Lewati ke konten utama

Menyiapkan Profil Karyawan untuk Payroll

Bagaimana cara melengkapi data karyawan? Karyawan saya belum siap untuk Payroll, apa yang harus saya lakukan?

Ditulis oleh StaffAny

Konten artikel ini dapat diterapkan untuk pengguna berikut

Tingkat: N/A

Produk: Payroll

Platform: Web

Level Akses: Owner

Untuk memastikan pemrosesan Payroll yang akurat, lengkapi data karyawan secara menyeluruh, termasuk informasi pribadi seperti ras dan agama (untuk SHG), kewarganegaraan (untuk CPF), detail gaji, dan detail perbankan.

Artikel ini akan membantu Anda mengisi data karyawan secara manual. Cara lain yang lebih cepat adalah menggunakan Edit Massal. Pelajari lebih lanjut tentang Edit Massal di sini.

Setelah selesai menyiapkan Entitas Bisnis dan Komponen Gaji Kustom, Anda dapat membuka halaman Tim Saya dan pilih karyawan untuk melengkapi data Payroll. Akan ada kolom khusus Payroll baru yang perlu diisi dan akan disorot dalam artikel ini.

Panduan ini mencakup berikut ini:

Lengkapi Informasi Dasar

  1. Untuk memulai, buka menu utama di bagian atas, klik Tim Saya, lalu klik salah satu nama karyawan untuk membuka halaman Informasi Detail Karyawan. Untuk setiap karyawan, terdapat kotak informasi yang menyoroti data yang perlu Anda tambahkan.

  2. Dibandingkan karyawan non-Payroll, informasi dasar yang perlu diisi antara lain:

    1. Nama Legal

    2. Tanggal Lahir

    3. Status Perkawinan

    4. Jenis Kelamin

      1. Informasi Jenis Kelamin diperlukan untuk IR8A.

    5. Ras

    6. Agama

      1. Informasi Ras dan Agama diperlukan untuk menghasilkan iuran Self-Help Group (SHG) yang akurat.

Tambahkan Karyawan ke Entitas Bisnis

Setelah mengisi informasi dasar, pada kartu Informasi Pekerjaan di sebelahnya Anda dapat menambahkan karyawan ke Entitas Bisnis yang sudah dibuat sebelumnya. Sebelum menambahkan, pastikan untuk menyiapkan Entitas Bisnis terlebih dahulu.

Atur Informasi Identifikasi

Gulir ke bawah pada halaman yang sama, dan Anda akan menemukan kartu Informasi Identifikasi. Kolom yang ditampilkan bergantung pada negara Payroll organisasi Anda.

Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengisi formulir:

  1. Pilih jenis Kependudukan karyawan.

  2. Pilih Jenis Identitas (misalnya NRIC, FIN, atau Paspor) dan masukkan Nomor Identitas.

    1. Jika kewarganegaraan karyawan adalah Warga Negara Singapura dan jenis identitas yang dipilih adalah NRIC atau FIN, kami menyarankan untuk memvalidasi nomor NRIC/FIN karyawan di sini.

      Catatan: Pastikan NRIC atau FIN sudah benar karena akan mempengaruhi File Pengajuan CPF.

    2. Jika kewarganegaraan karyawan adalah Penduduk Tetap (PR), Anda perlu mengisi Tanggal Berlaku PR. Anda juga dapat mengisi Tanggal Berakhir PR, Nomor Paspor, dan Tanggal Berakhir Paspor jika berlaku.

      Anda juga perlu mengatur Tarif Kontribusi PR — ini menentukan cara perhitungan CPF untuk karyawan SPR tahun pertama dan kedua. Pilih dari:

      • Graduated Employer & Employee Rates (G/G) — default

      • Full Employer & Graduated Employee Rates (F/G) — tarif Pemberi Kerja penuh (setara Warga Negara SG); tarif Karyawan bertahap

      • Full Employer & Employee Rates (F/F) — tarif penuh untuk Pemberi Kerja dan Karyawan (setara Warga Negara SG)

      Pelajari lebih lanjut tentang Tarif Kontribusi Penduduk Tetap di sini.

    3. Jika kewarganegaraan karyawan adalah Orang Asing, Anda perlu mengisi Jenis Work Pass. Anda juga dapat mengisi Nomor Izin Kerja, Tanggal Berlaku Work Pass, Tanggal Berakhir Work Pass, Nomor Paspor, dan Tanggal Berakhir Paspor jika berlaku.

  3. Pilih Kewarganegaraan (opsional). Data ini diperlukan untuk pengajuan IR8A (Singapura) dan perhitungan pajak & jaminan sosial di negara Payroll lainnya.

  4. Jika berlaku, masukkan Nomor Paspor dan Tanggal Berakhir Paspor.

  5. Setelah mengisi kolom yang diperlukan, klik Simpan.

Catatan: Untuk Global Payroll, kartu Informasi Identifikasi menampilkan Nomor Identitas, Kewarganegaraan, dan Nomor Paspor. Isi kolom yang berlaku dan klik Simpan.

Atur Pajak & Jaminan Sosial dan Pembayaran

Lanjutkan dengan mengatur Pajak & Jaminan Sosial dan Pembayaran di bawah kartu Informasi Dasar. Kartu akan terlihat seperti contoh di bawah ini sebelum Anda melakukan perubahan.

Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengisi formulir:

  1. Isi bagian Pembayaran berdasarkan cara Anda ingin membayar karyawan. Saat ini tersedia 4 metode pembayaran: Transfer Bank, Tunai, Cek, dan Lainnya.

    • Hanya karyawan dengan metode pembayaran Transfer Bank yang akan ditampilkan dalam file bank.

    • If filled, Payment Remarks will be displayed in employee’s payslip

    • If you’re paying your employee with PayNow, select “Others” and fill in their account details in the Payment Remarks.

  2. Pindah ke bagian Pajak & Jaminan Sosial; iuran SHG yang memenuhi syarat akan dibuat secara otomatis berdasarkan informasi ras, agama, dan kewarganegaraan karyawan. Pada Jumlah Kontribusi, Anda dapat memilih keluar dari Kontribusi SHG berdasarkan permintaan karyawan atau mengkustomisasi jumlahnya. Pelajari lebih lanjut tentang Kontribusi SHG di sini.

  3. Pastikan status Kependudukan karyawan dan pengaturan Dana CPF konsisten.

    1. Jika kewarganegaraan karyawan diatur sebagai Orang Asing tetapi Dikecualikan dari Dana CPF masih diatur ke Tidak, StaffAny akan menampilkan banner Kesalahan Profil Payroll di profil karyawan dengan pesan: “Jika status kewarganegaraan adalah “Orang Asing”, “Dikecualikan dari Dana CPF” harus “Ya””. Selesaikan ketidaksesuaian ini untuk membuka blokir karyawan dalam pemrosesan Payroll.

    2. Untuk memperbaikinya, perbarui Dikecualikan dari Dana CPF menjadi Ya di kartu Pajak & Jaminan Sosial dan Pembayaran, lalu klik Simpan.

  4. Kontribusi CPF dan SDL wajib bagi karyawan yang memenuhi syarat berdasarkan informasi identitas Singapura mereka. Karyawan pelajar dan mereka yang memenuhi kriteria tertentu (misalnya usia, kewarganegaraan) mungkin dikecualikan, pelajari lebih lanjut di sini. Beberapa pemberi kerja mungkin menangani kontribusi SDL secara berbeda dalam kontrak kerja mereka, pelajari lebih lanjut di sini.

  5. Terakhir, klik tombol Simpan untuk menyelesaikan proses.

Atur Gaji Karyawan

Lanjutkan dengan mengatur gaji karyawan pada kartu Pengaturan Gaji Saat Ini. Kartu akan terlihat seperti di bawah ini sebelum Anda melakukan perubahan.

Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengisi formulir:

  1. Enter the employee’s Job Title (optional)
    ​

  2. Atur Tipe Gaji:

    1. Per Jam: Jika karyawan dibayar berdasarkan jam kerja. Karyawan dengan Tipe Gaji Per Jam akan secara otomatis ditandai ke Komponen Gaji bawaan per jam seperti Gaji Pokok per Jam, Upah Lembur, Upah Event, dan Upah Akhir Pekan. Pelajari lebih lanjut tentang berbagai Komponen Gaji untuk karyawan Per Jam di sini.

    2. Tetap: Jika karyawan menerima gaji tetap setiap bulan. Karyawan dengan Tipe Gaji Tetap akan secara otomatis ditandai ke Komponen Gaji bawaan tetap seperti Gaji Pokok Tetap dan Upah Lembur. Pelajari lebih lanjut tentang berbagai Komponen Gaji untuk karyawan Tetap di sini.
      ​

  3. Atur Siklus Penggajian:

    1. Bulanan: jika karyawan dibayar setiap bulan.

    2. Mingguan: jika karyawan dibayar setiap minggu.

  4. Atur Total Hari Kerja per Minggu: Pilih jumlah hari per minggu yang diharapkan karyawan bekerja.

    1. Untuk karyawan Per Jam yang mungkin tidak memiliki jadwal tetap, cukup masukkan 5 hari per minggu.

  5. Atur Gaji Diprorata Berdasarkan:

    1. Data Jadwal: Gaji akan diprorata berdasarkan data timesheet karyawan (cocok untuk karyawan paruh waktu dan penuh waktu yang Clock In dan Clock Out). Menghitung jumlah hari jika:

      1. ada satu shift terjadwal (terlepas dari status kehadiran)

      2. ada cuti hari kerja (terlepas dari berbayar / tidak berbayar)

    2. Hari Kerja Tetap per Minggu: Gaji akan diprorata berdasarkan hari kerja per minggu yang ditetapkan terlepas dari kehadiran aktual (cocok untuk karyawan penuh waktu yang tidak Clock In dan Clock Out).

      Pelajari lebih lanjut tentang Menghitung gaji untuk bulan kerja yang tidak penuh atau Prorata di sini.
      ​

  6. Masukkan jumlah Tarif Pokok (Gaji)
    ​

  7. Perhitungan tarif harian untuk karyawan Tetap berdasarkan rekomendasi MOM dan diprorata sesuai ketentuan. Jumlah ini tidak dapat diubah atau ditimpa. Tarif harian karyawan juga dapat digunakan untuk menghitung Komponen Gaji tambahan, pelajari lebih lanjut di sini.

  8. Overtime Rate, Event Rate, dan Weekend Rate (opsional): Kolom-kolom ini tidak wajib dan muncul untuk karyawan Per Jam, namun jika dibiarkan kosong akan menghasilkan tarif default $0. Tarif default ini juga akan tercermin pada slip gaji karyawan.

  9. Atur Periode Berlaku: Pilih tanggal mulai berlakunya perubahan gaji untuk karyawan. Pastikan tanggal yang dipilih setelah tanggal Penguncian Timesheet. Anda juga dapat menyesuaikan tanggal Penguncian Timesheet ke tanggal yang lebih awal, pelajari lebih lanjut di sini.

  10. Tambahkan Keterangan atau catatan (opsional). Keterangan yang ditambahkan hanya dapat dilihat oleh pengguna lain dengan level akses Manager dan Owner.

  11. Klik tombol Simpan untuk menyelesaikan proses.

Terapkan Grup Komponen Gaji ke Karyawan

Grup Komponen Gaji menggabungkan beberapa Komponen Gaji terkait sehingga Anda dapat menerapkannya ke karyawan dalam satu langkah. Beberapa grup diterapkan secara otomatis berdasarkan Tipe Gaji karyawan. Untuk grup tanpa tipe auto-tag, Anda perlu menerapkannya secara manual.

Untuk menerapkan Grup Komponen Gaji ke karyawan:

  1. Buka Tim Saya dan klik nama karyawan.

  2. Pada profil karyawan, temukan kartu Pengaturan Gaji Saat Ini dan klik Edit.

  3. Gulir ke bawah ke bagian Pengaturan Komponen Gaji.

  4. Di bagian Grup Komponen Gaji, klik dropdown dan pilih grup yang ingin diterapkan. Gunakan bilah pencarian untuk menemukan grup berdasarkan nama.

    1. Grup yang diatur ke Tagged Otomatis (Semua Karyawan, Semua Tetap, atau Semua Per Jam) sudah terpilih dan tidak dapat dihapus.

    2. Komponen Gaji dengan jumlah tetap yang termasuk dalam grup tidak dapat diubah.

  5. Klik Simpan.

    1. Jika grup yang ditambahkan memiliki Komponen Gaji yang sama dengan grup yang sudah diterapkan ke karyawan ini, peringatan akan muncul.

    2. Buka kartu Komponen Gaji Tambahan di profil Tim Saya dan hapus Komponen Gaji yang duplikat.

    3. Edit Pengaturan Gaji Saat Ini dan terapkan kembali Grup Komponen Gaji tersebut.

Tambah/Tandai Komponen Gaji Tambahan (Opsional)

Untuk langkah terakhir, sebelum memproses Payroll Anda dapat menambahkan atau menandai Komponen Gaji Kustom yang sudah dibuat ke karyawan. Jika belum membuat Komponen Gaji baru, pelajari lebih lanjut di sini.

Untuk menambahkan atau menandai Komponen Gaji ke karyawan:

  1. Klik tombol Tambah Komponen Gaji pada kartu Komponen Gaji Tambahan.

  2. Pilih Komponen Gaji yang ingin ditambahkan.

Terdapat perbedaan aksi saat Anda menambahkan Komponen Gaji tipe Berbasis Kehadiran atau tipe Jumlah Tetap:

  1. Saat menambahkan tipe Berbasis Kehadiran, akan menggunakan formula dari pengaturan sebelumnya di Menu Payroll, atau Anda dapat mengkustomisasi jumlahnya untuk setiap karyawan jika Komponen Gaji diatur ke Tarif Kustom. Pelajari lebih lanjut di sini.

  2. Saat menambahkan tipe Jumlah Tetap, secara default jumlahnya sama dengan yang sudah diatur di Pengaturan Komponen Gaji. Namun, Anda dapat mengganti dan mengkustomisasi jumlah untuk karyawan tertentu.

  3. Setelah menyimpan semua Komponen Gaji, tampilannya akan seperti ini untuk kedua tipe.

  4. Untuk mengganti jumlahnya, klik tombol Edit. Kemudian klik Simpan setelah melakukan perubahan.

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan (FAQ) Seputar Pengaturan Profil Karyawan

Q: Apa yang harus saya lakukan jika muncul peringatan Timecard Locked saat menyimpan Pengaturan Gaji?

A: Pastikan untuk menetapkan periode gaji berlaku setelah tanggal kunci. Untuk menyelesaikan masalah di atas, periode gaji berlaku harus 2 Jan 2023 atau hari selanjutnya.

Q: Mengapa saya tidak bisa mengubah tanggal akhir kontrak karyawan yang sudah mengundurkan diri?

A: Saat ini, menambahkan tanggal akhir kontrak tidak dapat dilakukan jika karyawan bergabung beberapa tahun lalu. Namun, Anda dapat menambahkan tanggal akhir kontrak dengan cara berikut:

  1. Ubah tanggal bergabung ke awal Januari 2024, misalnya 1 Januari 2024.

  2. Tambahkan tanggal akhir kontrak dan klik Simpan.

  3. Kemudian ubah kembali tanggal bergabung ke pengaturan semula dan klik Simpan.

Q: Mengapa saya melihat dua periode gaji berlaku di halaman Edit Payroll dan di payslip karyawan? Apa yang harus dilakukan?

A: Ketika Periode Gaji Berlaku berubah dalam satu bulan, sistem akan menganggapnya sebagai penyesuaian gaji dan akan diprorata saat Payroll.

Kasus #1

Jika Anda ingin karyawan memiliki satu periode kompensasi, ubah kembali Periode Gaji Berlaku ke tanggal awal periode timesheet Payroll. Contoh:

  • Periode timesheet yang digunakan untuk Payroll: 1 Feb 2024 - 28 Feb 2024

  • Periode gaji berlaku: 1 Feb 2024

Kasus #2

Jika Anda mengubah periode gaji berlaku dan gaji, kembalikan pengaturannya. Contoh:

Apakah pertanyaan Anda terjawab?