Isi artikel ini berlaku untuk pengguna berikut
Tier: START UP, GROWTH, SCALE
Produk: StaffAny
Platform: Web, Mobile
Tingkat Akses: Owner, Manager, Employee
Absen Multi-Outlet memungkinkan karyawan yang terjadwal untuk melakukan clock in dan clock out dari outlet mana pun yang telah disetujui (Geofenced atau Dynamic QR) dalam satu shift, tidak hanya outlet yang dijadwalkan. Fitur ini berguna untuk traveling staff, pengemudi, atau kurir yang berpindah lokasi sepanjang hari.
Panduan ini akan membahas cara:
Mengatur Absensi Multi-Outlet (Web)
Manager atau Owner mengaktifkan absensi multi-outlet per karyawan melalui modal Clock Settings di web.
Buka My Team > Buka profil karyawan > Scroll ke bawah ke bagian Clock Settings.
Aktifkan toggle Multi-Section Attendance.
Setelah toggle diaktifkan, dropdown Selected sections akan muncul. Klik dropdown tersebut untuk membuka pemilih outlet.
Pilih satu atau lebih outlet dari daftar. Hanya outlet bertipe Geofenced atau Dynamic QR yang tersedia — section GPS, WiFi, dan Foto tidak akan muncul. Klik OK untuk mengonfirmasi pilihan.
Klik Save untuk menyimpan pengaturan clock.
Catatan: Minimal satu outlet harus dipilih sebelum menyimpan. Jika tidak ada section yang dipilih, sistem akan menampilkan pesan error.
Clock In dan Clock Out dari Outlet yang Berbeda (Mobile)
Shift Terjadwal
Ketika multi-section attendance diaktifkan, karyawan akan melihat prompt pemilihan section di aplikasi mobile saat melakukan clock in atau clock out.
Buka aplikasi mobile StaffAny dan buka tab Daily.
Ketuk tombol Clock In untuk shift yang dijadwalkan. Klik outlet tempat kamu berada saat ini untuk memilihnya. Outlet yang dijadwalkan selalu muncul pertama dalam daftar, diikuti outlet yang disetujui secara urut alfabet.
Selesaikan proses clock in menggunakan metode timeclock outlet tersebut (Geofenced atau Dynamic QR).
Ulangi langkah pemilihan outlet yang sama saat melakukan clock out atau memulai/mengakhiri istirahat.
Catatan: Jika hanya ada satu section yang tersedia (outlet yang dijadwalkan), prompt pemilihan akan dilewati dan kamu langsung melakukan clock in.
Shift Tidak Terjadwal (UCICO)
Absen Multi-Outlet juga berfungsi dengan UCICO (Clock In / Clock Out Tidak Terjadwal). Saat Absen Multi-Outlet diaktifkan untuk karyawan, pemilih outlet muncul selama setiap tindakan kehadiran UCICO — Clock In, Mulai Istirahat, Akhiri Istirahat, dan Clock Out — sehingga karyawan dapat memilih outlet tempat mereka berada saat ini.
Clock In via UCICO
Buka aplikasi mobile StaffAny dan buka tab Daily.
Ketuk tombol Clock In tidak terjadwal.
Pemilih outlet muncul menampilkan outlet yang terdaftar dan outlet Absen Multi-Outlet yang disetujui. Pilih outlet tempat Anda berada saat ini.
Selesaikan Clock In menggunakan metode timeclock outlet tersebut. Outlet yang dipilih disimpan pada catatan kehadiran Anda.
Catatan: Jika Anda hanya memiliki satu outlet yang memenuhi syarat, atau jika Absen Multi-Outlet tidak diaktifkan untuk akun Anda, pemilih outlet tidak akan muncul dan outlet dipilih secara otomatis.
Mulai Istirahat, Akhiri Istirahat, dan Clock Out via UCICO
Di tab Daily, ketuk Mulai Istirahat, Akhiri Istirahat, atau tombol Clock Out pada shift UCICO aktif Anda.
Pemilih outlet muncul menampilkan outlet Absen Multi-Outlet yang disetujui dan outlet yang Anda pilih saat Clock In. Pilih outlet tempat Anda berada saat ini.
Konfirmasi tindakan. Setiap tindakan kehadiran mencatat outletnya masing-masing, terlihat di Timesheet dan Timecard History.
Catatan: Jika outlet yang disetujui telah dihapus atau dinonaktifkan, pengiriman dengan outlet tersebut akan gagal. Karyawan akan melihat pesan kesalahan dan dapat mencoba kembali dengan outlet aktif yang valid. Perbarui outlet yang diizinkan karyawan di Tim saya > Clock Settings jika diperlukan.
Memeriksa Absensi Multi-Outlet di Timesheet (Web)
Manager dan Owner dapat melihat outlet tempat setiap peristiwa clock terjadi langsung dari Timesheet. Setiap catatan kehadiran menampilkan timeline Timecard History yang mencatat nama outlet untuk setiap clock in, clock out, dan peristiwa istirahat.
Buka Timesheet dan buka catatan shift yang relevan untuk karyawan tersebut.
Scroll ke bawah ke bagian Timecard History di bagian bawah catatan.
Setiap peristiwa dalam timeline (clock in, mulai istirahat, selesai istirahat, clock out) menampilkan nama outlet tempat peristiwa tersebut dicatat — misalnya, Head Office (HO) atau Emporium (EMPO).
Gunakan timeline ini untuk memverifikasi bahwa karyawan melakukan clock in dan clock out di outlet yang benar selama shift.
Atur Absensi Multi-Outlet Secara Massal (Web)
Aktifkan atau perbarui pengaturan Absensi Multi-Outlet untuk beberapa karyawan sekaligus menggunakan file Staff Mass Update.
Buka My Team > Pilih satu atau lebih karyawan menggunakan kotak centang > Klik Mass Edit Staff Details > Unduh file Staff Mass Update.
Isi dua kolom baru. File tersebut memiliki dua kolom untuk Absensi Multi-Outlet. Kamu perlu menyiapkan kode singkat outlet (tampil di halaman Sections di StaffAny) untuk mengisinya.
Kolom | Nilai yang diterima | Keterangan |
Multi-Section Attendance | Yes / No | Aktifkan atau nonaktifkan Absensi Multi-Outlet untuk karyawan. |
Allowed CICO Sections | Kode singkat outlet, dipisahkan koma (contoh: HO, EMPO) | Outlet yang diizinkan untuk clock in/out oleh karyawan. Harus bertipe Geofenced atau Dynamic QR. Wajib diisi jika Multi-Section Attendance diatur ke Yes. |
Contoh tampilan di Excel
Catatan: Jika Multi-Section Attendance diatur ke Yes, minimal satu outlet harus tercantum di kolom Allowed CICO Sections. Kode singkat outlet tidak peka huruf besar/kecil. Hanya outlet bertipe Geofenced atau Dynamic QR yang diizinkan — tipe outlet lain akan ditolak dengan pesan error.
3. Upload file. Simpan file dan upload kembali melalui My Team > Mass Edit Staff Details > Upload. Error validasi apa pun akan ditampilkan di kolom Error pada file yang dikembalikan.
FAQ
Q: Tipe outlet apa yang dapat ditambahkan sebagai travel section?
A: Hanya outlet bertipe Geofenced dan Dynamic QR yang dapat digunakan untuk absensi multi-outlet. Section GPS, WiFi, dan Foto tidak dapat dijadikan daftar outlet absensi multi-outlet.
Q: Apakah karyawan bisa clock in di section yang tidak disetujui?
A: Tidak. Jika karyawan mencoba clock in di section yang tidak disetujui, sistem akan menolak permintaan tersebut dengan pesan error.
Q: Apa yang terjadi jika Multi-Section Attendance dinonaktifkan?
A: Karyawan hanya akan melakukan clock in dan clock out di section yang dijadwalkan seperti biasa. Daftar outlet yang diizinkan akan dihapus ketika pengaturan dinonaktifkan.
Q: Apakah saya bisa menetapkan travel section yang berbeda untuk karyawan yang berbeda?
A: Ya. Daftar outlet yang diizinkan dikonfigurasi per karyawan, sehingga setiap orang dapat memiliki kumpulan daftar outlet absensi multi-outlet yang disetujui sendiri.
Q: Apakah Absen Multi-Outlet berfungsi dengan UCICO (Clock In/Out Tidak Terjadwal)?
A: Ya. Saat Absen Multi-Outlet diaktifkan untuk karyawan, pemilih outlet muncul selama setiap tindakan UCICO (Clock In, Mulai Istirahat, Akhiri Istirahat, Clock Out). Hanya outlet Geofenced dan Dynamic QR yang dapat dipilih. Lihat bagian UCICO di atas untuk detailnya.
Q: Apakah ini memengaruhi penjadwalan shift?
A: Tidak. Shift tetap dijadwalkan ke section tertentu. Absensi multi-outlet hanya memengaruhi tempat karyawan secara fisik melakukan clock in/out. Outlet yang dijadwalkan tetap menjadi section utama mereka untuk shift tersebut.