Sebelum menjalankan Indonesia Payroll di StaffAny, profil setiap karyawan harus lengkap. Panduan ini mencakup setiap kolom yang diperlukan di semua bagian Tim Saya, dan menjelaskan cara memperbarui data karyawan satu per satu atau massal menggunakan Edit Massal.

Panduan ini akan mencakup cara untuk:

Gunakan daftar periksa ini untuk memastikan setiap karyawan siap sebelum menjalankan payroll. Semua kolom wajib diisi kecuali yang ditandai opsional.

* Kolom dengan tanda bintang tidak wajib diisi jika Metode Perhitungan Pajak karyawan diatur ke Tidak Ada Pajak. Jika Anda tidak memiliki data identitas atau pajak & jaminan sosial karyawan, atur Metode Perhitungan Pajak ke Tidak Ada Pajak; karyawan tetap memenuhi syarat untuk menjalankan payroll hanya dengan mengisi Tahun Pajak.

Jika ada kolom wajib yang belum diisi, StaffAny akan menandai karyawan tersebut sebagai tidak memenuhi syarat saat membuat payroll run baru. Anda juga dapat memeriksa dari halaman profil karyawan di Tim Saya ketika banner peringatan mencantumkan semua kolom yang belum lengkap berdasarkan bagian.

Nama Legal karyawan harus sesuai dengan nama pada dokumen identifikasi resmi mereka. Nama ini digunakan dalam slip gaji dan laporan pajak.

Karyawan harus ditetapkan ke sebuah Entitas Bisnis. Entitas Bisnis diatur di pengaturan payroll organisasi Anda dan menentukan entitas hukum mana yang memproses penggajian karyawan.

Karyawan harus memiliki catatan gaji aktif dengan Tarif Dasar (Upah), konfigurasi Pengaturan Hari Kerja, dan Tanggal Efektif yang valid. Tanggal Efektif menentukan kapan konfigurasi gaji ini berlaku untuk perhitungan payroll.

3. Centang Saya mengerti dan Klik Simpan.
​

Atur Tax Calculation Method terlebih dahulu. Pengaturan ini menentukan apakah kolom Indonesia Identification Information wajib diisi.

Jika Anda tidak memiliki data identitas atau pajak & jaminan sosial karyawan (seperti Nomor KTP, Kependudukan, atau Status PTKP), atur Metode Perhitungan Pajak ke Tidak Ada Pajak pada Tahun Pajak tersebut. Karyawan tetap memenuhi syarat untuk menjalankan payroll.

Gunakan kartu Statutory untuk mengelola informasi pajak dan jaminan sosial karyawan. NPWP Number kini berada di kartu ini. BPJS Kesehatan Number dan BPJS TK Number bersifat opsional.

Cara mengisi data:

Untuk proses payroll, Karyawan perlu informasi pembayaran. Cara mengisi data pembayaran:

Catatan: Jika fitur disbursement tersedia untuk organisasi Anda dan karyawan menggunakan Bank Transfer, kartu Payment juga menampilkan Bank Validation Status karyawan. Jika belum ada hasil validasi, status akan tampil sebagai UNVALIDATED.

Kolom ini hanya diperlukan jika Metode Perhitungan Pajak karyawan adalah Gross, Gross-up, atau Netto. Jika metode diatur ke Tidak Ada Pajak, Anda bisa melewati bagian ini sepenuhnya.

3. Klik Simpan. Hasilnya sudah banner penanda missing data untuk payroll sudah hilang dan karyawan siap untuk diikutkan pada proses payroll

Tambahkan kontak darurat ke profil karyawan. Kedua kolom bersifat opsional.

Jika Anda perlu menyiapkan data beberapa karyawan sekaligus, gunakan Mass Edit Staff Details untuk mengekspor template Excel, mengisinya, lalu mengimpornya kembali. Cara ini lebih cepat daripada memperbarui profil karyawan satu per satu.

Excel Mass Edit mengelompokkan kolom karyawan dengan urutan yang sama seperti pada profil karyawan. Bagian Indonesia yang diperbarui mencakup kolom identitas, statutory, dan kontak darurat yang bersifat opsional:

Cara menggunakan Edit Massal:

T: Apakah kolom baru pada profil karyawan Indonesia wajib diisi?

J: Tidak. Passport Number, Passport Expiry Date, KK Number, BPJS Kesehatan Number, BPJS TK Number, Next of Kin, dan Phone kontak darurat bersifat opsional. NPWP Number tetap opsional dan kini berada di kartu Statutory.

T: Mengapa Bank Validation Status tidak terlihat pada kartu Payment?

J: Bank Validation Status hanya ditampilkan jika fitur disbursement tersedia untuk organisasi Anda dan karyawan menggunakan Bank Transfer.

Q: Saya tidak memiliki data identitas atau pajak & jaminan sosial karyawan. Apakah saya tetap bisa menjalankan payroll?

A: Ya. Atur Metode Perhitungan Pajak karyawan ke Tidak Ada Pajak. Ini melewati kolom Informasi Identifikasi Indonesia dan pajak & jaminan sosial (Kependudukan, Nomor KTP, Kewarganegaraan, Status PTKP, Status Pekerjaan). Hanya Tahun Pajak yang diperlukan. Karyawan tetap akan disertakan dalam payroll run.

Q: Bagaimana cara mengetahui karyawan mana yang belum siap untuk payroll?

A: Saat membuat payroll run Indonesia baru, StaffAny menampilkan tabel semua karyawan beserta status kelayakan mereka. Anda juga dapat membuka profil karyawan di Tim Saya — banner peringatan di bagian Payroll mencantumkan setiap kolom yang hilang berdasarkan kategori.

Q: Apa perbedaan antara Netto dan Tidak Ada Pajak?

A: Netto menghitung PPh 21 dari jumlah bersih (take-home) — semua kolom identitas dan pajak & jaminan sosial tetap diperlukan. Tidak Ada Pajak berarti PPh 21 tidak berlaku sama sekali dan kolom identitas dapat dikosongkan.

Q: Apa saja pilihan Status PTKP?

A: PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak) adalah ambang batas penghasilan tidak kena pajak. Pilihan mencerminkan status perkawinan dan jumlah tanggungan: TK/0 (belum menikah, tidak ada tanggungan), TK/1–TK/3 (belum menikah, 1–3 tanggungan), K/0–K/3 (menikah, 0–3 tanggungan).

Q: Bisakah saya mengatur gaji dan Entitas Bisnis menggunakan Edit Massal?

A: Ya. CSV Edit Massal mencakup kolom untuk Entitas, Tarif Dasar (Upah), Periode Pembayaran Efektif, dan Prorata Gaji Berdasarkan.

Q: Apakah saya perlu mengisi Nomor KTP untuk karyawan asing?

A: Tidak. Nomor KTP hanya diperlukan untuk karyawan dengan Kependudukan = Indonesia Citizen. Karyawan asing tidak perlu mengisi kolom ini meskipun metodenya Gross, Gross-up, atau Netto.