Konten artikel ini dapat diterapkan untuk pengguna berikut
Tingkat: N/A
Produk: Payroll
Platform: Web
Level Akses: Owner
Untuk memastikan pemrosesan Payroll yang akurat, lengkapi data karyawan secara menyeluruh, termasuk informasi pribadi seperti ras dan agama (untuk SHG), kewarganegaraan (untuk CPF), detail gaji, dan detail perbankan.
Artikel ini akan membantu Anda mengisi data karyawan secara manual. Cara lain yang lebih cepat adalah menggunakan Edit Massal. Pelajari lebih lanjut tentang Edit Massal di sini.
Setelah selesai menyiapkan Entitas Bisnis dan Komponen Gaji Kustom, Anda dapat membuka halaman Tim Saya dan pilih karyawan untuk melengkapi data Payroll. Akan ada kolom khusus Payroll baru yang perlu diisi dan akan disorot dalam artikel ini.
Panduan ini mencakup berikut ini:
Lengkapi Informasi Dasar
Untuk memulai, buka menu utama di bagian atas, klik Tim Saya, lalu klik salah satu nama karyawan untuk membuka halaman Informasi Detail Karyawan. Untuk setiap karyawan, terdapat kotak informasi yang menyoroti data yang perlu Anda tambahkan.
Dibandingkan karyawan non-Payroll, informasi dasar yang perlu diisi antara lain:
Nama Legal
Tanggal Lahir
Status Perkawinan
Jenis Kelamin
Informasi Jenis Kelamin diperlukan untuk IR8A.
Ras
Agama
Informasi Ras dan Agama diperlukan untuk menghasilkan iuran Self-Help Group (SHG) yang akurat.
Tambahkan Karyawan ke Entitas Bisnis
Setelah mengisi informasi dasar, pada kartu Informasi Pekerjaan di sebelahnya Anda dapat menambahkan karyawan ke Entitas Bisnis yang sudah dibuat sebelumnya. Sebelum menambahkan, pastikan untuk menyiapkan Entitas Bisnis terlebih dahulu.
Atur Informasi Identifikasi
Gulir ke bawah pada halaman yang sama, dan Anda akan menemukan kartu Informasi Identifikasi. Kolom yang ditampilkan bergantung pada negara Payroll organisasi Anda.
Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengisi formulir:
Pilih jenis Kependudukan karyawan.
Pilih Jenis Identitas (misalnya NIK, Paspor) dan masukkan Nomor Identitas.
Masukkan Nomor NPWP karyawan (jika ada).
Klik Simpan setelah semua kolom terisi.
Atur Pajak & Jaminan Sosial dan Pembayaran
Gulir ke bawah untuk menemukan kartu Pajak & Jaminan Sosial dan Pembayaran. Kolom yang ditampilkan bergantung pada negara Payroll organisasi Anda.
Ikuti langkah-langkah berikut:
Isi detail Pajak & Jaminan Sosial karyawan sesuai ketentuan yang berlaku.
Masukkan Detail Rekening Bank karyawan untuk keperluan transfer gaji.
Klik Simpan.
Atur Gaji Karyawan
Lanjutkan dengan mengatur gaji karyawan pada kartu Pengaturan Gaji Saat Ini.
Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengisi formulir:
Masukkan Jabatan karyawan (opsional).
Atur Tipe Gaji:
Per Jam: Jika karyawan dibayar berdasarkan jam kerja. Karyawan dengan tipe gaji Per Jam akan secara otomatis ditandai ke komponen gaji bawaan per jam seperti Gaji Pokok per Jam, Upah Lembur, Upah Event, dan Upah Akhir Pekan.
Tetap: Jika karyawan menerima gaji tetap bulanan. Karyawan dengan tipe gaji Tetap akan secara otomatis ditandai ke komponen gaji bawaan tetap seperti Gaji Pokok Tetap dan Upah Lembur.
Atur Siklus Penggajian:
Bulanan: Jika karyawan dibayar setiap bulan.
Mingguan: Jika karyawan dibayar setiap minggu.
Atur Total Hari Kerja per Minggu: Pilih jumlah hari per minggu yang diharapkan karyawan bekerja.
Untuk karyawan per jam yang mungkin tidak memiliki jadwal tetap, cukup masukkan 5 hari per minggu.
Masukkan Tarif/Gaji Pokok karyawan.
Atur Periode Berlaku: Tanggal mulai berlakunya pengaturan gaji ini.
Klik Simpan.
Terapkan Grup Komponen Gaji ke Karyawan
Grup Komponen Gaji menggabungkan beberapa komponen gaji sehingga Anda dapat menerapkannya ke karyawan sekaligus. Beberapa grup diterapkan secara otomatis berdasarkan Tipe Gaji karyawan (lihat Buat dan Kelola Grup Komponen Gaji). Untuk grup tanpa tipe auto-tag, Anda perlu menerapkannya secara manual.
Untuk menerapkan Grup Komponen Gaji ke karyawan:
Buka Tim Saya dan klik nama karyawan.
Pada profil karyawan, temukan kartu Pengaturan Gaji Saat Ini dan klik Edit.
Gulir ke bawah ke bagian Pengaturan Komponen Gaji.
Di bagian Grup Komponen Gaji, klik dropdown dan pilih grup yang ingin diterapkan. Gunakan bilah pencarian untuk menemukan grup berdasarkan nama.
Grup dengan tipe Tagged Otomatis (Semua Karyawan, Semua Tetap, atau Semua Per Jam) sudah terpilih dan tidak dapat dihapus.
Komponen gaji dengan jumlah tetap yang termasuk dalam grup tidak dapat diubah.
Klik Simpan.
Jika grup yang ditambahkan memiliki komponen gaji yang sama dengan grup yang sudah diterapkan ke karyawan ini, peringatan akan muncul.
Buka kartu Komponen Gaji Tambahan di profil Tim Saya dan hapus komponen gaji yang duplikat.
Edit Pengaturan Gaji Saat Ini dan terapkan kembali grup komponen gaji tersebut.
Tambah/Tandai Komponen Gaji Tambahan (Opsional)
Untuk langkah terakhir, sebelum memproses Payroll Anda dapat menambahkan atau menandai Komponen Gaji Kustom yang sudah dibuat sebelumnya ke karyawan. Jika belum membuat Komponen Gaji baru, pelajari lebih lanjut di sini.
Untuk menambahkan atau menandai Komponen Gaji ke karyawan:
Klik tombol Tambah Komponen Gaji pada kartu Komponen Gaji Tambahan.
Pilih Komponen Gaji yang ingin ditambahkan.
Terdapat perbedaan aksi saat Anda menambahkan Komponen Gaji tipe Berbasis Kehadiran atau tipe Jumlah Tetap:
Saat menambahkan tipe Berbasis Kehadiran, akan menggunakan formula dari pengaturan sebelumnya di Menu Payroll, atau Anda dapat mengkustomisasi jumlahnya untuk setiap karyawan jika komponen gaji diatur ke Tarif Kustom. Pelajari lebih lanjut di sini.
Saat menambahkan tipe Jumlah Tetap, secara default jumlahnya sama dengan yang sudah diatur di Pengaturan Komponen Gaji. Namun, Anda dapat mengganti dan mengkustomisasi jumlah untuk karyawan tertentu.
Setelah menyimpan semua Komponen Gaji, tampilannya akan seperti ini untuk kedua tipe.
Untuk mengganti jumlahnya, klik tombol Edit. Kemudian klik Simpan setelah melakukan perubahan.
Pertanyaan yang Sering Ditanyakan (FAQ) Seputar Pengaturan Profil Karyawan
Q: Apa yang harus saya lakukan jika muncul peringatan Timecard Locked saat menyimpan Pengaturan Gaji?
A: Pastikan untuk menetapkan periode gaji berlaku setelah tanggal kunci. Untuk menyelesaikan masalah di atas, periode gaji berlaku harus 2 Jan 2023 atau hari selanjutnya.
Q: Mengapa saya tidak bisa mengubah tanggal akhir kontrak karyawan yang sudah mengundurkan diri?
A: Saat ini, menambahkan tanggal akhir kontrak tidak dapat dilakukan jika karyawan bergabung beberapa tahun lalu. Namun, Anda dapat menambahkan tanggal akhir kontrak dengan cara berikut:
Ubah tanggal bergabung ke awal Januari 2024, misalnya 1 Januari 2024.
Tambahkan tanggal akhir kontrak dan klik Simpan.
Kemudian ubah kembali tanggal bergabung ke pengaturan semula dan klik Simpan.
Q: Mengapa saya melihat dua periode gaji berlaku di halaman Edit Payroll dan di payslip karyawan? Apa yang harus dilakukan?
A: Ketika Periode Gaji Berlaku berubah dalam satu bulan, sistem akan menganggapnya sebagai penyesuaian gaji dan akan diprorata saat Payroll.
Kasus #1
Jika Anda ingin karyawan memiliki satu periode kompensasi, ubah kembali Periode Gaji Berlaku ke tanggal awal periode timesheet Payroll. Contoh:
Periode timesheet yang digunakan untuk Payroll: 1 Feb 2024 - 28 Feb 2024
Periode gaji berlaku: 1 Feb 2024
Kasus #2
Jika Anda mengubah periode gaji berlaku dan gaji, kembalikan pengaturannya. Contoh:
Sebelumnya (pengaturan awal): Tarif Pokok (Gaji): Rp1.000.000/bulan, Periode gaji berlaku: 01 Feb 2024
Saat ini (jumlah diubah dan periode gaji berlaku diubah): Tarif Pokok (Gaji): Rp1.200.000/bulan, Periode gaji berlaku: 03 Feb 2024
Yang harus dilakukan adalah kembalikan pengaturan ke: Tarif Pokok (Gaji): Rp1.000.000/bulan, Periode gaji berlaku: 01 Feb 2024
Untuk melihat perubahan tercermin di Payroll, Anda perlu membuat ulang Payroll.
Q: Bagaimana cara kerja prorata untuk karyawan baru dan karyawan yang keluar?
A: Untuk karyawan baru dan karyawan yang keluar, prorata dihitung berdasarkan pengaturan Total Hari Kerja per Minggu karyawan. Karena Total Hari Kerja digunakan sebagai penyebut, jika seseorang bergabung di tengah bulan, Anda tetap ingin penyebutnya adalah seluruh bulan tersebut.
Contoh: Karyawan A mengundurkan diri pada 28 Feb 2025 dengan pengaturan 5,5 Hari Kerja. Jika kita menghitung hari kerja di Feb 2025, hasilnya: 0,5 + 5,5 + 5,5 + 5,5 + 5 = 22 Hari.
Pelajari lebih lanjut tentang artikel terkait Pengaturan Payroll: