Lewati ke konten utama

Menambahkan dan Mengelola Dokumen

Pelajari cara menambahkan dan mengelola dokumen + pengingat kedaluwarsa

StaffAny avatar
Ditulis oleh StaffAny
Diperbarui lebih dari satu minggu yang lalu

Isi artikel ini berlaku untuk pengguna berikut:

Tingkat : NA

Produk: HireAny

Platform: Web

Tingkat Akses : Pemilik

Dokumen adalah bagian dari HRAny – dan saat ini bisa digunakan secara gratis selama periode beta kami! HRAny akan resmi diluncurkan sebagai modul HR Inti berbayar pada paruh kedua tahun 2026, yang mencakup Kontrak & Tanda Tangan, Orientasi, dan Layanan Mandiri Karyawan.

Unggah dokumen untuk masing-masing staf dengan mudah dan atur email pengingat sebelum tanggal kedaluwarsa agar Anda selalu mengikuti tenggat waktu penting. Anda juga akan menerima pengingat email pada tanggal kedaluwarsa secara default.

Panduan ini akan membahas cara:

  1. Menambahkan Dokumen

  2. Mengelola Dokumen

    1. Mengedit Dokumen

    2. Mengunduh Dokumen

    3. Menghapus Dokumen

  3. Mengelola Pengingat Notifikasi Email

  4. Tanya Jawab Umum

Menambahkan Dokumen

Untuk menambahkan dokumen baru untuk staf Anda,

  1. Buka Tim Saya > Pilih profil staf > Klik tab Dokumen

  2. Klik tombol Tambahkan Dokumen

  3. Unggah dokumen dari perangkat Anda. Perhatikan format dokumen yang didukung (JPG, JPEG, PNG, PDF, DOC, DOCX) dan batas ukuran setiap berkas adalah 10 MB.

    1. Jika dokumen memiliki tanggal kedaluwarsa dan Anda ingin diingatkan, masukkan tanggal kedaluwarsa

    2. Secara default, semua pemilik akan menerima notifikasi email mengenai tanggal kedaluwarsa yang sebenarnya. Jika Anda ingin menerima pengingat lain pada bulan sebelumnya, Anda dapat mengatur pengingat kedaluwarsa tambahan.

    3. Untuk mematikan pengingat email, lihat di sini.

  4. Setelah dokumen diunggah dan pengingat kedaluwarsa ditetapkan, klik tombol Tambah

  5. Dokumen yang baru diunggah akan muncul di tabel

Mengelola Dokumen

Mengedit Dokumen

Anda hanya dapat mengedit tanggal kedaluwarsa dan durasi pengingat kedaluwarsa tambahan. Jika Anda ingin mengganti dokumen yang diunggah, Anda dapat menghapus dan menambahkan dokumen baru.

  1. Pada halaman dokumen, klik tombol edit

  2. Edit rincian yang relevan dan klik tombol Edit untuk menyimpan perubahan Anda.

Mengunduh Dokumen

  1. Pada halaman dokumen, klik tombol unduh

  2. Jika dokumen yang diunggah berformat .doc/.docx, maka akan otomatis terunduh ke perangkat Anda

    1. Jika dokumen yang diunggah berupa gambar (.jpg / .jpeg / .png) atau dalam format PDF, dokumen tersebut akan terbuka di tab terpisah.

      1. Pada gambar, klik kanan > pilih Simpan Gambar Sebagai > unduh ke perangkat Anda.

      2. Untuk format PDF, klik tombol unduh

Menghapus Dokumen

Untuk menghapus dokumen,

  1. Pada halaman dokumen, klik tombol hapus

  2. Klik Hapus untuk menghapus semua data dari StaffAny. Harap dicatat bahwa data yang dihapus tidak dapat diambil lagi di masa mendatang.

Mengelola Pengingat Notifikasi Email

Notifikasi email untuk pengingat kedaluwarsa akan dikirimkan ke semua pengguna dengan tingkat akses pemilik secara default. Untuk mengelola pengingat email,

  1. Buka Pengaturan > Notifikasi

  2. Pergi ke bawah ke Pengingat Kedaluwarsa Dokumen, dan centang / hapus centang pada kotak centang untuk mengaktifkan dan menonaktifkan pemberitahuan email masing-masing

Tanya Jawab Umum

T: Apakah mungkin untuk mengunggah atau mengunduh beberapa dokumen sekaligus di StaffAny?

Sayangnya, saat ini kami belum dapat mendukungnya. Silakan sampaikan kepada kami melalui fitur bantuan untuk memberi tahu apakah fitur ini benar-benar Anda butuhkan.

Apakah pertanyaan Anda terjawab?