Konten artikel ini dapat diterapkan untuk pengguna berikut
Tingkat: Semua
Platform: Seluler & Web
Level Akses: Owner
Off-In-Lieu (OIL), atau Cuti Pegganti, adalah cara populer bagi para pemilik usaha untuk menggantikan kompensasi staf yang bekerja pada hari-hari tertentu. Seringkali, pemilik usaha memberikan Cuti Pengganti kepada staf mereka dalam kasus-kasus berikut:
Menyelesaikan shift pada Hari Libur Nasional
Bekerja pada Hari Libur Staf
Bekerja Lembur
Menyelesaikan Hari Libur Staf yang bersamaan dengan Hari Libur Nasional
Di StaffAny, Anda dapat mengatur jenis cuti pengganti untuk memberikan bonus untuk staf yang bekerja melebihi jadwanya, melacak saldo cuti pengganti mereka saat ini, dan mengelola tanggal expired cuti pengganti yang diperoleh.
Artikel ini akan menjelaskan:
Mengatur jenis cuti Off-in-lieu / Cuti Pengganti
Jenis Cuti Pengganti adalah jenis cuti khusus yang tidak memiliki konsep periode hak dan kebijakan akumulasi. Saldo secara default diatur menjadi 0, dan satu-satunya cara untuk mendapatkan lebih banyak saldo adalah melalui Penyesuaian Massal (Nanti dijelaskan lebih lanjut). Untuk membuat Jenis Cuti Pengganti:
Pada aplikasi StaffAny, lalu masuk ke halaman Pengaturan > Libur dan Cuti > Kelola Jenis Cuti > Tambah Cuti.
Pilih “Cuti Pengganti” pada dropdown.
Isi detail Jenis Cuti serupa dengan Jenis Cuti lainnya (Refer to guide here). Namun, hanya beberapa kolom berikut yang perlu diisi untuk Jenis Cuti Pengganti:
Nama Cuti
Tag Cuti
Karyawan yang Dipilih
Penganturan Lainnya
Klik “Simpan”.
Memberikan Cuti Pengganti kepada staf melalui Penyesuaian Massal
Setelah membuat Jenis Cuti Pengganti, sekarang Anda bisa melanjutkan untuk memberikan saldo cuti tersebut kepada staf Anda! Di StaffAny, ini bisa dilakukan dengan membuat Penyesuaian Massal, yang memungkinkan Anda memberikan saldo kepada satu staf atau lebih sekaligus!
Membuat Penyesuaian Massal baru
Pada aplikasi StaffAny, masuk ke menu tab “Cuti” > Manajemen Cuti.
Pilih jenis cuti pengganti yang dimaksud dari menu dropdown.
Klik “Buat Penyesuaian”. Anda akan melihat jendela pop-up Penyesuaian Cuti muncul.
Isi detail untuk penyesuaian massal yang baru dibuat di jendela pop-up.
Alasan Penyesuaian: This should be the reason for creating this OIL adjustment. For example, if you are awarding your staff(s) for working on Chinese New Year (CNY), you can input “CNY PH Leave” as an adjustment reason. Bagian ini akan diisi dengan alasan untuk membuat penyesuaian Cuti Pengganti ini. Sebagai contoh, jika Anda memberikan kompensasi kepada staf Anda karena bekerja pada Tahun Baru Imlek (TBI), Anda dapat memasukkan "Cuti Pengganti Imlek" sebagai alasan penyesuaian.
Hari Penyesuaian: Ini adalah jumlah hari Cuti Pengganti yang diberikan kepada staf. Setelah membuat penyesuaian massal, saldo total Cuti Pengganti staf Anda seharusnya bertambah sesuai dengan jumlah yang sama.
Jenis Penyesuaian: Pilih “Credit (Tambah)” untuk memberikan saldo pada staf anda.
Tanggal Mulai, Tanggal Berakhir & Opsi “Tidak bisa kadaluarsa”:
Tanggal Mulai: Ini akan menjadi tanggal ketika staf mendapatkan saldo Cuti Pengganti.
Tanggal Berakhir: Tanggal kedaluwarsa dari penyesuaian massal ini. Setelah lewat dari tanggal ini, saldo Cuti Pengganti yang tersisa yang diperoleh dari penyesuaian ini akan kedaluwarsa.
Opsi “Tidak bisa kadaluarsa”: Dengan memilih opsi ini, saldo Cuti Pengganti yang diperoleh dari penyesuaian ini dapat digunakan kapan saja dan tidak akan kedaluwarsa secara otomatis.
Memilih Karyawan: Pilih staf yang akan diberikan saldo Cuti Pengganti. Gunakan fitur penyortiran dan penyaringan kami untuk Kontrak, Roles, dan Section untuk dengan cepat menemukan staf yang relevan. Atau, Anda dapat dengan mudah mencari mereka di kotak search kami.
Tekan Simpan untuk keluar dari popup penyesuaian massal. Penyesuaian Massal yang baru dibuat akan terlihat di tab Penyesuaian Massal.
Menandai/Membatalkan Tanda untuk Staf pada Penyesuaian Massal yang sudah ada melalui pengeditan
Dari Manajemen Cuti, Klik "Edit" untuk mengedit Penyesuaian Massal tertentu yang telah dibuat sebelumnya. Sebuah jendela pop-up Penyesuaian Cuti akan muncul.
Edit Penyesuaian Massal sesuai kebutuhan. Hanya kolom berikut yang dapat diedit.
Alasan Penyesuaian
Memilih Karyawan: Anda dapat menandai staf baru ke penyesuaian massal yang sudah ada (jika sudah ditandai ke jenis cuti Pengganti), atau menghapus staf yang saat ini sudah ditandai.
Tekan "Simpan" untuk menyimpang perubahan dan keluar dari jendela popup Penyesuaian Massal.
Melacak Penyesuaian Massal yang Telah Dibuat
Di tab Penyesuaian Massal, Anda dapat melihat semua Penyesuaian Massal yang telah dibuat sebelumnya untuk jenis cuti ini. Setiap baris baru mewakili satu Penyesuaian Massal.
Kolom yang berwarna hijau menandakan bahwa kolom tersebut sudah pernah di edit.
Untuk melacak perubahan yang dilakukan pada Penyesuaian Massal,,
Klik “Lihat”
Audit Log yang menunjukkan perubahan yang telah dilakukan pada Penyesuaian Massal akan muncul.
Mengatur Off-in-lieu / Cuti Pengganti secara otomatis
Selain membuat penyesuaian massal secara manual, Anda juga dapat memilih agar sistem memberikan Off-In-Lieus/Cuti Pengganti secara otomatis kepada staf Anda menggunakan fitur otomatisasi Cuti Pengganti kami! Dengan fitur ini, sistem kami akan secara otomatis membuat dan menetapkan pengguna ke penyesuaian massal setiap kali mereka bekerja pada Hari Libur Umum!
Catatan: Kami saat ini sedang menguji fitur ini dengan pengguna terpilih, jika Anda tertarik dengan fitur ini, silahkan hubungi customer support kami!
Mengatur Tanggal Khusus untuk Hari Libur Nasional
Untuk menggunakan fitur otomatisasi Cuti Pengganti, Anda harus memastikan bahwa Tanggal Khusus (atau Hari Libur Nasional) Anda telah diatur.
Masuk ke menu Pengaturan > Tanggal Khusus
Tambahkan acara baru atau hari libur nasional sesuai kebutuhan, dengan menentukan tanggal dan nama untuk Hari Libur Nasional tersebut.
Ceklis pada kolom "Masukkan dalam Auto Cuti Pengganti" untuk tanggal acara yang ingin diikut sertakan pada mesin Otomatisasi Cuti Pengganti kami.
Klik "Simpan" untuk menyelesaikan.
Untuk informasi lebih lanjut yg berkaitan dengan tanggal khusus, Silakan merujuk ke Artikel Bantuan ini.
Membuat Aturan untuk Otomatisasi Cuti Pengganti.
Pada tab Libur dan Cuti, klik pada Jenis Cuti Pengganti, dan Anda akan melihat drawer samping muncul. Di sini, Anda dapat menyiapkan aturan otomatisasi. Aturan-aturan ini menentukan kondisi di mana staf akan secara otomatis diberikan saldo (melalui Penyesuaian Massal).
Untuk menambah aturan Otomatisasi Cuti Pengganti:
Di drawer samping detail cuti, klik tombol Tambah Aturan Otomatis.
Jendela popup untuk membuat aturan baru akan muncul. Selanjutnya, silahkan mengisi formulir sebagai berikut:
Nama Aturan: contohnya, Otomatisasi Libur Nasional
Jumlah yang Diberikan: Ini adalah jumlah hari saldo cuti yang secara otomatis diberikan kepada staf jika mereka memenuhi kondisi yang ditentukan.
Expiry: Isi periode kedaluwarsa untuk saldo Cuti Pengganti yang diberikan.
Pilih Jenis Penyesuaian (atau Aturan Otomatisasi) yang dimaksud: Saat ini, kami hanya mendukung pemberian Cuti Pengganti kepada staf untuk yang bekerja pada Hari Libur Nasional (atau Acara Khusus dalam sistem kami).
Catatan: Otomatisasi untuk bekerja pada hari libur dan menyelesaikan libur pada hari libur nasional akan segera hadir!Isi "Durasi Total" jam kerja setiap staf dalam sehari sebelum otomatisasi memberikan saldo cuti kepada mereka. Sebagai contoh, jika seorang staf hanya harus bekerja lebih dari 4jam dalam 1 hari untuk diberikan saldo cuti pengganti, Anda harus menyetelnya sebagai [Durasi Min - 4 jam, Durasi Maks - 24 jam].
Periksa kembali "Jatuh Pada" untuk memastikan tanggal Hari Libur yang benar tercermin dalam aturan otomatisasi.
Klik Simpan.
Contoh
Jika perusahaan Anda memiliki kebijakan berikut untuk memberikan Cuti Pengganti pada Libur Nasional:
0.5 hari Cuti Pengganti untuk staf yang bekerja dibawah 4jam.
1 hari Cuti Pengganti untuk staf yang bekerja lebih dari 4jam.
Anda sebaiknya menyiapkan 2 aturan terpisah, satu untuk setiap kasus di atas.
Kasus | 0.5 hari untuk 0-4 jam kerja | 1 hari untuk 4 jam kerja atau lebih |
Nama Aturan | Cuti Pengganti Libur Nasional (<4jam) Otomatis | Cuti Pengganti Libur Nasional (>4jam) Otomatis |
Jumlah yang Diberikan | 0.5 | 1 |
Kadaluwarsa | 3 Bulan (same for both) | 3 Bulan (same for both) |
Jenis Penyesuaian (atau Jenis Aturan Otomasi) | Bekerja di hari event khusus | Bekerja di hari event khusus |
Durasi Min (sama dengan / lebih dari) | 0 | 4 |
Durasi Maks (kurang dari) | 4 | 24 |
Catatan Penting: Pastikan durasi untuk kedua aturan tidak bersinggungan. Jika bersinggungan, misalnya pada kasus 0-5 jam dan 4-24 jam, maka seorang staf yang mencatat 4 jam akan menerima saldo Cuti Pengganti dari kedua aturan!
Arsip Aturan
Jika terjadi perubahan dalam kebijakan perusahaan untuk memberikan Cuti Pengganti, Anda dapat mengarsipkan aturan lama yang tidak lagi diperlukan dan menyiapkan yang baru. Saldo yang telah diberikan dari aturan sebelumnya tidak akan terpengaruh saat mengarsipkan aturan tersebut. Aturan baru hanya akan berlaku untuk tanggal yang belum dijalankan oleh otomatisasi Cuti Pengganti.
Mengaktifkan Aturan dengan Penjadwalan Otomatis
Setelah pembuatan aturan, sistem akan menampilkan bagian baru yang disebut "Penjadwalan Otomatis". Penjadwalan Otomatis menentukan kapan semua aturan akan berjalan untuk semua staf dalam organisasi.
Pada contoh di atas, sistem akan memberikan Cuti Pengganti untuk staf 1 hari setelah tanggal acara (misalnya, Hari Libur Nasional).
Setelah aturan otomatisasi dan penjadwal diatur, semua staf yang ditandai dengan Jenis Cuti Pengganti akan secara otomatis menerima saldo Cuti Pengganti setiap kali mereka bekerja pada Hari Libur Nasional!
Timesheet
Setiap kali otomatisasi diaktifkan, akan ada indikasi yang ditampilkan di bawah kolom "Status" pada pada halaman timesheet individual. Sebagai contoh, jika 1 hari saldo diberikan untuk Jenis Cuti Pengganti dengan nama cuti Libur Nasional "LN", maka akan ditampilkan 1 LN [Automation].
Melacak Pembuatan Cuti Pengganti Otomatis dalam Manajemen Cuti
Sistem Cuti Pengganti Otomatis kami akan membuat Penyesuaian Massal setiap kali pengguna memenuhi kondisi aturan (misalnya, bekerja pada hari libur). Penyesuaian Massal yang dibuat ini, seperti yang dibuat secara manual, dapat dilihat dan diedit di halaman Manajemen Cuti kami.
Penyesuaian Massal yang dibuat oleh Sistem Otomatis kami akan menampilkan "StaffAny" di bawah kolom "Diedit oleh". Ini untuk membedakan dari Penyesuaian Massal yang dibuat secara manual. Anda masih dapat mengedit penyesuaian massal dengan menandai/membatalkan staf yang sudah terdaftar dari sana.
Pada halaman Detail Penyesuaian, Anda akan menemukan daftar lengkap anggota staf yang telah diberikan saldo secara otomatis.
Menghapus Penyesuaian Massal
Jika Anda menemukan kesalahan dalam Penyesuaian Massal yang dibuat oleh pengguna atau sistem, Anda dapat menghapusnya melalui:
Klik “Hapus” pada baris Penyesuaian Massal yang ingin dihapus.
Klik “Ya” setelah membaca peringatan pada modal untuk melanjutkan penghapusan Penyesuaian Massal. Perlu diingat bahwa sekali menghapus Penyesuaian Massal maka tidak akan bisa dibatalkan.
Melacak Saldo & Expired Cuti Pengganti
Berbeda dengan jenis cuti lainnya, saldo Cuti Pengganti biasanya mulai aktif sehari setelah diperoleh dan kedaluwarsa beberapa bulan setelahnya.
Dengan halaman Detail Penyesuaian kami, Anda dapat dengan mudah melacak rincian saldo Cuti Pengganti yang dimiliki setiap staf, dan apakah ada saldo Cuti Pengganti yang mereka yang akan kedaluwarsa dalam waktu dekat!
Klik pada tab Detail Penyesuaian. Di sini, Anda dapat melihat rincian dari setiap penyesuaian saldo Cuti Pengganti yang diberikan kepada setiap staf.
Untuk melihat saldo Cuti Pengganti secara individual yang belum diambil, cukup filter dengan memilih "Cuti belum terpakai" di bawah fitur pencarian dan sorting kami.
Untuk melihat saldo Cuti Pengganti yang telah kedaluwarsa atau akan segera kedaluwarsa, gunakan fungsi sorting dengan mengklik header kolom “Expiry Date”.
Catatan: Ingatkan staf Anda untuk menggunakan saldo Cuti Pengganti mereka sebelum kedaluwarsa! (Mereka tidak akan memiliki akses ke halaman ini).
Menetapkan & Menggunakan Cuti Pengganti
Saldo untuk Jenis Cuti Pengganti (yang diberikan melalui Penyesuaian Massal) dapat digunakan seperti jenis cuti normal melalui jadwal dan/atau Aplikasi Mobile kami. Ketika Anda menetapkan cuti melalui menu jadwal Aplikasi Web, Anda akan melihat saldo Cuti Pengganti yang tersedia untuk pengguna. Saldo yang tersedia terpisah ke dalam penyesuaian individual, masing-masing berisi alasan penyesuaian dan masa berlaku yang berbeda.
Pada Aplikasi Mobile, Anda juga dapat menetapkan/memberi cuti pengganti melalui menu Jadwal.
Staf juga dapat mengajukan cuti melalui menu "Cuti Saya" dan melacak saldo mereka.
Special Case: Memberikan Cuti Pengganti / Cuti pada Hari Libur Nasional lebih awal
Beberapa perusahaan memberikan Cuti Pengganti pada Hari Libur Nasional (PH) di muka untuk satu tahun. Ini dapat dengan mudah dilakukan melalui Penyesuaian Massal:
Buat satu Penyesuaian Massal untuk setiap Hari Libur Nasional dalam setahun, pada awal tahun. Pastikan semua staf yang ada ditandai/terdaftar untuk setiap Penyesuaian Massal yang dibuat.
Anda bisa memilih untuk menetapkan tanggal kedaluwarsa yang berbeda-beda untuk setiap Penyesuaian Massal yang dibuat dalaam proses pengaturan.
Contoh; Cuti Libur Tahun Baru berakhir pada tanggal 1 April 2024 (3 bulan setelah tahun baru), sementara Cuti Libur Imlek berakhir pada tanggal 10 Mei 2024 (3 bulan setelah Imlek).
Setiap kali karyawan baru bergabung dengan perusahaan, Ikut sertakan mereka dalam Penyesuaian Massal yang relevan yang sesuai dengan Hari Libur Nasional yang terjadi setelah tanggal bergabung mereka.
FAQ
Q: Saat ini saya menggunakan jenis cuti yang biasa untuk melacak saldo Cuti Pengganti, bagaimana cara saya beralih ke jenis Cuti Pengganti yang baru?
A: Anda bisa beralih dengan mengikuti cara dibawah ini:
Tambah Jenis Cuti Pengganti yang baru.
Tandai/Ikut sertakan semua staf yang memenuhi syarat untuk jenis cuti baru ini.
Mulai memberikan saldo cuti tersebut hanya melalui jenis cuti pengganti yang baru ke depannya.
Izinkan staf Anda untuk mengambil dan menghabiskan saldo yang ada dalam jenis cuti lama.
Setelah saldo sudah dihabiskan semua, Anda mungkin ingin mengunduh laporan cuti terkini staf Anda dan mengeluarkan staf dari daftar jenis cuti lama tersebut.
Setelah semua saldo untuk semua staf sudah dihabiskan, unduh laporan cuti untuk jenis cuti tersebut, dan hapus jenis cuti sebelumnya.