Isi artikel ini berlaku untuk pengguna berikut:
Tier: NA
Product: PayrollAny
Platform: Web
Access Level: Owner
Grup Item Gaji memungkinkan Anda mengelompokkan beberapa item gaji menjadi satu paket dan menugaskannya ke karyawan secara sekaligus. Daripada menambahkan item gaji satu per satu ke setiap kompensasi karyawan, Anda dapat mengelompokkan item gaji terkait seperti semua tunjangan atau potongan standar untuk kategori staf tertentu dan menetapkan grup tersebut sekali saja.
Siapa yang dapat mengakses ini: Pengguna dengan Access Level Owner di PayrollAny (Web).
Panduan ini akan membahas cara:
Grup Komponen Gaji Dasar
Pay Item Group's default Pay Items and default staff assignment are as below table:
Pay Item Group | Applicable to | Pay Item(s) Included |
All Hourly | All staff with Wage Type = Hourly |
|
All Salaried | All staff with Wage Type = Salaried |
|
All Staff | All staff |
|
Buat Grup Komponen Gaji
Untuk membuat grup item gaji:
Buka Payroll > Pay Item Group.
Klik Create Pay Item Group.
Masukkan Pay Item Group Name (wajib diisi).
Jika diperlukan, masukkan Description.
Di bagian Automatically Tagged, pilih salah satu opsi berikut jika Anda ingin grup ditetapkan secara otomatis ke kategori staf:
All Staff — berlaku untuk semua karyawan
All Salaried — berlaku untuk semua karyawan tetap
All Hourly — berlaku untuk semua karyawan per jam
Biarkan tidak diatur jika Anda ingin menetapkan grup secara manual.
Pilih komponen gaji yang akan dimasukkan ke dalam grup.
Klik Create.
Jika ada komponen gaji yang dipilih sudah ditetapkan ke karyawan sebagai Komponen Gaji Tambahan di Tim Saya, modal peringatan akan muncul sebelum grup dibuat:
Modal menampilkan jumlah karyawan yang terdampak dan daftar komponen gaji yang berkonflik.
Anda wajib mengunduh file Excel berisi daftar karyawan yang terdampak dari modal ini sebelum dapat melanjutkan. File tersebut memuat ID Karyawan, Nama Depan, Nama Belakang, Nama Lengkap, Nomor Telepon, serta detail penetapan Komponen Gaji Tambahan saat ini (nama komponen gaji, jumlah/tarif, periode mulai/selesai) agar Anda dapat meninjau dan menetapkan ulang karyawan tersebut setelah grup dibuat.
Setelah mengunduh, konfirmasi di modal untuk melanjutkan.
Catatan: Jika Anda mengubah pilihan komponen gaji setelah mengunduh file, unduhan tersebut tidak berlaku lagi dan Anda harus mengunduh file terbaru sebelum melanjutkan.
Grup Komponen Gaji berhasil dibuat. Setiap komponen gaji yang berkonflik akan diarsipkan (diganti namanya dengan awalan [Archived]) dan dihapus dari penetapan Komponen Gaji Tambahan individual karyawan yang terdampak. Grup dibuat menggunakan salinan aman dari komponen gaji tersebut, sehingga pembayaran yang sama tidak diterapkan sekaligus sebagai Komponen Gaji Tambahan dan melalui Grup Komponen Gaji.
Catatan: Opsi Automatically Tagged hanya dapat diatur saat membuat grup. Pengaturan ini tidak dapat diubah setelah grup disimpan.
Edit Grup Komponen Gaji
Untuk mengedit grup item gaji:
Buka Payroll > Pay Item Group.
Temukan grup yang ingin diedit pada tab Active.
Klik Edit di kolom Actions.
Perbarui Pay Item Group Name, Description, atau item gaji sesuai kebutuhan.
Klik Save.
Jika ada komponen gaji yang dipilih sudah ditetapkan ke karyawan sebagai Komponen Gaji Tambahan di Tim Saya, modal peringatan akan muncul:
Modal menampilkan jumlah karyawan yang terdampak dan daftar komponen gaji yang berkonflik.
Anda wajib mengunduh file Excel berisi daftar karyawan yang terdampak dari modal ini sebelum dapat melanjutkan. Setelah mengunduh, konfirmasi di modal untuk melanjutkan.
[Tangkapan layar akan ditambahkan]
Jika grup tersebut ditetapkan ke kompensasi staf yang aktif atau yang akan datang, modal konfirmasi kedua akan muncul. Pilih salah satu:
Update Compensations — menerapkan perubahan segera ke semua kompensasi aktif dan yang akan datang.
Future Assignment Only — hanya menerapkan perubahan untuk penugasan kompensasi di masa depan.
Catatan: Kolom Automatically Tagged tidak dapat diubah setelah grup dibuat.
Arsip Grup Komponen Gaji
Mengarsipkan grup item gaji akan memindahkannya dari tab Active, tetapi data tetap tersimpan. Grup yang diarsipkan tidak tersedia untuk penugasan baru.
Untuk mengarsipkan grup item gaji:
Buka Payroll > Pay Item Group > Klik tab Active.
Klik Archive di kolom Actions.
Untuk memulihkan grup item gaji yang telah diarsipkan:
Buka Payroll > Pay Item Group > Klik tab Archived.
Klik Unarchive di kolom Actions. Grup akan kembali ke tab Active dan tersedia untuk penugasan baru.
Catatan: Grup item gaji dengan tipe Automatically Tagged (All Staff, All Salaried, atau All Hourly) tidak dapat diarsipkan.
Lihat Komponen Gaji yang Termasuk dalam Grup
Untuk melihat item gaji yang ada dalam suatu grup:
Buka Payroll > Pay Item Group > Klik angka pada kolom Pay Items Included.
Modal akan terbuka dan menampilkan daftar semua item gaji aktif dalam grup, termasuk kategori, tipe jumlah, dan jumlahnya.
Tetapkan Grup Komponen Gaji ke Karyawan
Setelah membuat Grup Komponen Gaji, Anda dapat menetapkannya ke karyawan secara individual melalui profil mereka di Tim Saya.
Untuk petunjuk langkah demi langkah, lihat Menyiapkan Profil Karyawan untuk Payroll — Terapkan Grup Komponen Gaji ke Karyawan.
FAQ
Q: Siapa yang dapat mengakses Pay Item Groups?
A: Pay Item Groups dapat diakses oleh pengguna dengan izin Payroll Access di platform Web.
Q: Bisakah pengaturan Automatically Tagged diubah setelah grup dibuat?
A: Tidak. Kolom Automatically Tagged diatur saat pembuatan dan tidak dapat diubah setelahnya. Untuk menggunakan tipe tag otomatis yang berbeda, buat grup baru.
Q: Mengapa tombol Archive tidak aktif untuk beberapa grup?
A: Grup dengan tipe Automatically Tagged (All Staff, All Salaried, atau All Hourly) tidak dapat diarsipkan. Grup default ini diperlukan untuk penugasan kompensasi staf secara otomatis.
Q: Apa yang terjadi pada kompensasi staf yang sudah ada saat saya mengedit grup item gaji?
A: Saat Anda menyimpan perubahan pada grup yang ditetapkan ke kompensasi aktif atau yang akan datang, Anda akan ditanya apakah ingin memperbarui kompensasi yang ada segera atau hanya menerapkan perubahan untuk penugasan di masa depan. Permintaan ini muncul setelah pemeriksaan konflik karyawan terdampak (jika ada) diselesaikan.
Q: Apa perbedaan antara grup Automatically Tagged dan grup yang ditetapkan secara manual?
A: Grup Automatically Tagged ditetapkan ke semua karyawan dalam kategori staf (All Staff, All Salaried, atau All Hourly) tanpa langkah manual. Grup tanpa tipe tag otomatis harus ditetapkan secara manual ke kompensasi karyawan masing-masing.
Q: Apa yang terjadi jika komponen gaji yang saya pilih sudah ditetapkan ke karyawan sebagai Komponen Gaji Tambahan?
A: Jika ada komponen gaji yang Anda pilih saat ini sudah ditetapkan ke karyawan sebagai Komponen Gaji Tambahan individual di Tim Saya, sistem akan mendeteksi hal ini sebelum menyimpan dan menampilkan modal peringatan yang memblokir proses. Modal menampilkan jumlah karyawan yang terdampak serta komponen gaji yang berkonflik.
Anda wajib mengunduh file Excel berisi daftar karyawan yang terdampak dari modal tersebut sebelum dapat melanjutkan. File ini memuat data setiap karyawan yang terdampak (ID Karyawan, Nama Depan, Nama Belakang, Nama Lengkap, Nomor Telepon) beserta detail penetapan komponen gaji saat ini (nama komponen gaji, jumlah/tarif, periode mulai/selesai), sehingga Anda dapat meninjau dan menetapkan ulang karyawan tersebut ke Grup Komponen Gaji yang tepat setelah grup dibuat.
Setelah mengunduh dan mengkonfirmasi, sistem akan: mengarsipkan komponen gaji asli yang berkonflik (diganti namanya dengan awalan [Archived]), menghapus komponen gaji tersebut dari penetapan Komponen Gaji Tambahan individual karyawan yang terdampak, serta membuat atau memperbarui Grup Komponen Gaji menggunakan salinan aman. Langkah ini memastikan pembayaran yang sama tidak diterapkan sekaligus sebagai Komponen Gaji Tambahan dan melalui Grup Komponen Gaji.
Penting: Jika Anda mengubah pilihan komponen gaji setelah mengunduh file, unduhan tersebut tidak berlaku lagi dan Anda harus mengunduh file terbaru sebelum melanjutkan.