Isi artikel ini berlaku untuk pengguna berikut:
Tingkat: NA
Produk: StaffAny
Platform: Web
Tingkat Akses: Owner
Panduan ini mencakup cara:
Mengaktifkan Permintaan Lembur Manual
Permintaan Lembur Manual memungkinkan karyawan mengajukan jam lembur untuk disetujui melalui aplikasi mobile setelah Clock Out. Jam lembur hanya dihitung setelah manager atau owner menyetujui pengajuan.
Untuk mengaktifkannya:
Buka Pengaturan > Waktu dan Kehadiran > Persetujuan Kehadiran
Di bagian Persetujuan Lembur, pilih Permintaan Lembur Manual.
Klik Simpan.
Catatan: Permintaan Lembur Manual dan Work More Approval tidak dapat aktif secara bersamaan. Mengaktifkan salah satu akan otomatis menonaktifkan yang lain. Memilih Nonaktif akan menonaktifkan keduanya; permintaan yang masih pending tidak dapat ditindaklanjuti dan jam yang diminta tidak akan dihitung.
Mengatur Alur Persetujuan untuk Permintaan Lembur Manual
Kamu dapat mengatur siapa yang menyetujui Permintaan Lembur Manual. Secara default, permintaan mengikuti alur persetujuan default organisasi. Kamu juga dapat mengatur alur persetujuan individual per karyawan.
Atur alur persetujuan default:
Buka Pengaturan > Manajemen Tim > Alur Persetujuan
Klik Edit pada Manual Overtime dari daftar jenis permintaan.
Penyetuju default adalah 1 penyetuju dari Manager atau Owner organisasimu.
Kamu dapat mengatur hingga 3 tahap penyetuju dengan pilihan grup pengguna atau individu yang berbeda. Persetujuan akan diselesaikan berdasarkan urutan. Berikut pilihannya:
Grup Spesifik Outlet
Manager outlet karyawan. Dengan memilih ini, pengguna dengan level akses Manager di outlet karyawan dapat menyetujui/menolak permintaan
Owner outlet karyawan. Dengan memilih ini, pengguna dengan level akses Owner di outlet karyawan dapat menyetujui/menolak permintaan
Grup Independen Outlet
Semua Manager. Dengan memilih ini, pengguna mana pun dengan level akses Manager di Organisasi dapat menyetujui/menolak permintaan
Semua Owner. Dengan memilih ini, pengguna mana pun dengan level akses Owner di Organisasi dapat menyetujui/menolak permintaan
Semua Manager & Owner. Dengan memilih ini, pengguna mana pun dengan level akses Manager atau Owner di Organisasi dapat menyetujui/menolak permintaan
Individual. Pilih pengguna tertentu yang dapat menyetujui/menolak permintaan
Set the default approval route and click Save.
Set an individual approval route for a specific staff member:
Open Individual Routing tab > search employee name > click Edit
Configure their individual route.
Click Save.
Catatan: Untuk alur persetujuan 3 tahap, bersifat ketat: tahap 3 tidak dapat menyetujui sebelum tahap 2 selesai.
Ajukan Permintaan Lembur Manual (Karyawan)
Setelah Clock Out, karyawan dapat mengajukan Permintaan Lembur Manual untuk mencatat jam lembur yang perlu disetujui. Ada dua titik masuk: tab Daily (hari yang sama) dan My Timesheet (shift lampau yang memenuhi syarat).
Ketentuan umum pengajuan:
Jam lembur harus lebih dari 0 dan tidak boleh melebihi total jam berbayar shift.
Hanya satu Permintaan Lembur Manual yang boleh pending per shift. Pengajuan tidak dapat dikirimkan jika ada Edit Permintaan Kehadiran atau Pengajuan Lembur yang masih pending untuk shift yang sama.
Pengajuan tidak dapat dikirimkan untuk periode timesheet yang sudah dikunci.
Setelah permintaan disetujui di tahap pertama, kamu tidak dapat lagi mengeditnya.
From Daily
Ajukan dari tab Daily selama kartu shift masih terlihat (dalam jangka waktu Shift Visibility organisasi — minimal 6 jam setelah waktu berakhirnya shift yang dijadwalkan). Lihat Set Up Shift Visibility untuk informasi lebih lanjut.
Di aplikasi Mobile, buka tab Daily.
Temukan shift yang sudah Clock Out. Ketuk Manual Overtime Request.
Masukkan jumlah Jam Kerja Lembur yang kamu minta. Kamu juga dapat menambahkan Keterangan opsional.
Ketuk Kirim Pengajuan. Pengajuanmu akan dikirimkan ke manager atau owner untuk ditinjau. Status akan menunjukkan pending hingga disetujui atau ditolak.
Dari My Timesheet
Ajukan dari tab Timesheet untuk shift lampau yang memenuhi syarat — termasuk shift yang kartu Daily-nya sudah tidak terlihat.
Ketentuan tambahan untuk My Timesheet:
Shift sudah berakhir, memiliki waktu Clock Out yang tercatat, dan terdaftar atas namamu.
Shift tidak boleh disetel auto-approve lembur, dan organisasi tidak boleh mengaktifkan Work More Approval.
Buka aplikasi mobile StaffAny dan masuk ke Timesheet.
Jika kamu adalah Owner atau Manager, buka Timesheet dan ketuk namamu sendiri untuk melihat timesheet pribadimu.
Ketuk shift lampau yang memenuhi syarat untuk membuka detail shift.
Tap Send Request
Select Manual Overtime Request.
Note: If edit attendance request is enabled, you will also see an option for it. Learn more about how to submit and review attendance requests here
Masukkan Jam Kerja Lembur dan Alasan. Jam lembur divalidasi berdasarkan total jam berbayar shift pada saat pengajuan. Jika Edit Permintaan Kehadiran sebelumnya sudah disetujui untuk shift ini, validasi menggunakan total jam berbayar yang dihitung ulang dari EAR tersebut.
Ketuk Kirim. Pengajuan dikirimkan menggunakan alur persetujuan MOR yang sudah ada.
After submission, the shift shows a Pending approval for manual overtime request banner
Note:
Click Edit Request to update the request while it is still pending.
If there are multiple layer approvers, status will still be pending for approver. View status and timecard history for tracking
If request has been fully approved, Work Hours are updated.
If rejected, you can submit a new manual overtime request for the same shift.
Menyetujui atau Menolak Permintaan Lembur Manual (Web)
Manager dan owner dapat meninjau Permintaan Lembur Manual yang pending dari Inbox atau langsung dari Detail Timesheet.
Dari Inbox:
Buka Inbox > Manual Overtime.
Tinjau nama karyawan, tanggal shift, waktu Clock In dan Clock Out, total jam berbayar, dan jam lembur yang diminta.
Klik Setujui atau Tolak.
Saat menyetujui, kamu dapat menyesuaikan jam lembur sebelum mengonfirmasi. Klik Konfirmasi untuk menyetujui.
Dari Detail Timesheet:
Buka Timesheet > buka detail timesheet karyawan > temukan shift dengan Permintaan Lembur Manual yang pending. Sel status akan menampilkan permintaan yang pending
Klik untuk menyetujui permintaan.
Pantau status persetujuan di riwayat timecard
Catatan: Jam lembur yang disetujui dihitung dalam timesheet karyawan. Jam yang ditolak tidak dihitung. Jika organisasimu menggunakan alur persetujuan multi-tahap, permintaan harus melewati semua tahap sebelum jam lembur dihitung.
Melihat Permintaan Lembur Manual di Timesheet
Setelah Permintaan Lembur Manual disetujui, jam lembur yang disetujui tercermin dalam timesheet karyawan. Kamu dapat melihat status Permintaan Lembur Manual di Detail Timesheet.
Buka Timesheet dan buka detail timesheet karyawan.
Di kolom penyesuaian waktu, status Permintaan Lembur Manual ditampilkan bersama timeline Clock In dan Clock Out untuk shift tersebut.
FAQ
T: Apakah karyawan dapat mengajukan Permintaan Lembur Manual jika Persetujuan Lembur aktif?
J: Tidak. Permintaan Lembur Manual dan Persetujuan Lembur saling eksklusif. Hanya satu yang dapat aktif sekaligus. Untuk menggunakan Permintaan Lembur Manual, buka Pengaturan > Waktu dan Kehadiran > Persetujuan Kehadiran dan pilih Permintaan Lembur Manual.
T: Apakah saya dapat menyesuaikan jam lembur saat menyetujui?
J: Ya. Saat menyetujui dari Inbox, Anda dapat memasukkan jumlah jam lembur yang berbeda sebelum mengkonfirmasi. Jam yang disetujui harus lebih dari 0.
T: Apa yang terjadi pada pengajuan yang menunggu jika saya menonaktifkan Permintaan Lembur Manual?
J: Memilih Mati di bagian Persetujuan Lembur akan membuat semua Permintaan Lembur Manual yang menunggu menjadi tidak dapat ditindaklanjuti. Jam yang diminta tidak akan dihitung.
T: Apakah karyawan dapat mengedit pengajuan setelah sebagian disetujui?
J: Tidak. Setelah pengajuan mencapai tahap pertama persetujuan, karyawan tidak dapat lagi mengeditnya.
T: Apakah Permintaan Lembur Manual tersedia di Web Timeclock?
J: Tidak. Permintaan Lembur Manual tersedia di aplikasi Web dan Mobile saja. Fitur ini tidak tersedia di Web Timeclock.