Isi artikel ini berlaku untuk pengguna berikut hingga tingkat akses
Produk: StaffAny
Platform: Web
Tingkat Akses: Owner, Manager
Inbox adalah halaman terpusat di aplikasi web StaffAny tempat pemilik dan manajer dapat melihat dan menindaklanjuti semua permintaan yang tertunda dari tim mereka. Alih-alih berpindah ke catatan timesheet secara satu per satu, kamu dapat menyetujui atau menolak shift yang tidak terjadwal, permintaan kerja lebih, permintaan edit kehadiran, clock-out yang hilang, pengajuan cuti, klaim, dan penukaran reward dari satu tampilan terpusat. Setiap bagian menampilkan jumlah item yang tertunda secara langsung.
Panduan ini akan membahas cara:
Meninjau dan menindaklanjuti Permintaan Timesheet (Shift Tidak Terjadwal, Kerja Lebih, Edit Kehadiran, Clock-Out yang Hilang)
1. Mengakses Inbox
Untuk mengakses Inbox:
Masuk ke StaffAny melalui Web.
Klik Inbox di menu navigasi utama.
Kamu akan diarahkan ke tab Tasks secara default. Gunakan sidebar kiri untuk berpindah antar jenis permintaan.
2. Meninjau dan Menindaklanjuti Permintaan Timesheet
Di bawah Timesheet Requests pada sidebar, terdapat empat sub-bagian. Masing-masing menampilkan lencana jumlah untuk item tertunda yang berwenang kamu tindaklanjuti.
Shift Tidak Terjadwal (Unscheduled Shifts)
Shift tidak terjadwal adalah catatan clock-in/clock-out yang terjadi di luar jadwal shift. Untuk meninjau:
Buka Inbox > Timesheet Requests > Unscheduled Shifts.
Tinjau setiap catatan — nama karyawan, seksi, tanggal, waktu masuk, waktu keluar, dan durasi istirahat ditampilkan.
Klik Approve atau Reject pada baris individual, atau gunakan kotak centang untuk memilih beberapa baris sekaligus dan klik Bulk Approve atau Bulk Reject (maksimal 50 catatan sekaligus).
Permintaan Kerja Lebih (Work More Requests)
Permintaan Kerja Lebih diajukan oleh karyawan yang meminta lembur atau jam tambahan di luar jadwal shift mereka. Untuk meninjau:
Buka Inbox > Timesheet Requests > Work More.
Tinjau nama karyawan, seksi, tanggal, dan jam yang diminta.
Klik Approve atau Reject pada setiap baris.
Permintaan Edit Kehadiran (Edit Attendance Requests)
Permintaan Edit Kehadiran diajukan ketika karyawan perlu mengoreksi catatan clock-in atau clock-out. Untuk meninjau:
Buka Inbox > Timesheet Requests > Edit Attendance.
Tinjau koreksi waktu yang diminta.
Klik Approve atau Reject pada setiap baris.
Clock-Out yang Hilang (Missing Clock-Outs)
Missing Clock-Outs mencantumkan karyawan yang melakukan clock-in tetapi tidak melakukan clock-out. Untuk meninjau:
Buka Inbox > Timesheet Requests > Missing Clock-Outs.
Tinjau setiap catatan dan ambil tindakan untuk menyelesaikan clock-out yang hilang.
3. Meninjau dan Menindaklanjuti Pengajuan Cuti
Untuk menyetujui atau menolak pengajuan cuti:
Buka Inbox > Leave Applications.
Tinjau detail pengajuan — karyawan, jenis cuti, tanggal, dan durasi.
Klik Approve atau Reject.
Catatan: Alur persetujuan cuti mengikuti pengaturan rantai persetujuan organisasimu. Kamu hanya akan melihat pengajuan yang menunggu tindakanmu.
4. Meninjau dan Menindaklanjuti Klaim
Klaim muncul di Inbox hanya jika Claims & Payroll diaktifkan untuk organisasimu. Untuk meninjau:
Buka Inbox > Claims.
Tinjau setiap pengajuan klaim — karyawan, jenis klaim, jumlah, dan lampiran pendukung.
Klik Approve atau Reject.
5. Meninjau dan Menindaklanjuti Penukaran Reward
Penukaran Reward muncul di Inbox hanya jika modul EngageAny aktif. Untuk meninjau:
Buka Inbox > Reward Redemptions.
Tinjau setiap permintaan penukaran — karyawan, nama reward, biaya poin.
Klik Approve atau Reject.
6. Menggunakan Bulk Approve atau Bulk Reject
Aksi massal tersedia di tab Unscheduled Shifts dan Pengajuan Cuti. Untuk bulk approve atau reject:
Buka Inbox > Timesheet Requests > Unscheduled Shifts.
Centang kotak di samping setiap baris yang ingin kamu tindaklanjuti. Kamu dapat memilih hingga 50 catatan sekaligus.
Klik Bulk Approve atau Bulk Reject di action bar yang muncul di atas tabel.
Konfirmasi tindakan saat diminta.
Catatan: Aksi massal tidak tersedia di tab Work More, Edit Attendance, Missing Clock-Outs, Leave Applications, Claims, atau Reward Redemptions.
7. FAQ
Q: Saya tidak melihat bagian Timesheet Requests atau Leave Applications di Inbox saya. Mengapa?
Setiap bagian hanya muncul ketika ada item tertunda yang perlu kamu tindaklanjuti. Jika lencana jumlah menunjukkan 0, bagian tersebut mungkin masih dapat diakses dari sidebar. Periksa pengaturan persetujuan kehadiran dan cuti organisasimu untuk memastikan kamu telah ditetapkan sebagai pemberi persetujuan.
Q: Mengapa saya tidak dapat melihat Claims atau Reward Redemptions di Inbox saya?
Claims hanya muncul jika Claims & Payroll diaktifkan. Reward Redemptions hanya muncul jika modul EngageAny aktif. Hubungi admin StaffAny kamu untuk memeriksa pengaturan paket dan modul.
Q: Apakah saya bisa bulk approve pengajuan cuti atau klaim?
Aksi massal saat ini hanya tersedia untuk Unscheduled Shifts. Pengajuan cuti dan klaim harus disetujui atau ditolak satu per satu.
Q: Berapa maksimal catatan yang dapat saya bulk approve atau reject sekaligus?
Kamu dapat memilih hingga 50 catatan sekaligus untuk Unscheduled Shifts.
Q: Saya menolak shift yang tidak terjadwal. Apakah bisa dibatalkan?
Catatan yang ditolak tidak dapat dibatalkan dari Inbox. Hubungi admin StaffAny kamu atau Support StaffAny jika diperlukan pembalikan.