Konten artikel ini berlaku untuk pengguna berikut:
Tier: ESSENTIAL, GROWTH, SCALE
Product: StaffAny
Platform: Web
Access Level: Owner, Manager
Templat Jadwal memungkinkan Anda membuat jadwal mingguan standar sekali saja dan menyalinnya secara otomatis serta mempublikasikannya setiap minggu, sehingga Anda tidak perlu membuat ulang shift yang sama berulang kali. Setelah templat disimpan, StaffAny akan melakukan rollover ke minggu berikutnya setiap Jumat pukul 12:00 AM (waktu lokal organisasi Anda), mempublikasikan jadwal secara otomatis tanpa tindakan manual yang diperlukan.
Panduan ini mencakup:
Prasyarat
Sebelum menggunakan Templat Jadwal, pastikan kondisi berikut terpenuhi:
Metode penjadwalan harus diaktifkan untuk bagian tersebut. Fitur Template hanya tersedia untuk bagian yang menggunakan Scheduled Shift sebagai metode penjadwalan. Bagian yang menggunakan metode Fixed Shift tidak akan melihat tombol Template.
Anda harus memiliki akses Publish Schedule. Hanya pengguna dengan izin Publish Schedule. Biasanya Owner dan Manager yang dapat mempublikasikan jadwal dapat masuk ke mode Template dan menggunakan tombol Clear Template.
Anda harus berada di Week View. Tombol Template hanya muncul saat Anda melihat halaman Schedule dalam Week View. Tombol ini tidak tersedia di Day View atau tampilan lainnya.
Membuat dan Memperbarui Templat Jadwal
Untuk membuka Templat Jadwal untuk bagian Anda, buka Schedule dalam Week View dan klik tombol Template di toolbar (terletak di sebelah tombol Copy).
Halaman beralih ke mode Template. Judul halaman berubah menjadi Weekly Template dan grid menampilkan tata letak Sen-Min.
Penting: Templat Jadwal bersifat unik per bagian. Setiap bagian dalam organisasi Anda memiliki templat independennya sendiri. Perubahan yang dilakukan pada templat satu bagian tidak memengaruhi bagian lainnya.
Catatan:
Footer tetap terlihat, menampilkan total jam dan biaya tenaga kerja di seluruh templat.
Support staff dan SPLH tidak ditampilkan dalam mode Template
Tindakan Push staff to another section dinonaktifkan.
Tambah Shift
Untuk menambahkan shift baru ke templat:
Klik pada sel kosong di grid templat untuk anggota staf dan hari yang ingin Anda tetapkan.
Popover pembuatan shift akan muncul. Pilih jenis shift dan konfigurasikan detail shift sebagaimana yang Anda lakukan pada jadwal biasa.
Klik Save untuk menambahkan shift ke templat.
Catatan:
Anda dapat membuat beberapa shift dalam satu templat
Tetapkan Shift
Untuk menetapkan slot shift:
Klik pada chip shift yang sudah ada di grid templat untuk membuka popover detail slot shift.
Perbarui penugasan staf, waktu, atau shift tag (juga disebut event tag) sesuai kebutuhan. Anda juga dapat menghapus slot shift dengan mengklik Remove
Catatan mengenai shift tag: Shift tag sepenuhnya didukung dalam Templat Jadwal dan disimpan per slot shift. Tag yang diterapkan dalam templat akan terbawa ke jadwal aktif selama setiap rollover mingguan, termasuk pengaruhnya terhadap perhitungan biaya.
Klik Save untuk menerapkan perubahan Anda.
Catatan:
Anda juga dapat melakukan drag and drop chip shift yang sudah ada di dalam grid untuk memindahkannya dengan cepat.
Tetapkan Cuti
Anda dapat menetapkan cuti atau hari libur berulang kepada anggota staf langsung di dalam templat. Hanya jenis cuti tertentu yang memenuhi syarat:
Hanya jenis cuti unlimited - Hanya jenis cuti yang tidak memiliki pelacakan saldo (cuti unlimited/saldo nol) yang dapat digunakan. Jenis cuti yang melacak saldo hak cuti tidak dapat ditetapkan dalam templat.
Hanya jenis cuti yang dapat ditetapkan oleh admin - Jenis cuti harus memiliki penugasan admin yang diaktifkan. Jenis cuti yang mengharuskan staf mengajukan sendiri tidak dapat digunakan.
Hanya jenis cuti yang tidak diarsipkan - Jenis cuti yang diarsipkan tidak akan muncul untuk dipilih.
Untuk menetapkan cuti dalam templat:
Klik pada sel kosong di baris anggota staf yang ingin Anda tetapkan cutinya.
Pilih jenis cuti dari popover. Hanya jenis cuti yang memenuhi syarat yang akan muncul.
Pilih jenis hari: Full Day, Half Day (AM), atau Half Day (PM).
Klik Save. Cuti akan dimasukkan dalam rollover mingguan dan ditetapkan kepada anggota staf setiap minggu.
Keluar dari Templat
Untuk kembali ke tampilan jadwal normal
Klik tombol Exit Template di toolbar kapan saja. Templat Anda tetap tersimpan. Keluar tidak akan menghapus atau mengubah shift atau cuti apa pun yang telah Anda atur.
Catatan mengenai karyawan baru: Jika Anda menambahkan anggota staf baru ke bagian Anda setelah templat diatur, mereka tidak akan secara otomatis disertakan dalam rollover mingguan. Masuk kembali ke mode Template dan tambahkan mereka secara manual.
Cara Kerja Rollover Otomatis
Setelah templat Anda diatur, StaffAny menangani penjadwalan mingguan secara otomatis.
Setiap Jumat pukul 12:00 AM (zona waktu lokal organisasi Anda), StaffAny menyalin templat ke minggu berikutnya dan mempublikasikannya secara otomatis. Rollover mungkin terjadi dengan penundaan hingga 30 menit, namun akan selalu berjalan pada hari Jumat.
Yang disalin setiap minggu:
Semua shift dan penugasan slot shift
Shift tag yang diterapkan pada slot shift
Cuti dan hari libur yang ditetapkan dalam templat
Staf dengan status Pending (karyawan baru) - diperlakukan sama seperti staf aktif selama rollover
Yang tidak ikut rollover:
Support staff - tidak ditampilkan atau dapat ditetapkan dalam mode Template
Data SPLH (Staff Per Labour Hour)
Staf yang ditambahkan ke bagian setelah templat terakhir disimpan - harus ditambahkan secara manual
Templat per bagian: Rollover berjalan secara independen untuk setiap bagian. Setiap bagian memiliki templatnya sendiri dan jadwal rollover-nya sendiri. Perubahan pada satu bagian tidak memengaruhi bagian lainnya.
Hapus Templat Jadwal
Untuk menghapus semua shift dan cuti dari templat dan menghentikan rollover otomatis:
Buka Schedule > Week View dan klik Template untuk masuk ke mode Template.
Klik tombol Clear Template (ikon tempat sampah) di toolbar.
Konfirmasi tindakan tersebut. Semua shift, shift tag, dan cuti dalam templat akan dihapus secara permanen
Setelah dihapus, tidak ada jadwal yang akan dipublikasikan secara otomatis pada hari Jumat sampai templat diisi kembali. Anda dapat membangun ulang templat kapan saja.
Catatan: Tombol Clear Template memerlukan izin Publish Schedule. Manager tanpa izin ini tidak akan melihat tombol ini.
Pertanyaan Umum
Q: Apakah Templat Jadwal dibagikan ke semua bagian?
A: Tidak. Setiap bagian memiliki Templat Jadwal independennya sendiri. Perubahan pada templat satu bagian tidak memengaruhi bagian lainnya.
Q: Apakah saya dapat menggunakan jenis cuti apa pun dalam templat?
A: Tidak. Hanya jenis cuti unlimited (saldo nol), yang dapat ditetapkan oleh admin, dan tidak diarsipkan yang dapat digunakan. Jenis cuti dengan saldo hak cuti atau yang mengharuskan staf mengajukan sendiri tidak dapat ditetapkan.
Q: Apakah shift tag (event tag) terbawa selama rollover?
A: Ya. Shift tag yang diterapkan pada slot shift dalam templat disertakan dalam setiap rollover mingguan dan dihitung dalam perhitungan biaya.
Q: Apakah akhir pekan termasuk dalam templat?
A: Ya. Templat selalu menampilkan semua 7 hari (Sen-Min). Tidak ada pengaturan untuk menyembunyikan akhir pekan. Anda dapat menetapkan shift atau cuti pada hari apa pun, termasuk Sabtu dan Minggu.
Q: Apakah staf baru yang ditambahkan setelah templat diatur akan disertakan dalam rollover?
A: Tidak. Masuk kembali ke mode Template dan tambahkan mereka secara manual agar disertakan dalam rollover berikutnya.
Q: Dapatkah saya menggunakan Templat Jadwal dengan metode Fixed Shift?
A: Tidak. Hanya bagian dengan metode Scheduled Shift yang dapat menggunakan fitur ini.
Q: Apa yang terjadi jika saya menghapus templat?
A: Tidak ada yang akan dipublikasikan secara otomatis pada hari Jumat sampai templat diisi kembali. Anda dapat membangun ulang templat kapan saja.