Isi artikel ini berlaku untuk pengguna berikut:
Tingkat: NA
Produk: StaffAny
Platform: Web
Tingkat Akses: Owner
Pelajari cara memantau tanggal berakhir kontrak karyawan, mengunduh laporan Dashboard Masa Berakhir Kontrak, dan menyiapkan pengingat email bulanan. Fitur ini hanya tersedia untuk organisasi di Indonesia.
Panduan ini akan membahas cara:
Melihat Dashboard Masa Berakhir Kontrak
Dashboard Masa Berakhir Kontrak menampilkan karyawan dengan Tanggal Berakhir Kontrak dalam rentang tanggal yang dipilih. Dashboard tersedia ketika Tanggal Berakhir Kontrak diaktifkan untuk organisasi Anda dan grup akses Anda memiliki Akses Dasbor Kontrak.
Buka Reports > Dashboard Masa Berakhir Kontrak.
Pilih tanggal mulai dan tanggal akhir. Anda dapat memilih rentang hingga 12 bulan.
Gunakan Cari nama karyawan untuk menemukan karyawan dalam hasil.
Gunakan filter kolom Entity, Department, atau Home Section untuk mempersempit hasil jika tersedia.
Klik Download Laporan untuk mengunduh hasil pada rentang tanggal saat ini. Tombol tidak tersedia saat hasil dimuat, ketika laporan tidak dapat dimuat, atau ketika tidak ada karyawan yang cocok.
Laporan mencakup Employee ID, Employee Name, Entity, Department, Home Section, dan Tanggal Berakhir Kontrak.
Menyiapkan pengingat email masa berakhir kontrak
Hanya Owner yang dapat menyimpan pengaturan ini. Sebelum mengaktifkan pengingat, pastikan karyawan terkait memiliki Tanggal Berakhir Kontrak.
Buka Pengaturan > Notifications.
Di bawah Pengingat Tanggal Kedaluwarsa Kontrak, pilih Kirim pengingat email tanggal kedaluwarsa kontrak bulanan.
Di bawah Kirim pengingat ke, pilih satu atau beberapa grup penerima atau Owner dan Manager aktif secara individual.
Klik Simpan.
Pengingat dikirim pada hari pertama setiap bulan pukul 09.00 sesuai zona waktu organisasi Anda. Email mencakup kontrak yang akan berakhir pada bulan kalender berikutnya dan memuat tautan Lihat Dasbor Kontrak untuk bulan tersebut.
Saat Anda memilih semua Owner atau semua Manager, grup penerima diperbarui secara otomatis. Orang yang termasuk melalui peran dan juga dipilih secara individual hanya menerima satu email. Setidaknya satu penerima wajib dipilih saat pengingat diaktifkan.
FAQ
Q: Organisasi mana yang dapat menggunakan fitur ini?
A: Dashboard Masa Berakhir Kontrak dan pengingat email hanya tersedia untuk organisasi di Indonesia pada aplikasi web.
Q: Mengapa saya tidak dapat melihat Dashboard Masa Berakhir Kontrak?
A: Tanggal Berakhir Kontrak harus diaktifkan untuk organisasi Anda, dan grup akses Anda harus mencakup Akses Dasbor Kontrak. Penolakan eksplisit di grup akses Anda mencegah akses.
Q: Mengapa dasbor tidak menampilkan karyawan?
A: Dasbor hanya menampilkan karyawan dengan Tanggal Berakhir Kontrak dalam rentang tanggal yang dipilih. Karyawan tanpa Tanggal Berakhir Kontrak tidak muncul. Karyawan dengan status Pending dan Tidak Aktif tetap dapat muncul jika tanggalnya berada dalam rentang.
Q: Mengapa saya tidak dapat memilih atau memuat rentang tanggal?
A: Pilih tanggal mulai dan tanggal akhir. Rentangnya dapat hingga 12 bulan. Rentang yang lebih panjang tidak dimuat sampai Anda memilih rentang yang lebih pendek.
Q: Mengapa saya tidak dapat mengunduh laporan?
A: Download Laporan tidak tersedia saat hasil dimuat, laporan tidak dapat dimuat, atau tidak ada karyawan yang cocok. Unduhan menggunakan rentang tanggal yang dipilih.
Q: Siapa yang dapat mengaktifkan atau mengubah pengingat email?
A: Hanya Owner yang dapat menyimpan pengaturan pengingat. Pengaturan ini hanya tersedia saat Tanggal Berakhir Kontrak diaktifkan. Manager dapat menerima pengingat, tetapi tidak dapat mengubah pengaturan ini.
Q: Mengapa saya tidak dapat menyimpan pengingat email?
A: Saat pengingat diaktifkan, pilih setidaknya satu penerima. Penerima individual harus merupakan Owner atau Manager aktif. Fitur ini tidak tersedia untuk organisasi di luar Indonesia.
Q: Kapan pengingat dikirim, dan apa yang termasuk di dalamnya?
A: Pengingat dijadwalkan pada hari pertama setiap bulan mulai pukul 09.00 sesuai zona waktu organisasi Anda, dengan variasi jadwal hingga lima menit. Pengingat mencakup bulan kalender berikutnya. Contohnya, proses pada Juli mencakup 1 hingga 31 Agustus. Email memuat tautan Lihat Dasbor Kontrak yang diatur untuk bulan tersebut.
Q: Bagaimana jika saya mengaktifkan pengingat setelah jadwal bulan ini terlewat?
A: Pengingat pertama dijadwalkan untuk proses bulanan berikutnya yang tersedia. Sistem tidak mengirim email susulan untuk proses yang telah terlewat.
Q: Bagaimana jika tidak ada karyawan dengan kontrak yang berakhir bulan depan?
A: Penerima yang memenuhi syarat tetap menerima email pengingat yang menunjukkan nol karyawan dengan kontrak yang akan berakhir.
Q: Bagaimana cara kerja penerima berdasarkan peran dan penerima individual?
A: Anda dapat memilih semua Owner, semua Manager, atau Owner dan Manager aktif secara individual. Penerima berdasarkan peran diperbarui secara otomatis. Seseorang yang dipilih berdasarkan peran dan juga secara individual hanya menerima satu email.
Q: Mengapa penerima yang dipilih tidak menerima email?
A: Penerima dilewati jika mereka bukan lagi Owner atau Manager aktif, tidak lagi ada di organisasi, atau tidak memiliki alamat email yang valid. Penerima lain yang memenuhi syarat tetap dapat menerima pengingat.