Isi artikel ini berlaku untuk pengguna berikut:
Tier: NA
Produk: PayrollAny
Platform: Web
Tingkat Akses: Owner
Sebelum menjalankan Indonesia Payroll di StaffAny, profil setiap karyawan harus lengkap. Panduan ini mencakup setiap kolom yang diperlukan di semua bagian Tim Saya, dan menjelaskan cara memperbarui data karyawan satu per satu atau massal menggunakan Edit Massal.
Panduan ini akan mencakup cara untuk:
Gunakan daftar periksa kesiapan payroll
Gunakan daftar periksa ini untuk memastikan setiap karyawan siap sebelum menjalankan payroll. Semua kolom wajib diisi kecuali yang ditandai opsional.
Bagian | Kolom | Wajib? |
Informasi Dasar | Nama Legal | Wajib |
Informasi Pekerjaan | Entitas Bisnis | Wajib |
Informasi Pekerjaan | Tanggal Efektif (catatan gaji) | Wajib saat mengatur gaji |
Pengaturan Gaji Saat Ini | Tarif Dasar (Upah) | Wajib |
Pengaturan Gaji Saat Ini | Pengaturan Hari Kerja | Wajib |
Pengaturan Gaji Saat Ini | Hari Kerja per Minggu / Jumlah Tetap Hari/Bulan | Wajib (kecuali Calendar Days) |
Pengaturan Gaji Saat Ini | Prorata Gaji Berdasarkan | Wajib |
Pajak & Jaminan Sosial | Metode Perhitungan Pajak | Wajib (semua karyawan) |
Pajak & Jaminan Sosial | Tahun Pajak | Wajib (semua karyawan) |
Pajak & Jaminan Sosial | Status PTKP | Wajib* (tidak wajib jika Tidak Ada Pajak) |
Pajak & Jaminan Sosial | Status Pekerjaan | Wajib* (tidak wajib jika Tidak Ada Pajak) |
Informasi Identifikasi Indonesia | Kependudukan | Wajib* (tidak wajib jika Tidak Ada Pajak) |
Informasi Identifikasi Indonesia | Nomor KTP | Wajib* untuk WNI (tidak wajib jika Tidak Ada Pajak) |
Informasi Identifikasi Indonesia | Kewarganegaraan | Wajib* (tidak wajib jika Tidak Ada Pajak) |
* Kolom dengan tanda bintang tidak wajib diisi jika Metode Perhitungan Pajak karyawan diatur ke Tidak Ada Pajak. Jika Anda tidak memiliki data identitas atau pajak & jaminan sosial karyawan, atur Metode Perhitungan Pajak ke Tidak Ada Pajak; karyawan tetap memenuhi syarat untuk menjalankan payroll hanya dengan mengisi Tahun Pajak.
Jika ada kolom wajib yang belum diisi, StaffAny akan menandai karyawan tersebut sebagai tidak memenuhi syarat saat membuat payroll run baru. Anda juga dapat memeriksa dari halaman profil karyawan di Tim Saya ketika banner peringatan mencantumkan semua kolom yang belum lengkap berdasarkan bagian.
Isi Informasi Dasar
Nama Legal karyawan harus sesuai dengan nama pada dokumen identifikasi resmi mereka. Nama ini digunakan dalam slip gaji dan laporan pajak.
Buka Tim Saya > buka profil karyawan > Klik kartu Informasi Dasar > Masukkan Nama Legal karyawan.
Klik Simpan.
Isi Informasi Pekerjaan
Karyawan harus ditetapkan ke sebuah Entitas Bisnis. Entitas Bisnis diatur di pengaturan payroll organisasi Anda dan menentukan entitas hukum mana yang memproses penggajian karyawan.
Buka Tim Saya > klik kartu Informasi Pekerjaan > Pilih Entitas Bisnis yang sesuai dari dropdown.
Klik Simpan.
Atur Pengaturan Gaji Saat Ini
Karyawan harus memiliki catatan gaji aktif dengan Tarif Dasar (Upah), konfigurasi Pengaturan Hari Kerja, dan Tanggal Efektif yang valid. Tanggal Efektif menentukan kapan konfigurasi gaji ini berlaku untuk perhitungan payroll.
Buka Tim Saya > klik Riwayat Karir > Klik Tambahkan Transisi (atau edit catatan gaji yang ada).
Isi kolom berikut:
Kolom | Keterangan |
Tanggal Efektif | Tanggal mulai berlakunya catatan gaji ini. Harus diatur agar catatan gaji dihitung dalam kelayakan payroll. |
Tarif Dasar (Upah) | Gaji pokok atau tarif per jam karyawan. Harus lebih dari nol. |
Pengaturan Hari Kerja | Pilih dari: 5 Hari/Minggu, 5,5 Hari/Minggu, 6 Hari/Minggu, Calendar Days, Jumlah Tetap Hari/Bulan, atau Custom Working Days/Minggu. |
Hari Kerja per Minggu / Jumlah Tetap Hari/Bulan | Wajib jika Pengaturan Hari Kerja bukan Calendar Days. |
Prorata Gaji Berdasarkan | Menentukan cara menghitung gaji untuk bulan tidak penuh. |
3. Centang Saya mengerti dan Klik Simpan.
Isi Pajak & Jaminan Sosial
Atur Metode Perhitungan Pajak terlebih dahulu. Ini menentukan apakah kolom Informasi Identifikasi Indonesia diperlukan. Metode Pembayaran wajib diisi untuk semua karyawan.
Jika Anda tidak memiliki data identitas atau pajak & jaminan sosial karyawan (seperti Nomor KTP, Kependudukan, atau Status PTKP), atur Metode Perhitungan Pajak ke Tidak Ada Pajak pada Tahun Pajak tersebut. Karyawan tetap memenuhi syarat untuk menjalankan payroll.
Metode | Deskripsi | Kolom tambahan yang diperlukan |
Gross | Karyawan membayar pajak; dipotong dari gaji. | Kependudukan, Nomor KTP, Kewarganegaraan, Status PTKP, Status Pekerjaan, Tahun Pajak |
Gross-up | Perusahaan menanggung pajak; gaji kotor dinaikkan. | Kependudukan, Nomor KTP, Kewarganegaraan, Status PTKP, Status Pekerjaan, Tahun Pajak |
Netto | Karyawan membayar pajak; dihitung dari jumlah bersih. | Kependudukan, Nomor KTP, Kewarganegaraan, Status PTKP, Status Pekerjaan, Tahun Pajak |
Tidak Ada Pajak | PPh 21 tidak berlaku. Gunakan ini jika data identitas atau pajak & jaminan sosial tidak tersedia. | Tahun Pajak saja |
Cara mengisi data:
Buka Tim Saya > Buka profil karyawan > Klik Tunjangan
Atur Metode Perhitungan Pajak.
Atur Tahun Pajak.
Jika metodenya Gross, Gross-up, atau Netto, isi juga Status PTKP dan Status Pekerjaan.
Klik Simpan.
Isi Informasi Pembayaran
Untuk proses payroll, Karyawan perlu informasi pembayaran. Cara mengisi data pembayaran:
Buka Tim Saya > Buka Profil Karyawan > Klik kartu Pembayaran
Pilih Metode Pembayaran (Transfer Bank, Tunai, Cek, atau Lainnya). Jika Transfer Bank, isi juga nama bank, nama pemegang rekening, dan nomor rekening.
Klik Simpan.
Isi Informasi Identifikasi Indonesia
Kolom ini hanya diperlukan jika Metode Perhitungan Pajak karyawan adalah Gross, Gross-up, atau Netto. Jika metode diatur ke Tidak Ada Pajak, Anda bisa melewati bagian ini sepenuhnya.
Buka Tim Saya > pilih profil karyawan > klik kartu Informasi Identifikasi Indonesia.
Isi kolom berikut:
Kolom | Wajib? | Keterangan |
Kependudukan | Wajib (lewati jika Tidak Ada Pajak) | Pilih Indonesia Citizen atau Foreigner. |
Nomor KTP | Wajib untuk WNI (lewati jika Tidak Ada Pajak) | Tidak diperlukan jika Kependudukan = Foreigner. |
Kewarganegaraan | Wajib (lewati jika Tidak Ada Pajak) | Kewarganegaraan karyawan. |
Nomor NPWP | Opsional | Nomor Pokok Wajib Pajak. Disarankan jika tersedia. |
Nomor KK | Opsional | Nomor Kartu Keluarga. |
Nomor BPJS Kesehatan | Opsional | Nomor registrasi asuransi kesehatan. |
Nomor BPJS TK | Opsional | Nomor registrasi asuransi ketenagakerjaan. |
3. Klik Simpan. Hasilnya sudah banner penanda missing data untuk payroll sudah hilang dan karyawan siap untuk diikutkan pada proses payroll
Perbarui data karyawan massal dengan Edit Massal
Jika Anda perlu menyiapkan data untuk banyak karyawan sekaligus, gunakan Pengubahan Massal Rincian Karyawan untuk mengekspor template CSV, mengisinya, lalu mengimport kembali. Ini lebih cepat daripada memperbarui setiap profil karyawan satu per satu.
CSV Edit Massal untuk Indonesia Payroll mencakup kolom untuk semua kolom yang diperlukan payroll:
Bagian | Header kolom CSV yang tersedia |
Informasi Dasar |
|
Informasi Pekerjaan |
|
Pengaturan Gaji Saat Ini |
|
Pajak & Jaminan Sosial |
|
Informasi Identifikasi Indonesia |
|
Pembayaran |
|
Cara menggunakan Edit Massal:
Buka Tim Saya > centang karyawan yang ingin diperbarui datanya
Klik Edit Massal di bagian atas halaman.
Unduh template file Excel yang dibuat untuk karyawan yang dipilih.
Isi kolom yang diperlukan. Biarkan sel kosong untuk kolom yang tidak diperbarui.
Unggah file CSV yang telah diisi.
Konfirmasi proses unggah dengan mencentang "Saya mengerti..." dan klik tombol "Saya mengerti..."
Tinjau ringkasan impor. Baris yang mengandung kesalahan akan dicantumkan beserta alasannya, perbaiki dan unggah ulang.
Ketika proses upload berhasil (seperti gambar di bawah), maka sistem akan melanjutkan proses pembaruan data
Proses upload dapat diikuti pada menu Notifikasi. Klik tombol lonceng pada kanan atas
Ketika sudah diklik, akan muncul informasi Tugas pembaruan data seperti gambar di bawah ini
FAQ
Q: Saya tidak memiliki data identitas atau pajak & jaminan sosial karyawan. Apakah saya tetap bisa menjalankan payroll?
A: Ya. Atur Metode Perhitungan Pajak karyawan ke Tidak Ada Pajak. Ini melewati kolom Informasi Identifikasi Indonesia dan pajak & jaminan sosial (Kependudukan, Nomor KTP, Kewarganegaraan, Status PTKP, Status Pekerjaan). Hanya Tahun Pajak yang diperlukan. Karyawan tetap akan disertakan dalam payroll run.
Q: Bagaimana cara mengetahui karyawan mana yang belum siap untuk payroll?
A: Saat membuat payroll run Indonesia baru, StaffAny menampilkan tabel semua karyawan beserta status kelayakan mereka. Anda juga dapat membuka profil karyawan di Tim Saya — banner peringatan di bagian Payroll mencantumkan setiap kolom yang hilang berdasarkan kategori.
Q: Apa perbedaan antara Netto dan Tidak Ada Pajak?
A: Netto menghitung PPh 21 dari jumlah bersih (take-home) — semua kolom identitas dan pajak & jaminan sosial tetap diperlukan. Tidak Ada Pajak berarti PPh 21 tidak berlaku sama sekali dan kolom identitas dapat dikosongkan.
Q: Apa saja pilihan Status PTKP?
A: PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak) adalah ambang batas penghasilan tidak kena pajak. Pilihan mencerminkan status perkawinan dan jumlah tanggungan: TK/0 (belum menikah, tidak ada tanggungan), TK/1–TK/3 (belum menikah, 1–3 tanggungan), K/0–K/3 (menikah, 0–3 tanggungan).
Q: Bisakah saya mengatur gaji dan Entitas Bisnis menggunakan Edit Massal?
A: Ya. CSV Edit Massal mencakup kolom untuk Entitas, Tarif Dasar (Upah), Periode Pembayaran Efektif, dan Prorata Gaji Berdasarkan.
Q: Apakah saya perlu mengisi Nomor KTP untuk karyawan asing?
A: Tidak. Nomor KTP hanya diperlukan untuk karyawan dengan Kependudukan = Indonesia Citizen. Karyawan asing tidak perlu mengisi kolom ini meskipun metodenya Gross, Gross-up, atau Netto.