Isi artikel ini berlaku untuk pengguna berikut
Produk: HRAny
Platform: Web
Tingkat Akses: Owner
Gunakan Kebijakan Perusahaan untuk berbagi buku panduan dan kebijakan resmi perusahaan serta melacak konfirmasi dari karyawan. Upload dokumen, atur siapa yang dapat melihat dan mengonfirmasi setiap kebijakan, publikasikan ke karyawan yang memenuhi syarat, dan lacak perkembangan konfirmasi.
Fitur Kebijakan Perusahaan tersedia di HRAny. Jika ingin mengaktifkan HRAny, hubungi kami melalui live chat.
Panduan ini akan membahas cara:
Menambahkan Kebijakan Perusahaan
Untuk menambahkan kebijakan perusahaan baru:
Buka HR > pilih Kebijakan Perusahaan di sidebar
Klik Tambah Kebijakan Perusahaan.
Pada modal:
Masukkan nama kebijakan.
Upload file PDF dari perangkat Anda. Ukuran file maksimum: 10 MB.
Di bagian Akses, pilih karyawan yang dapat melihat dan mengonfirmasi kebijakan ini. Secara default, semua karyawan dapat mengaksesnya. Lihat Mengatur Audiens untuk detail lebih lanjut.
Klik Tambah.
Kebijakan baru muncul di tabel dengan status draf.
Mengatur Audiens Kebijakan Perusahaan
Anda dapat mengontrol karyawan mana yang dapat melihat dan mengonfirmasi setiap Kebijakan Perusahaan menggunakan filter audiens. Karyawan yang tidak sesuai dengan audiens tidak akan melihat dokumen di aplikasi mobile dan tidak dapat mengonfirmasinya.
Filter audiens dapat diatur saat menambahkan kebijakan baru, atau diedit kemudian melalui pengaturan kebijakan.
Filter yang tersedia
Anda dapat memfilter berdasarkan kombinasi dari:
Jenis Kontrak
Seksi
Peran
Cara filter digabungkan:
Beberapa pilihan dalam grup filter yang sama cocok dengan ATAU — mis. Seksi A atau Seksi B.
Grup filter yang berbeda digabungkan dengan DAN — mis. (Seksi A atau Seksi B) dan (Full Time atau Part Time).
Audiens bersifat dinamis: daftar karyawan yang memenuhi syarat diperbarui secara otomatis seiring karyawan bergabung atau keluar dari kriteria filter. Tidak perlu mempublikasikan ulang ketika tim Anda berubah.
Mengatur audiens saat menambahkan kebijakan
Pada modal Tambah Kebijakan Perusahaan, buka bagian Akses.
Secara default, semua opsi filter dipilih (semua karyawan). Untuk membatasi akses, batalkan pilihan opsi atau hapus grup filter untuk memilih nilai tertentu.
Klik Tambah untuk menyimpan kebijakan dengan audiens yang dipilih.
Mengedit audiens setelah disimpan
Di halaman Kebijakan Perusahaan, buka menu ⋮ (lainnya) untuk dokumen tersebut > klik Edit.
Perbarui filter Akses sesuai kebutuhan dan simpan.
Jika dokumen sudah dipublikasikan, perubahan langsung berlaku — karyawan yang baru memenuhi syarat mendapatkan akses dan menerima notifikasi; karyawan yang tidak lagi sesuai akan kehilangan visibilitas.
Mempublikasikan dan membatalkan publikasi Kebijakan Perusahaan
Mempublikasikan Kebijakan Perusahaan
Dokumen dimulai sebagai Draf. Hanya dokumen yang Dipublikasikan yang terlihat oleh karyawan yang memenuhi syarat dan dapat dikonfirmasi.
Untuk mempublikasikan dokumen:
Di halaman Kebijakan Perusahaan, temukan dokumen dan klik Publikasikan.
Pada modal konfirmasi, klik Publikasikan untuk mengonfirmasi.
Perilaku berikut terjadi:
Hanya karyawan yang sesuai dengan filter audiens dokumen yang menerima notifikasi in-app.
Mereka dapat melihat dan mengonfirmasi dokumen langsung dari aplikasi mobile.
Pelacakan konfirmasi dimulai. Kolom Konfirmasi menampilkan berapa banyak karyawan yang memenuhi syarat telah mengonfirmasi dokumen (mis. 5/10).
Membatalkan Publikasi Kebijakan Perusahaan
Untuk membatalkan publikasi dokumen:
Di halaman Kebijakan Perusahaan, temukan dokumen yang dipublikasikan dan klik Batalkan Publikasi.
Pada modal konfirmasi, klik Batalkan Publikasi untuk mengonfirmasi.
Perilaku berikut terjadi:
Karyawan tidak lagi dapat melihat kebijakan perusahaan di aplikasi mobile.
Tidak ada konfirmasi baru yang dicatat setelah dokumen dibatalkan publikasinya.
Riwayat konfirmasi yang ada tetap tersimpan untuk referensi Anda dan dalam Laporan Konfirmasi.
Anda dapat mempublikasikan dokumen lagi nanti agar terlihat oleh karyawan kembali.
Mengelola Kebijakan Perusahaan
Mengedit kebijakan
Anda dapat mengedit nama dokumen dan filter audiens kapan saja.
Di halaman Kebijakan Perusahaan > buka menu ⋮ (lainnya) untuk dokumen tersebut > klik Edit.
Perbarui nama dokumen atau filter akses dan klik Edit untuk menyimpan.
Untuk mengganti file, hapus dokumen dan tambahkan yang baru dengan file yang diperbarui.
Menghapus kebijakan
Semua data untuk dokumen yang dihapus akan dihapus dan tidak dapat dipulihkan.
Di halaman Kebijakan Perusahaan > buka menu ⋮ (lainnya) untuk dokumen tersebut > klik Hapus.
Pada modal konfirmasi, klik Hapus untuk mengonfirmasi.
Dokumen beserta datanya dihapus secara permanen dari StaffAny.
Mengunduh kebijakan
Di halaman Kebijakan Perusahaan, klik Unduh untuk dokumen tersebut.
Pilih salah satu:
Dokumen – mengunduh PDF.
Laporan Konfirmasi – mengunduh laporan tentang siapa yang telah mengonfirmasi dokumen, termasuk status kelayakan setiap karyawan. Hanya tersedia jika setidaknya satu orang telah mengonfirmasi.
FAQ
T: Jenis file apa yang dapat saya upload untuk kebijakan perusahaan?
Hanya file PDF yang didukung, dengan ukuran maksimum 10 MB per file.
T: Bisakah saya mengganti PDF setelah menambahkan dokumen?
Tidak. Anda hanya dapat mengedit nama dokumen dan filter audiens. Untuk menggunakan file baru, hapus dokumen dan tambahkan yang baru.
T: Bisakah saya mengupload atau mengunduh beberapa kebijakan perusahaan sekaligus?
Upload dan unduh massal belum didukung saat ini. Jika Anda membutuhkan ini, silakan beri tahu kami melalui live chat.
T: Bagaimana karyawan mengonfirmasi kebijakan perusahaan?
Karyawan melihat kebijakan perusahaan yang dipublikasikan di aplikasi mobile, tetapi hanya jika mereka sesuai dengan audiens dokumen. Mereka dapat melihat dokumen dan mengonfirmasinya. Tindakan ini dihitung sebagai konfirmasi.
T: Apa yang terjadi jika filter audiens tidak cocok dengan karyawan aktif mana pun?
Jumlah konfirmasi menampilkan 0/0. Kebijakan tetap terlihat oleh admin dan Laporan Konfirmasi masih dapat diunduh jika sebelumnya sudah ada yang mengonfirmasi.