat digunakan kembali terlebih dahulu, lalu membuat dokumen untuk karyawan atau calon karyawan baru dari template tersebut sesuai kebutuhan. Fitur ini sangat berguna untuk kontrak dan dokumen standar lainnya yang harus konsisten di seluruh organisasi.
This guide will cover how to:
Membuat dan Mengelola Template
Gunakan Templates ketika kamu ingin menyiapkan tata letak dokumen yang dapat digunakan kembali sebelum membuat dokumen aktual untuk karyawan atau calon karyawan baru. Untuk dapat memanfaatkan fitur ini secara penuh, kamu harus menyiapkan template dokumen dalam format PDF dengan ukuran maksimal 10MB dan menyediakan ruang kosong yang cukup untuk mengisi template dengan informasi karyawan.
Membuat Template Baru
Klik HR dari bilah navigasi
Klik Templates dari sidebar HR.
Klik Create Template di sisi kanan layar.
Masukkan Template Name, pilih Document Type, dan unggah template kamu. Template harus dalam format PDF dengan ukuran maksimal 10MB
Pada langkah Add Fields, gunakan panel Add Fields di sebelah kanan untuk mencari kolom yang ingin kamu masukkan ke dalam template. Kolom yang tersedia meliputi informasi dasar (mis. nama depan, nama belakang, tanggal lahir), informasi pekerjaan (mis. ID karyawan, tanggal bergabung), pengaturan upah (mis. departemen, jabatan), informasi identitas (mis. Nomor ID, kependudukan), detail pembayaran (mis. nomor rekening bank, metode pembayaran), dan kolom informasi tambahan karyawan
Klik pada kolom untuk menambahkannya ke halaman PDF yang sedang dipilih.
Tambahkan kolom yang kamu butuhkan. Seret kolom tersebut ke area yang kamu inginkan. Kamu juga dapat memperbarui ukuran font atau perataan kolom jika diperlukan.
Gunakan Duplicate jika ingin menyalin kolom, atau Delete jika ingin menghapus kolom.
Klik Create untuk menyimpan template baru.
Klik Edit jika ingin memperbarui template. Saat mengedit template yang sudah ada, kamu dapat memperbarui nama template dan kolom, tetapi tidak dapat mengganti PDF yang diunggah atau mengubah tipe dokumen dari halaman ini.
Arsipkan dan Batalkan Arsip Template
Buka HR dan klik Templates.
Klik Archive jika ingin menghapus template dari penggunaan aktif.
Buka tab Archived jika perlu meninjau template yang diarsipkan.
Jika template sudah diarsipkan, template tersebut tidak akan muncul di pemilih template saat membuat dokumen baru.
Klik Unarchive untuk membuat template yang diarsipkan tersedia kembali.
Membuat Dokumen dari Template
Gunakan Documents and Signatures setelah template siap dan kamu ingin membuat dokumen untuk orang tertentu. Kamu dapat membuat dokumen untuk karyawan yang sudah ada maupun calon karyawan baru. Saat ini, alur ini hanya mendukung tanda tangan manual. Fitur tanda tangan elektronik akan segera hadir di Q2.
Membuat dokumen dari halaman Documents and Signatures
Buka HR dari bilah navigasi.
Klik Documents and Signatures dari sidebar.
Klik Create Document.
Di Document Info, pilih template yang ingin digunakan, pilih karyawan untuk dibuatkan dokumen, dan masukkan Document Name
Klik Next untuk membuat pratinjau.
Klik Create Document untuk membuat dokumen.
Klik Download jika ingin menyimpan salinan dokumen yang dibuat. Klik Hapus jika ingin menghapus dokumen.
Dokumen dikelola terpisah dari template, sehingga menghapus dokumen yang telah dibuat tidak akan menghapus template aslinya.
Mulai dari onboarding atau profil karyawan
Selain dari tab Documents and Signatures, dokumen juga dapat dibuat dari titik masuk lain, seperti onboarding atau dari profil karyawan.
Dari Onboarding, dokumen dapat dibuat menggunakan data yang telah diisi oleh calon karyawan baru melalui fitur formulir calon karyawan baru. Dokumen untuk calon karyawan baru dapat dibuat dengan menekan create document pada tab onboarding.
Dari profil karyawan di Tim saya, memilih untuk menambahkan dokumen menggunakan template dapat membuka alur yang sama dengan karyawan tersebut sudah dipilih. Dengan memilih yes saat ditanya apakah ingin menggunakan template, kamu dapat membuat dokumen menggunakan template yang telah dibuat sebelumnya.
Jika dokumen dibuat melalui titik masuk ini, karyawan akan sudah terpilih dan tidak dapat diubah.
Dokumen yang dibuat akan terlihat di tab dokumen karyawan terkait.
Video yang menjelaskan cara kerja template dapat dilihat di sini:
FAQ
T: Bagaimana cara melakukan tanda tangan manual?
J: Untuk melakukan tanda tangan manual, kamu dapat mengunduh dokumen yang sudah dibuat dan menggunakan alat gambar di browser untuk menandatangani dokumen secara manual
T: Kapan fitur tanda tangan elektronik akan dirilis?
J: Masih dalam pengembangan dan direncanakan untuk dirilis paling cepat di Q3. Jika kamu tertarik mencoba versi betanya secara gratis, hubungi kami di [email protected]