Lewati ke konten utama

Kelola Permintaan Lembur Manual

Pelajari lebih lanjut cara kelola permintaan lembur manual untuk karyawan

Ditulis oleh StaffAny

Isi artikel ini berlaku untuk pengguna berikut

Tier: START UP, GROWTH, SCALE

Produk: StaffAny

Platform: Web, Mobile

Tingkat Akses: Owner, Manager

Panduan ini mencakup cara:

  1. Mengaktifkan Permintaan Lembur Manual

  2. Mengatur Alur Persetujuan untuk Permintaan Lembur Manual

  3. Mengajukan Permintaan Lembur Manual (Mobile)

  4. Menyetujui atau Menolak Permintaan Lembur Manual (Web)

  5. Melihat Permintaan Lembur Manual di Timesheet

  6. FAQ

Mengaktifkan Permintaan Lembur Manual

Permintaan Lembur Manual memungkinkan karyawan mengajukan jam lembur untuk disetujui melalui aplikasi mobile setelah clock out. Jam lembur hanya dihitung setelah manager atau owner menyetujui pengajuan.

Untuk mengaktifkannya:

  1. Buka Pengaturan > Waktu dan Kehadiran > Persetujuan Kehadiran

  2. Di bagian Persetujuan Lembur, pilih Permintaan Lembur Manual.

  3. Klik Simpan.

Catatan: Permintaan Lembur Manual dan Persetujuan Lembur tidak dapat aktif secara bersamaan. Mengaktifkan salah satu akan otomatis menonaktifkan yang lain. Memilih Mati akan menonaktifkan keduanya; semua pengajuan yang sedang menunggu akan menjadi tidak dapat ditindaklanjuti dan jam yang diminta tidak akan dihitung.

Mengatur Alur Persetujuan untuk Permintaan Lembur Manual

Anda dapat mengatur siapa yang menyetujui Permintaan Lembur Manual. Secara default, pengajuan mengikuti alur persetujuan default organisasi. Anda juga dapat mengatur alur persetujuan individu per karyawan.

Atur alur persetujuan default:

  1. Buka Pengaturan > Manajemen Tim > Alur Persetujuan

  2. Klik Edit pada Lembur Manual dari daftar jenis pengajuan.

  3. Penyetuju default adalah 1 penyetuju, yaitu Manager atau Owner dari Organisasi Anda.

  4. Anda dapat mengatur hingga 3 tahap penyetuju dengan pilihan grup pengguna atau individu yang berbeda. Persetujuan akan diselesaikan berdasarkan urutannya. Berikut pilihan yang tersedia:

    1. Grup Spesifik Outlet

      1. Manager outlet karyawan. Dengan memilih ini, pengguna dengan tingkat akses Manager di outlet karyawan dapat menyetujui/menolak pengajuan

      2. Owner outlet karyawan. Dengan memilih ini, pengguna dengan tingkat akses Owner di outlet karyawan dapat menyetujui/menolak pengajuan

    2. Grup Independen Outlet

      1. Semua Manager. Dengan memilih ini, semua pengguna dengan tingkat akses Manager di Organisasi dapat menyetujui/menolak pengajuan

      2. Semua Owner. Dengan memilih ini, semua pengguna dengan tingkat akses Owner di Organisasi dapat menyetujui/menolak pengajuan

      3. Semua Manager & Owner. Dengan memilih ini, semua pengguna dengan tingkat akses Manager atau Owner di Organisasi dapat menyetujui/menolak pengajuan

    3. Individual. Pilih pengguna tertentu yang dapat menyetujui/menolak pengajuan

  5. Atur alur persetujuan default dan klik Simpan.

Atur alur persetujuan individu untuk karyawan tertentu:

  1. Buka tab Routing Individual > cari nama karyawan > klik Edit

  2. Atur alur persetujuan individu mereka.

  3. Klik Simpan.

Catatan: Untuk alur persetujuan 3 tahap, aturannya ketat: tahap 3 tidak dapat menyetujui sebelum tahap 2 selesai.

Mengajukan Permintaan Lembur Manual (Mobile)

Setelah clock out, karyawan dapat mengajukan Permintaan Lembur Manual dari aplikasi mobile untuk meminta jam lembur pada shift tersebut.

  1. Di Aplikasi Mobile, buka tab Harian.

  2. Cari shift yang sudah Anda clock out. Tap Permintaan Lembur Manual.

  3. Masukkan jumlah Jam Lembur yang Anda ajukan. Anda juga dapat menambahkan Catatan opsional.

  4. Tap Kirim Pengajuan setelah selesai. Pengajuan Anda akan dikirim ke manager atau owner untuk ditinjau. Status akan menampilkan menunggu persetujuan hingga disetujui atau ditolak.

Ketentuan pengajuan:

  • Jam lembur harus lebih dari 0 dan tidak boleh melebihi total jam kerja dibayar untuk shift tersebut.

  • Anda hanya dapat memiliki satu Permintaan Lembur Manual yang sedang menunggu per shift.

  • Anda tidak dapat mengajukan Permintaan Lembur Manual jika ada Pengajuan Edit Kehadiran atau Pengajuan Lembur yang sedang menunggu untuk shift yang sama.

  • Anda tidak dapat mengajukan atau mengedit pengajuan jika timesheet untuk periode tersebut sudah dikunci.

  • Setelah pengajuan disetujui pada tahap pertama, Anda tidak dapat lagi mengeditnya.

Menyetujui atau Menolak Permintaan Lembur Manual (Web)

Manager dan owner dapat meninjau Permintaan Lembur Manual yang sedang menunggu dari Inbox atau langsung dari Detail Timesheet.

Dari Inbox:

  1. Buka Inbox > Lembur Manual.

  2. Tinjau nama karyawan, tanggal shift, waktu clock-in dan clock-out, total jam kerja dibayar, dan jam lembur yang diminta.
    ​

  3. Klik Setujui atau Tolak.

  4. Saat menyetujui, Anda dapat menyesuaikan jam lembur sebelum mengkonfirmasi. Klik Konfirmasi untuk menyetujui.

Dari Detail Timesheet:

  1. Buka Timesheet > buka detail timesheet karyawan > cari shift dengan Permintaan Lembur Manual yang sedang menunggu. Sel status akan menampilkan pengajuan yang menunggu

  2. Klik untuk menyetujui pengajuan.

  3. Pantau status persetujuan di riwayat timecard

Catatan: Jam lembur yang disetujui akan dihitung dalam timesheet karyawan. Jam yang ditolak tidak dihitung. Jika organisasi Anda menggunakan alur persetujuan bertahap, pengajuan harus melewati semua tahap sebelum jam lembur dihitung.

Melihat Permintaan Lembur Manual di Timesheet

Setelah Permintaan Lembur Manual disetujui, jam lembur yang disetujui akan tercermin dalam timesheet karyawan. Anda dapat melihat status Permintaan Lembur Manual di Detail Timesheet.

  1. Buka Timesheet dan buka detail timesheet karyawan.

  2. Di kolom penyesuaian waktu, status Permintaan Lembur Manual ditampilkan bersama dengan timeline clock-in dan clock-out untuk shift tersebut.

FAQ

T: Apakah karyawan dapat mengajukan Permintaan Lembur Manual jika Persetujuan Lembur aktif?

J: Tidak. Permintaan Lembur Manual dan Persetujuan Lembur saling eksklusif. Hanya satu yang dapat aktif sekaligus. Untuk menggunakan Permintaan Lembur Manual, buka Pengaturan > Waktu dan Kehadiran > Persetujuan Kehadiran dan pilih Permintaan Lembur Manual.

T: Apakah saya dapat menyesuaikan jam lembur saat menyetujui?

J: Ya. Saat menyetujui dari Inbox, Anda dapat memasukkan jumlah jam lembur yang berbeda sebelum mengkonfirmasi. Jam yang disetujui harus lebih dari 0.

T: Apa yang terjadi pada pengajuan yang menunggu jika saya menonaktifkan Permintaan Lembur Manual?

J: Memilih Mati di bagian Persetujuan Lembur akan membuat semua Permintaan Lembur Manual yang menunggu menjadi tidak dapat ditindaklanjuti. Jam yang diminta tidak akan dihitung.

T: Apakah karyawan dapat mengedit pengajuan setelah sebagian disetujui?

J: Tidak. Setelah pengajuan mencapai tahap pertama persetujuan, karyawan tidak dapat lagi mengeditnya.

T: Apakah Permintaan Lembur Manual tersedia di Web Timeclock?

J: Tidak. Permintaan Lembur Manual tersedia di aplikasi Web dan Mobile saja. Fitur ini tidak tersedia di Web Timeclock.

Apakah pertanyaan Anda terjawab?