Lewati ke konten utama

Laporan Cuti

Ditulis oleh StaffAny

Isi artikel ini berlaku untuk pengguna berikut

Tier: START UP, GROWTH, SCALE

Platform: Web

Access Level: Owner & Manager

Laporan Cuti membantu Anda melacak informasi cuti karyawan seperti Cuti yang Diambil dan Saldo Cuti saat ini.

Fitur ini memastikan karyawan yang mengumpulkan terlalu banyak cuti dapat menggunakan jatah cuti mereka, serta menghitung jumlah cuti yang telah ditukarkan untuk pembayaran. Dapatkan visibilitas lebih baik dan transparansi penuh dalam satu laporan terpusat.

Panduan ini akan membahas hal berikut:

  1. Mengakses Laporan Cuti (Versi Baru)

    1. Mengakses Laporan

    2. Fungsionalitas

    1. Definisi Kolom Header

    2. Filter

    3. Ekspor CSV

  2. Pertanyaan Umum

Laporan Saldo Cuti

Mengakses Laporan

  1. Buka Web App.

  2. Buka menu "Cuti" di menu utama.

  3. Pilih "Laporan Saldo Cuti".

*) Jika Anda tidak dapat melihat ini, silakan hubungi kami. Kami akan membantu proses pengaturan Anda.

Fungsionalitas

  1. Pilih Tanggal
    Anda dapat memilih tanggal tertentu untuk melihat proyeksi saldo cuti pada tanggal tersebut. Saldo yang ditampilkan beserta rinciannya akan didasarkan pada tanggal yang dipilih.

  2. Filter berdasarkan Outlet
    Memungkinkan Anda memilih beberapa outlet sekaligus untuk memfilter saldo cuti secara bersamaan.

  3. Filter berdasarkan Karyawan
    Anda dapat memfilter laporan dengan memilih beberapa karyawan berdasarkan nama mereka.

  4. Filter berdasarkan Tipe Cuti
    Memungkinkan Anda memilih beberapa tipe cuti untuk memfilter saldo.

  5. Filter berdasarkan Status
    Secara default, laporan hanya menampilkan karyawan Aktif. Gunakan ini untuk melihat saldo cuti karyawan yang telah dinonaktifkan atau resign.

  6. Lihat Rincian
    Klik tombol "View Breakdown/Lihat Detil" untuk menampilkan rincian saldo cuti secara detail:

    1. Pengaturan Tipe Cuti dan Detail Karyawan: Menyediakan pengaturan terkait tipe cuti dan detail karyawan.

    2. Rincian Saldo Cuti: Menyediakan audit dan rekapitulasi saldo cuti secara detail.
      ​

      Detail rincian:

      1. Saldo Pokok, jumlah dari [Base Earned Till Date] + [Base Adjusted] - [Base Taken]

        1. Base Earned Till Date
          Total saldo pokok yang diperoleh untuk periode yang dipilih hingga tanggal yang dipilih.

        2. Base Adjusted
          Total penyesuaian yang dilakukan pada saldo pokok.

        3. Base Taken
          Total cuti yang diambil menggunakan saldo pokok.

      2. Saldo Carry Forward, jumlah dari [Carry Forward] + [Carry Forward Adjusted] - [Carry Forward Taken] - [Carry Forward Expired]

        1. Carry Forward
          Saldo yang dibawa dari periode hak sebelumnya.

        2. Carry Forward Adjusted
          Total penyesuaian yang dilakukan pada saldo carry forward.

        3. Carry Forward Taken
          Total cuti yang diambil menggunakan saldo carry forward.

        4. Carry Forward Expired
          Total carry forward yang tidak terpakai dan telah kedaluwarsa karena melewati tanggal kedaluwarsa.

  7. Ekspor Laporan
    Anda dapat mengekspor laporan saldo cuti untuk karyawan individual atau beberapa karyawan sekaligus di satu atau beberapa tipe cuti dengan mengklik tombol "Export". Anda dapat memilih untuk mengunduh Laporan Saldo Cuti atau Laporan Transaksi Cuti.

    1. Ekspor Saldo Cuti
      Anda dapat mengekspor laporan cuti dalam format CSV*, sehingga mudah diintegrasikan dengan platform lain seperti penyedia payroll dan aplikasi seperti Google Sheets dan Microsoft Excel.

      *) Catatan: File CSV yang diekspor akan didasarkan pada filter yang diterapkan.

    2. Ekspor Transaksi Cuti
      Opsi ini menyediakan rincian yang lebih detail per individu. Lihat artikel Laporan Transaksi Cuti untuk mempelajari lebih lanjut tentang isi laporan ini.
      ​

Definisi Kolom Header

Nama Kolom

Definisi

Contoh/Keterangan

ID Karyawan

Penanda Unik Karyawan

Employee

Employee’s Name

Leave Type

Nama Cuti

  • Cuti Tahunan

  • Cuti Sakit

Entitlement Period

Periode berlakunya hak cuti karyawan. Cuti akan dibawa ke depan (carry forward) atau kedaluwarsa setelah periode berakhir.

  • Setiap tipe cuti memiliki periode hak yang berbeda:

    • Tahun Kalender

    • Staff’s Join Date

    • Hak Tidak Terbatas

Total Hak Cuti

Total jumlah cuti yang berhak diterima karyawan selama seluruh periode hak.

Cuti Diberikan Hingga Saat Ini

Jumlah cuti yang terakumulasi dari awal periode hak hingga tanggal saat ini.

  • Metode pemberian/alokasi cuti:

    • Tersedia di awal

    • Dihitung berdasarkan bulan selesai

Approved

Jumlah cuti yang disetujui oleh manajer kepada karyawan

Pending

Jumlah cuti yang diajukan oleh karyawan yang belum disetujui atau ditolak oleh manajer

Taken

Jumlah cuti yang diambil (digunakan) oleh karyawan.

Ini termasuk cuti yang Disetujui oleh manajer, dan cuti yang langsung Ditugaskan oleh manajer kepada karyawan.

Adjusted

Jika Anda menyesuaikan saldo cuti secara manual, nilainya akan muncul sebagai nilai Disesuaikan.

Balance

Jumlah cuti yang tersisa

Carry Forward

Jumlah cuti yang dibawa dari periode hak sebelumnya

Carry Forward Expired

Jumlah cuti Carry Forward yang kedaluwarsa karena melewati kerangka waktu kedaluwarsa carry forward yang ditetapkan manajer di Pengaturan

Carry Forward Forfeited

Jumlah cuti yang hangus dan tidak dibawa ke periode hak baru karena batas carry forward yang ditetapkan manajer di Pengaturan

Carry Forward Taken

Jumlah cuti carry forward yang diambil (digunakan) oleh karyawan.

Cuti carry forward dikonsumsi terlebih dahulu:

Contoh, jika seorang karyawan memiliki cuti carry forward dari 2022 ke 2023, ketika karyawan mengambil cuti di 2023, cuti carry forward dari tahun sebelumnya akan dikonsumsi terlebih dahulu.

Ini termasuk cuti yang Disetujui oleh manajer, dan cuti yang langsung Ditugaskan oleh manajer kepada karyawan.

Carry Forward Adjusted

Jika Anda menyesuaikan saldo carry forward (rollover) secara manual, nilainya akan muncul sebagai nilai Carry Forward Disesuaikan.

Carry Forward Balance

Jumlah cuti Carry Forward yang tersisa

Annual Leave Normal

Menunjukkan apakah tipe cuti adalah cuti tahunan standar (normal) dibandingkan dengan tipe cuti pengganti atau khusus.

  • Ya – Cuti tahunan standar

  • Tidak – Cuti non-standar (mis. Cuti Pengganti, Off-in-Lieu)

Rollover

Jumlah cuti yang tidak terpakai yang dibawa dari periode hak sebelumnya ke periode saat ini.

Jika seorang karyawan memiliki 3 hari yang tidak terpakai di akhir 2023 dan carry-forward diaktifkan, Rollover = 3 dalam laporan 2024.

Entitlement

Jumlah cuti yang telah diperoleh (diberikan) karyawan dari awal periode hak hingga tanggal saat ini – bukan hak penuh satu tahun.

Catatan: Nilai ini meningkat seiring waktu seiring cuti diperoleh. Nilainya akan sama dengan hak penuh satu tahun hanya di akhir periode hak.

  • Hak penuh satu tahun karyawan: 10 hari

  • Hari yang diperoleh hingga saat ini: 7 hari

  • Hak = 7 (bukan 10)

Ini setara dengan "Leave Dispatched Till Date" dalam laporan yang ditampilkan di layar.

Filter

Terdapat filter yang tersedia dalam laporan cuti untuk membantu Anda melihat informasi spesifik yang ingin ditampilkan dalam laporan.

Periode Hak

Lihat informasi cuti berdasarkan periode hak yang berbeda. Anda dapat memilih opsi berikut dari menu dropdown.

Catatan: Periode hak mungkin berbeda untuk setiap Tipe Cuti. Beberapa mengikuti Tahun Kalender sementara yang lain mengikuti Tanggal Bergabung Karyawan. Pengaturan periode hak dilakukan di Pengaturan Cuti.

Periode Hak Saat Ini (Hingga Tanggal)

Opsi ini menampilkan semua informasi cuti dari awal periode hak hingga tanggal saat ini.

Contoh. Karyawan A memiliki periode hak dari 1 Januari 2021 hingga 31 Desember 2021 (Tahun Kalender). Anda melihat laporan cuti pada 1 Oktober 2021. Laporan menampilkan informasi cuti dari 1 Januari 2021 hingga 1 Oktober 2021 (Hingga Tanggal).

Contoh. Karyawan B memiliki periode hak dari 1 Februari 2021 hingga 31 Januari 2022 (Tanggal Bergabung Karyawan). Anda melihat laporan cuti pada 1 Oktober 2021. Laporan menampilkan informasi cuti dari 1 Februari 2021 hingga 1 Oktober 2021 (Hingga Tanggal).

Periode Hak Sebelumnya

This option shows all leave information from the past entitlement period depending on the leave type’s entitlement period.

Contoh. Karyawan A memiliki periode hak sebelumnya dari 1 Januari 2020 hingga 31 Desember 2020 (Tahun Kalender). Laporan menampilkan informasi cuti dari 1 Januari 2020 hingga 31 Desember 2020.

Contoh. Karyawan B memiliki periode hak sebelumnya dari 1 Februari 2020 hingga 31 Januari 2021 (Tahun Kalender). Laporan menampilkan informasi cuti dari 1 Januari 2020 hingga 31 Desember 2020.

Filter berdasarkan Tahun

CATATAN: Setelah April 2024, laporan cuti untuk tahun 2022 dan sebelumnya tidak akan lagi didukung. Silakan hubungi layanan pelanggan kami jika Anda memerlukan bantuan.

Lihat informasi cuti berdasarkan tahun yang Anda pilih. Anda juga dapat melihat informasi cuti dari periode hak sebelumnya.

Menu dropdown pemilih tahun ini akan muncul saat Anda mengklik “klik untuk memilih tahun”

Karyawan

Lihat laporan cuti karyawan individu dengan mencari nama mereka

Anda dapat memasukkan nama karyawan secara langsung atau memilih dari menu dropdown saat mengkliknya.

Tipe Cuti

Lihat laporan cuti berdasarkan tipe cuti dengan mengklik “ All Leave Types”

Anda dapat memilih tipe cuti yang ingin dilihat dari menu dropdown.

Ekspor CSV

Anda juga dapat mengekspor laporan cuti dalam format CSV agar informasi ini dapat dengan mudah diintegrasikan ke platform lain seperti penyedia payroll dan aplikasi Excel ( Google Sheets , Microsoft Excel )

Catatan: File CSV yang diekspor akan didasarkan pada filter yang diterapkan, termasuk filter Periode Hak, Karyawan, dan Tipe Cuti.

Contoh. Jika file CSV yang diekspor didasarkan pada Periode Hak yang telah Anda pilih. Jika “Periode Hak Saat Ini (Hingga Tanggal)” dipilih, file CSV akan mengekspor periode hak saat ini.

  1. Pilih “Export” untuk mengekspor laporan cuti.

Pertanyaan Umum

1) Tanggal bergabung Karyawan A adalah 15 Juni 2019. Hari ini adalah 20 Okt 2021 dan saya memilih "2021" sebagai periode hak. Apa yang akan ditampilkan?

Untuk Karyawan A, tanggal pembaruan tahun saat ini adalah 15 Juni 2021. Karena 20 Okt 2021 telah melewati tanggal pembaruan, data berikut akan ditampilkan:

  • 15 Juni 2020 to 14 Juni 2021 (Periode hak sebelumnya)

  • 15 Juni 2021 to 14 Juni 2022 (Periode hak saat ini)

Karena ada tumpang tindih dalam kedua periode hak yang tercantum di atas, keduanya akan ditampilkan dalam Laporan Cuti.

2) Bagaimana cara menghitung Saldo?

Saldo dapat dipengaruhi oleh 3 faktor:

  • Saldo Cuti = Cuti Diberikan Hingga Saat Ini - Total Cuti Diambil

  • Mengubah nilai di Tim Saya > Nama Karyawan > Libur & Cuti > Saldo untuk periode ini

  • Mengubah nilai di Pengaturan > Libur & Cuti > Tipe Cuti yang Dipilih > Hak Cuti Progresif untuk Periode

3) Mengapa tidak ada nilai di kolom Carry Forward saya?

Data cuti “Carry Forward” hanya akan muncul setelah karyawan masuk ke periode hak baru. Itulah saat perhitungan terjadi, dan data carry forward akan tercermin dalam CSV ketika karyawan masuk ke periode hak baru mereka

  • 15 June 2020 to 14 June 2021 (previous entitlement period)

  • 15 June 2021 to 14 June 2022 (current entitlement period)

  • Data cuti Carry Forward hanya akan ditampilkan setelah 15 Juni 2021

4) Pada saldo cuti karyawan saya terdapat indikasi "Leaves Taken", apa maksudnya?
Yang dimaksud dengan "Taken Leaves" di sini adalah semua cuti yang telah diajukan/diambil oleh karyawan selama seluruh periode. Contohnya, karyawan berhak mendapat 12 Hari per tahun. Misalkan tahun ini adalah tahun 2026 dan karyawan tersebut memutuskan untuk menggunakan semua 12 Saldo pada bulan Desember. Laporan cuti akan menunjukkan bahwa cuti yang diambil adalah 12 Hari, meskipun Anda memeriksa saldo pada Januari 2026. Sehingga mereka tidak dapat mengambil cuti lebih (meskipun Desember belum tiba)

Apakah pertanyaan Anda terjawab?