Isi artikel ini berlaku untuk pengguna berikut
Produk: HRAny
Platform: Web
Tingkat Akses: Owner
Gunakan Dokumen Perusahaan untuk berbagi buku panduan dan kebijakan resmi perusahaan serta melacak konfirmasi dari karyawan. Upload dokumen, publikasikan ke organisasi Anda, dan lihat berapa banyak karyawan yang telah mengonfirmasi setiap dokumen.
Fitur Dokumen Perusahaan tersedia di HRAny. Jika ingin mengaktifkan HRAny, hubungi kami melalui live chat.
Panduan ini akan membahas cara:
Menambahkan Dokumen Perusahaan
Untuk menambahkan dokumen perusahaan baru:
Buka HR > pilih Company Documents di sidebar
Klik Add Company Document.
Pada modal yang muncul:
Masukkan nama dokumen.
Upload file PDF dari perangkat Anda. Ukuran file maksimal: 10 MB.
Klik Add.
Dokumen baru muncul di tabel dengan status draft.
Mempublikasikan dan membatalkan publikasi dokumen perusahaan
Mempublikasikan Dokumen Perusahaan
Dokumen dimulai sebagai Draft. Hanya dokumen yang Dipublikasikan yang terlihat oleh karyawan dan dapat dikonfirmasi.
Untuk mempublikasikan dokumen,
Di halaman Company Documents, temukan dokumen dan klik Publish.
Pada modal konfirmasi, klik Publish untuk mengonfirmasi.
Hal berikut akan terjadi:
Karyawan akan menerima notifikasi di aplikasi ketika dokumen perusahaan baru dipublikasikan.
Mereka dapat melihat dan mengonfirmasi dokumen langsung dari aplikasi mobile.
Pelacakan konfirmasi dimulai untuk dokumen tersebut. Kolom Acknowledgements menampilkan berapa banyak karyawan yang telah mengonfirmasi dokumen (mis. 5/10 untuk dokumen yang dipublikasikan).
Membatalkan Publikasi Dokumen Perusahaan
Untuk membatalkan publikasi dokumen,
Di halaman Company Documents, temukan dokumen yang dipublikasikan dan klik Unpublish.
Pada modal konfirmasi, klik Unpublish untuk mengonfirmasi.
Hal berikut akan terjadi:
Karyawan tidak lagi dapat melihat dokumen perusahaan di aplikasi mobile.
Tidak ada konfirmasi baru yang dicatat untuk dokumen tersebut setelah dibatalkan publikasinya.
Catatan konfirmasi yang sudah ada tetap tersimpan sebagai referensi Anda dan di Acknowledgement Report (mis. 5 untuk dokumen yang dipublikasikan)
Anda dapat mempublikasikan dokumen kembali nanti agar terlihat oleh karyawan lagi
Mengelola Dokumen Perusahaan
Mengedit dokumen
Anda hanya dapat mengedit nama dokumen. File yang diunggah tidak dapat diubah.
Di halaman Company Documents > buka ⋮ (menu lainnya) untuk dokumen > klik Edit.
Ubah nama dokumen dan klik Edit untuk menyimpan.
Untuk mengganti file, hapus dokumen dan tambahkan yang baru dengan file yang diperbarui.
Menghapus dokumen
Semua data untuk dokumen yang dihapus akan dihilangkan dan tidak dapat dipulihkan kembali.
Di halaman Company Documents > buka ⋮ (menu lainnya) untuk dokumen > klik Delete.
Pada modal konfirmasi, klik Delete untuk mengonfirmasi.
Dokumen dan datanya dihapus permanen dari StaffAny.
Mengunduh dokumen
Di halaman Company Documents, klik Download untuk dokumen tersebut.
Pilih salah satu:
Document – mengunduh PDF.
Acknowledgement Report – mengunduh laporan tentang siapa yang telah mengonfirmasi dokumen (hanya tersedia ketika setidaknya satu orang telah mengonfirmasi).
FAQ
Q: Jenis file apa yang dapat diunggah untuk dokumen perusahaan?
Hanya file PDF yang didukung, dengan ukuran maksimal 10 MB per file.
Q: Dapatkah saya mengganti PDF setelah menambahkan dokumen?
Tidak. Anda hanya dapat mengedit nama dokumen. Untuk menggunakan file baru, hapus dokumen dan tambahkan yang baru.
Q: Dapatkah saya mengunggah atau mengunduh beberapa dokumen perusahaan sekaligus?
Upload dan download massal belum didukung saat ini. Jika Anda membutuhkan ini, mohon beritahu kami melalui live chat.
Q: Bagaimana karyawan mengonfirmasi dokumen perusahaan?
Karyawan melihat dokumen perusahaan yang dipublikasikan di aplikasi mobile. Mereka dapat melihat dokumen dan mengonfirmasinya. Tindakan ini dihitung sebagai satu konfirmasi.