Isi artikel ini berlaku untuk pengguna berikut:
Tingkat: NA
Produk: PayrollAny
Platform: Web
Tingkat Akses: Owner
Disbursement adalah fitur baru di PayrollAny untuk Indonesia. Jika Anda tertarik menggunakan fitur ini, silakan hubungi tim sales kami.
Setelah Payroll difinalisasi dan digabungkan ke dalam Payment, Anda dapat memulai Payroll Disbursement untuk setiap entitas di dalamnya. Validasi bank karyawan sebelum melakukan Disbursement dan lakukan Top Up sesuai kebutuhan berdasarkan total Take Home Pay dan Excess Fee. Pantau status disbursement dan lakukan Retry Failed Payment untuk transaksi yang gagal.
Panduan ini akan membahas cara:
Buat Disbursement
Sebelum membuat Disbursement, Anda perlu membuat Payment terlebih dahulu. Pelajari cara membuat Payment pada artikel ini.
Mulai Disbursement
Masuk ke Payroll > Payment.
Klik Disburse pada payment yang sudah dibuat.
Disburse hanya muncul jika fitur Disbursement sudah diaktifkan untuk akun Anda.Klik Start Disbursement.
Kelola Pengaturan Umum
Pilih satu entitas (satu entitas per alur Disbursement).
Tinjau catatan default: Transfer to [Entity Name].
Ubah catatan jika diperlukan.
Klik Next.
Setelah langkah ini, sistem membuat Disbursement dengan status Draft.
Tinjau Data Karyawan
Tinjau daftar karyawan yang eligible dan not eligible untuk Disbursement. Filter berdasarkan Bank Validation status.
Status Bank Validation:
Status | Deskripsi |
Unvalidated | Nomor rekening belum divalidasi |
Valid | Nomor rekening ada dan nama pemilik rekening sesuai data bank |
Valid (with Conflict) | Nomor rekening ada tetapi nama pemilik rekening berbeda dengan data bank. Karyawan tetap bisa ditransfer bila perbedaan tersebut memang diharapkan. Pastikan nomor rekening dan nama pemilik benar karena Disbursement tidak dapat dibatalkan setelah diproses. |
Invalid | Nomor rekening tidak ada. Karyawan dengan status ini tidak akan diproses dalam Disbursement. |
Tinjau Karyawan yang Eligible untuk Disbursement
Buka tab Eligible untuk Disbursement untuk melihat karyawan yang masuk Disbursement.
Kriteria eligible:
Payment method: Bank Transfer
Bank validation status: Valid
THP: >= Rp 10.000
Tinjau Karyawan Tidak Eligible untuk Disbursement
Buka tab Tidak Eligible untuk Disbursement untuk melihat karyawan yang tidak masuk Disbursement dan melakukan pembaruan detail bank.
Kriteria tidak eligible:
Payment method: Cash, Cheque, Others
Bank validation status: Invalid, Unvalidated
THP: < Rp 10.000
Ubah Detail Bank
Klik Edit pada karyawan.
Perbarui Bank, Account Holder Name, dan Account Number.
Klik Validate. Tinjau hasil di Bank Details Status. Jika hasil Invalid, pastikan nomor rekening yang dimasukkan benar dan aktif.
Klik Save.
Setelah semua karyawan eligible sudah masuk daftar, klik Next.
Tinjau Ringkasan
Buka halaman Ringkasan.
Konfirmasi Payroll dan entitas yang termasuk dalam Disbursement.
Tinjau kuota dan nominal top up:
Total Staff to Disburse: jumlah karyawan eligible
Remaining Disbursement Quota: sisa kuota bulanan
Excess Employees: jumlah karyawan melebihi kuota
Total Amount: total THP + Processing Fee
Processing Fee: total biaya excess Disbursement
Excess Fee: biaya per excess Disbursement
Remaining Wallet Balance: saldo wallet tersedia
Top up Needed: nominal top up agar saldo cukup
Jika saldo sudah cukup, klik Next lalu konfirmasi.
Status Disbursement entitas berubah menjadi In Progress.
Top Up Saldo
Klik Top Up.
Pilih channel VA.
Salin nomor VA dan bayar dengan nominal tepat.
Tunggu konfirmasi pembayaran.
Refresh halaman dan pastikan saldo sudah terbarui.
Untuk perbandingan metode transfer top up, lihat artikel ini.
Kelola Disbursement
Lihat Status Disbursement Entitas
Masuk ke Payment > Disburse.
Klik View pada Disbursement entitas di halaman Disbursement List. Tinjau tanggal Disbursement, Disbursement ID, entitas, total penerima, total nominal, dan detail payout per individu.
Status Disbursement entitas:
Draft: Sudah dibuat, belum disubmit, dana belum terpotong, detail bank masih bisa diubah.
In Progress: Sudah disubmit dan diproses, tidak bisa diubah/dibatalkan.
Successful: Semua pembayaran berhasil, dana sudah terpotong.
Partially Successful: Sebagian berhasil, sebagian gagal. Tinjau status individu, ubah detail bank bila perlu, lalu retry untuk Failed/Pending.
Failed: Semua pembayaran gagal. Hubungi customer service untuk bantuan troubleshooting dan retry.
Ubah Disbursement dengan Status Draft
Masuk ke Payment > Disburse.
Klik Edit pada Disbursement berstatus Draft.
Lanjutkan proses dari Review Employee Data.
Lihat Status Disbursement Karyawan
Masuk ke Payment > Disburse. Klik View pada Disbursement entitas. Tinjau status Disbursement setiap karyawan.
Status Disbursement karyawan:
In Progress: Sudah disubmit, menunggu proses bank.
Success: Pembayaran berhasil.
Failed: Pembayaran gagal (mis. rekening tutup/tidak aktif atau gangguan jaringan bank).
Pending: Sebelumnya gagal, kini siap retry setelah detail bank diperbarui.
Retry Pembayaran Gagal
Klik Edit pada Disbursement berstatus Failed.
Ubah detail bank karyawan dengan status Failed.
Klik Validate.
Klik Save (status akan menjadi Pending).
Klik Retry Failed Payments. Sistem akan retry semua pembayaran berstatus Failed dan Pending dalam batch baru.
Lihat Riwayat Disbursement
Masuk ke Payment > Disburse > View > View History
Cek urutan percobaan (ke-1, ke-2, ke-3, dst). Tinjau jumlah berhasil, jumlah gagal, dan excess fee per percobaan.
Klik View Invoice pada percobaan selesai yang memiliki excess quota/fee. Excess fee hanya dikenakan pada batch yang memakai excess quota.
Unduh Laporan Disbursement
Klik Download Disbursement Report.
Laporan berisi semua transaksi individu dalam entitas dengan status terbaru.
Contoh:
Reference ID adalah reference ID Disbursement dari Pivot (partner payment gateway).
Hanya karyawan eligible yang ditampilkan dalam laporan Disbursement.
Lihat Saldo Wallet
Masuk ke Payment > View Balance & Quota Dashboard.
Tinjau saldo wallet terbaru dan riwayat transaksi. Gunakan filter: bulan, tipe transaksi, tanggal transaksi dan entitas.
Anda juga dapat top up dari halaman ini dengan klik Top Up. Pelajari lebih lanjut cara untuk mengelola Balance melalui artikel ini
FAQ
Q: Kenapa saya tidak melihat tombol Disburse?
A: Disbursement mungkin belum diaktifkan untuk organisation Anda. Hubungi tim customer support.
Q: Apakah saya bisa melakukan Disbursement beberapa kali dalam sebulan?
A: Ya, Anda dapat membuat payroll/payment terpisah dan menjalankan beberapa Disbursement.
Q: Apakah saya bisa melakukan Disbursement berdasarkan outlet?
A: Ya, buat payroll per section/outlet, lalu buat payment per outlet. Disbursement mengikuti payment masing-masing outlet.
Q: Kenapa beberapa karyawan dikecualikan dari Disbursement?
A: Biasanya karena Bank Details Status invalid/unvalidated, payment method non-bank transfer, atau THP di bawah Rp 10.000.
Q: Bagaimana top up jika total di atas Rp 100.000.000?
A: Lihat artikel ini untuk metode transfer dengan nominal di atas Rp 100.000.000.
Q: Kapan invoice Disbursement dibuat?
A: Saat excess quota dikenakan pada percobaan Disbursement yang berhasil.
Q: Kenapa batch saya masih In Progress?
A: Karena masih ada minimal satu pembayaran individu yang menunggu respons provider.
Q: Apakah saya bisa retry Disbursement yang gagal?
A: Ya. Gunakan Retry Failed Payments setelah meninjau/mengubah detail pembayaran yang gagal.
Q: Apakah saya bisa unduh laporan audit penuh?
A: Ya. Buka Disbursement Details lalu klik Download Report untuk melihat seluruh karyawan yang termasuk Disbursement beserta status dan alasan terbaru.