Isi artikel ini berlaku untuk pengguna berikut
Tier: NA
Produk: PayrollAny
Platform: Web
Access Level: Owner
Payroll Preset memungkinkan Anda menyimpan kumpulan filter payroll bernama, mulai dari Tipe Payroll, Komponen Gaji, Tipe Kontrak, Business Entity, dan Home Section. Anda dapat memulai proses payroll berulang tanpa harus memilih pengaturan yang sama setiap kali. Preset bersifat tingkat organisasi dan menerapkan filter dinamis, artinya karyawan baru yang sesuai dengan kriteria yang tersimpan akan otomatis disertakan saat preset diterapkan.
Panduan ini akan membahas cara:
Buat Preset
Untuk membuat preset:
Buka Payroll > Run Payroll > Klik Manage di area kanan atas halaman.
Klik Create Preset.
Isi detail preset seperti yang dijelaskan pada tabel di bawah ini:
Kolom | Keterangan |
Nama Preset | A unique name to identify this preset (e.g. "End Month - Full Time SG"). |
Tipe Payroll | Pilih Satu Bulan Penuh atau Tengah Bulan. Tipe payroll Adhoc dan THR tidak dapat dijadikan preset. |
Komponen Gaji yang Disertakan | Pilih komponen gaji yang akan disertakan. Preset hanya dapat disimpan jika minimal 1 komponen gaji dipilih. |
Kontrak | Filter berdasarkan tipe kontrak (Full Time, Part Time). Preset hanya dapat disimpan jika minimal 1 kontrak dipilih. |
Entity | Filter berdasarkan business entity. Preset hanya dapat disimpan jika minimal 1 entity dipilih. |
Home Section | Filter berdasarkan home section. Preset hanya dapat disimpan jika minimal 1 home section dipilih. |
4. Isi kolom yang diperlukan untuk preset. Preset hanya dapat disimpan jika minimal 1 item dipilih untuk setiap komponen gaji, tipe kontrak, entity, dan home section.
5. Klik Save untuk membuat preset. Preset baru akan muncul di tab Active halaman Payroll Preset dengan nama, Tipe Kalkulasi, jumlah Komponen Gaji, Kontrak, dan tanggal Terakhir Diperbarui.
Gunakan Preset
Untuk menerapkan preset saat memulai proses payroll:
Buka Payroll > Run Payroll > Klik dropdown Payroll Preset > Pilih Preset
Setelah dipilih, Preset diterapkan untuk Tipe Payroll, Komponen Gaji yang Disertakan, filter Kontrak, filter Entity, dan filter Home Section pada tabel karyawan.
Anda masih dapat menyesuaikan Tipe Payroll, Komponen Gaji, dan filter karyawan secara manual. Perubahan manual bersifat sekali pakai dan tidak memperbarui preset yang tersimpan kecuali Anda secara eksplisit memilih untuk memperbaruinya. Perhatikan bahwa Anda tidak dapat melanjutkan jika tidak ada komponen gaji atau karyawan yang dipilih
Klik Create Payroll untuk melanjutkan
Catatan: Jika ada komponen gaji atau karyawan dalam preset yang tidak lagi valid (misalnya komponen gaji yang diarsipkan, tidak ada karyawan yang cocok), StaffAny akan menampilkan status tinjauan sebelum payroll dapat dibuat. Tinjau dan konfirmasi pilihan sebelum melanjutkan.
Edit Preset
Untuk mengedit preset yang sudah ada:
Buka Payroll > Run Payroll > klik Manage > temukan preset dan klik Edit.
Perbarui kolom sesuai kebutuhan, lalu klik Save.
Catatan: Mengedit preset bersama akan mengubah filter untuk semua proses payroll ke depan yang menggunakannya. Pastikan pembaruan dilakukan dengan sengaja sebelum menyimpan.
Arsipkan dan Aktifkan Kembali Preset
Untuk mengarsipkan preset yang tidak lagi dibutuhkan:
Go to Payroll > Run Payroll > click Manage > find the preset > click the More actions icon (vertical three dots) dot button > click Archive
Pilih Archive. Preset akan berpindah ke tab Archived dan tidak akan lagi muncul saat menjalankan payroll.
Preset yang diarsipkan tidak akan ditampilkan di menu Payroll Preset pada Run Payroll
Untuk memulihkan preset yang diarsipkan:
Beralih ke tab Archived pada halaman Payroll Preset.
Temukan preset dan klik Unarchive. Preset akan kembali ke tab Active.
FAQ
Q: Apakah preset mengunci daftar karyawan secara tetap?
A: Tidak. Preset menyimpan filter dinamis (Tipe Kontrak, Business Entity, Home Section). Saat Anda menerapkan preset, StaffAny mengevaluasi filter terhadap daftar karyawan saat ini pada saat proses payroll — karyawan baru yang cocok akan disertakan secara otomatis.
Q: Apakah preset dapat digunakan untuk payroll Ad-hoc?
A: Tidak. Preset hanya tersedia untuk tipe payroll Satu Bulan Penuh dan Tengah Bulan. Payroll Ad-hoc tidak mendukung preset.
Q: Apakah semua pengguna dapat melihat dan menggunakan preset yang sama?
A: Ya. Preset bersifat tingkat organisasi, sehingga semua pengguna dengan akses payroll di organisasi Anda dapat melihat dan menerapkannya.
Q: Apa yang terjadi jika komponen gaji dalam preset diarsipkan?
A: Archived pay items are automatically hidden from the preset's pay item list. When you apply the preset, archived pay items are excluded from the selection. If all pay items in the preset have been archived, StaffAny will show a review state before the payroll can be created. You must select at least one valid active pay item before proceeding. If an archived pay item is later unarchived, it reappears in the preset automatically.
Q: Apa yang terjadi jika Business Entity atau Home Section dalam preset dinonaktifkan?
A: Deactivated entities and home sections are automatically hidden from the preset's filter options. When the preset is applied, only active entities and home sections are used for filtering. If all entities or home sections saved in a preset are deactivated, the preset may return zero matching staff. In that case, you will need to update the filters manually before creating the payroll. If the deactivated entity or home section is later reactivated, it reappears in the preset automatically.
Q: Apa yang terjadi jika tidak ada karyawan yang cocok dengan filter preset?
A: Jika preset tidak menghasilkan karyawan yang cocok (misalnya karena entity atau home section yang tersimpan dinonaktifkan, atau tidak ada karyawan aktif yang sesuai dengan filter), tabel karyawan akan kosong setelah preset diterapkan. Anda dapat menyesuaikan filter secara manual sebelum membuat payroll. Anda tidak dapat membuat proses payroll tanpa karyawan yang dipilih.
Q: Apa yang terjadi jika komponen gaji tidak lagi memenuhi syarat setelah saya mengubah bulan payroll atau periode timesheet?
A: StaffAny memvalidasi ulang komponen gaji terhadap konfigurasi yang dipilih saat Anda membuat payroll. Komponen gaji yang tidak valid untuk periode timesheet yang dipilih (misalnya komponen berbasis timesheet saat tidak ada rentang timesheet yang ditetapkan) akan dikecualikan. Tinjau dan konfirmasi pilihan komponen gaji Anda sebelum melanjutkan.
Q: Siapa yang dapat membuat, mengedit, dan menerapkan preset?
A: Pengguna dengan izin Run/Edit Payroll dapat membuat, mengedit, mengarsipkan, dan menerapkan preset. Pengguna dengan izin View Payroll dapat melihat preset tetapi tidak dapat menerapkan atau mengubahnya. Izin View & Edit Payroll Details tidak memengaruhi akses preset.
Q: Apa yang terjadi jika dua pengguna mengedit atau menghapus preset yang sama secara bersamaan?
A: StaffAny menangani perubahan bersamaan dan menampilkan pesan kesalahan atau pemulihan yang jelas. Anda tidak akan menerapkan atau menimpa data preset yang sudah usang tanpa disadari. Jika preset dihapus oleh pengguna lain, preset tersebut tidak akan lagi muncul dalam daftar preset saat Anda menyegarkan halaman.