Isi artikel ini berlaku untuk pengguna berikut:
Tingkat: NA
Produk: StaffAny
Platform: Web
Tingkat Akses: Owner/Manager/Supervisor/Employee
Permintaan Kehadiran (disebut juga Edit Permintaan Kehadiran) memungkinkan karyawan meminta Manager atau Owner untuk mengoreksi catatan Clock In atau Clock Out — misalnya saat lupa Clock In, mengalami gangguan koneksi, atau perlu memperbarui waktu yang tidak tepat.
Koreksi yang disetujui dicatat secara resmi sebagai bagian dari total jam kerja karyawan. Jika ditolak, waktu Clock In atau Clock Out yang sebelumnya tercatat tetap digunakan.
Panduan ini mencakup cara:
Aktifkan Permintaan Kehadiran untuk Karyawan
Sebelum karyawan dapat mengajukan Permintaan Kehadiran, Manager atau Owner harus memberikan izin di Pengaturan.
Buka Pengaturan > Persetujuan Kehadiran.
Gulir ke bagian Edit Permintaan Kehadiran.
Cari karyawan berdasarkan nama dan centang kotak di sebelah namanya untuk mengaktifkan fitur ini untuk mereka.
Gulir ke atas dan klik Simpan.
Hanya karyawan yang telah diaktifkan yang akan melihat opsi Kirim Edit Permintaan Kehadiran di aplikasi mobile mereka.
Ajukan Permintaan Kehadiran (Karyawan)
Karyawan dapat mengajukan Permintaan Kehadiran dari aplikasi mobile StaffAny setelah diaktifkan oleh Manager atau Owner.
Siapa yang dapat mengajukan: Karyawan aktif mana pun (Owner, Manager, Supervisor, atau Employee) yang akses permintaan kehadirannya telah diaktifkan di Pengaturan > Persetujuan Kehadiran.
Ketentuan umum:
Only one pending Attendance Request is allowed per shift at a time. A new request cannot be submitted if one is already pending or if a Manual Overtime Request or Work More request is pending for the same shift.
Pengajuan tidak dapat dikirimkan untuk shift dalam periode timesheet yang sudah dikunci.
Dari Daily
Ajukan dari tab Daily pada hari yang sama dengan shift. Tombol Kirim Edit Permintaan Kehadiran terlihat selama kartu shift masih dalam jangka waktu Shift Visibility organisasi.
Ketentuan tambahan untuk tab Daily:
Kamu harus memiliki catatan shift (shift yang ditetapkan dengan catatan Clock In, atau shift telah berakhir).
Untuk koreksi Clock Out saja: gunakan tombol Work More — EAR memerlukan perubahan Clock In.
Jika tombol Kirim Edit Permintaan Kehadiran tidak terlihat: periksa apakah ada permintaan Unscheduled Clock In/Out atau Work More Approval yang belum disetujui — keduanya harus diselesaikan terlebih dahulu.
Langkah-langkah mengajukan dari Daily:
Buka tab Daily dan ketuk Kirim Edit Permintaan Kehadiran.
Isi formulir Edit Permintaan Kehadiran: atur waktu Clock In yang dikoreksi, opsional atur waktu Clock Out yang dikoreksi, dan masukkan Keterangan (alasan). Kolom Keterangan wajib diisi.
Ketuk Kirim Pengajuan. Kamu akan melihat notifikasi Menunggu persetujuan untuk edit permintaan kehadiran di tab Daily hingga Manager atau Owner meninjau pengajuan.
Dari My Timesheet
Ajukan dari tab Timesheet untuk shift lampau yang memenuhi syarat — termasuk shift yang kartu Daily-nya sudah tidak terlihat.
Ketentuan tambahan untuk My Timesheet:
Shift sudah berakhir dan terdaftar atas namamu.
Tidak ada Permintaan Kehadiran, Permintaan Lembur Manual, atau Pengajuan Lembur yang masih pending untuk shift tersebut.
Langkah-langkah mengajukan dari My Timesheet:
Open the StaffAny mobile app and go to My Timesheet.
Jika kamu adalah Owner atau Manager, buka Timesheet dan ketuk namamu sendiri untuk melihat timesheet pribadimu.
Ketuk shift lampau yang memenuhi syarat untuk membuka detail shift.
Tap Send Request
Select Edit Attendance Request.
Adjust the Clock In and/or Clock Out time. At least one must differ from the currently approved time.
Enter a Reason and tap Submit. The request is sent for approval. After submission, the shift shows a Pending approval for edit attendance request banner.
Note:
If there are multiple approver, staff can monitor the approval flow from the status banner update and timecard history
If approved, the attendance record is updated.
If rejected, you can submit a new request for the same shift.
Tinjau Permintaan Kehadiran (Manager / Owner)
Manager dan Owner meninjau Permintaan Kehadiran yang pending dari aplikasi web StaffAny. Semua permintaan yang pending muncul di Inbox di bawah tab Edit Permintaan Kehadiran.
Buka Inbox > Edit Attendance Requests.
Tabel menampilkan setiap permintaan yang pending beserta nama karyawan, ID karyawan, outlet, tanggal shift, dan waktu Clock In / Clock Out yang diminta.
Klik ikon Lihat (mata) untuk melihat timecard lengkap shift sebelum mengambil keputusan.
Arahkan kursor ke tombol setujui atau tolak untuk melihat pratinjau dampak keputusanmu, lalu ambil tindakan.
Setujui Permintaan
Klik tombol centang hijau di sebelah permintaan.
Tinjau pesan konfirmasi yang menyatakan waktu Clock In baru (dan Clock Out jika disertakan) yang akan menggantikan catatan sebelumnya.
Klik Setujui untuk mengonfirmasi.
Hasil: Clock In karyawan (dan Clock Out jika disertakan) diperbarui ke waktu yang diminta.
Tolak Permintaan
Klik tombol silang merah di sebelah permintaan.
Tinjau pesan konfirmasi yang menyatakan bahwa Clock In (dan Clock Out jika berlaku) akan kembali ke waktu sebelumnya.
Klik Tolak untuk mengonfirmasi.
Hasil: Catatan waktu asli karyawan dipulihkan. Permintaan ditandai sebagai ditolak.
FAQ
T: Apa yang terjadi jika saya mengajukan beberapa Edit Permintaan Kehadiran untuk satu shift?
J: Hanya satu Edit Permintaan Kehadiran yang boleh menunggu per shift. Jika masih pending, karyawan dapat memperbarui permintaan tersebut. Setelah disetujui atau ditolak, permintaan baru dapat diajukan untuk shift yang sama.
T: Saya tidak dapat melihat tombol "Kirim Edit Permintaan Kehadiran" di tab Daily — apa yang terjadi?
J: Jika belum Clock In, tombol akan muncul setelah shift berakhir dan selama masih dalam jangka waktu Shift Visibility organisasi.
Setelah Clock In, tombol menjadi tersedia.
T: Bisakah karyawan mengajukan permintaan untuk mengubah hanya waktu Clock Out saja?
J: Tidak. Edit Permintaan Kehadiran tidak dapat diajukan hanya dengan waktu Clock Out tanpa perubahan Clock In. Untuk mengoreksi hanya waktu Clock Out setelah bekerja lebih lama, gunakan alur Work More dari tab Daily.
T: Bisakah karyawan memiliki lebih dari satu Permintaan Kehadiran yang pending untuk shift yang sama?
J: Tidak. Hanya satu Edit Permintaan Kehadiran yang boleh pending per shift dalam satu waktu. Karyawan dapat mengajukan yang baru hanya setelah permintaan yang ada disetujui atau ditolak.
T: Apa yang terjadi jika timesheet untuk periode shift sudah dikunci?
J: Permintaan Kehadiran tidak dapat diajukan untuk shift dalam periode Timesheet yang sudah dikunci. Tombol kirim akan dinonaktifkan.
T: Di mana Manager meninjau permintaan?
J: Permintaan yang pending muncul di Inbox > Edit Attendance Requests di aplikasi web. Persetujuan dan penolakan hanya dapat dilakukan melalui web.
T: Mengapa tombol Kirim Pengajuan tidak muncul pada shift lampau di My Timesheet?
J: Tombol Kirim Pengajuan tidak muncul pada shift lampau di My Timesheet apabila salah satu kondisi berikut berlaku:
Shift tidak terdaftar atas namamu, atau shift masih berlangsung atau di masa mendatang.
Periode timesheet sudah dikunci.
Akses Edit Permintaan Kehadiran belum diaktifkan untuk akunmu di Pengaturan > Persetujuan Kehadiran.
Ada Edit Permintaan Kehadiran, Permintaan Lembur Manual, atau Pengajuan Lembur yang masih pending untuk shift tersebut.
T: Seberapa jauh ke belakang saya dapat mengajukan Edit Permintaan Kehadiran dari My Timesheet?
J: Tidak ada batas waktu tetap untuk pengajuan dari My Timesheet. Kamu dapat mengajukan untuk shift lampau mana pun yang terdaftar atas namamu dan berada dalam periode timesheet yang belum dikunci. Setelah periode timesheet dikunci oleh Manager atau Owner, pengajuan untuk shift dalam periode tersebut tidak lagi dapat dilakukan. Untuk mengajukan untuk shift yang lebih lama, tanyakan kepada Manager atau Owner apakah periode timesheet dapat dibuka kuncinya.
T: Apa perbedaan antara mengajukan dari tab Daily dan dari My Timesheet?
J: Tab Daily menampilkan shift hari ini dan mengharuskan kartu shift masih terlihat dalam jangka waktu Shift Visibility (minimal 6 jam setelah waktu berakhirnya shift yang dijadwalkan). My Timesheet memungkinkan kamu kembali ke shift lampau yang memenuhi syarat — tidak ada batasan jangka waktu Shift Visibility. Kedua titik masuk menggunakan alur persetujuan yang sama.