Konten artikel ini dapat diterapkan untuk pengguna berikut
Tingkat: START UP, GROWTH, SCALE
Platform: Web
Level Akses: Pemilik & Manajer
Sebelum memulai
Pastikan Anda sudah melakukan langkah-langkah di bawah ini sebelum melanjutkan:
Panduan ini mencakup berikut ini:
Mengelola Permintaan Cuti yang Tertunda
Beralih Tampilan
Untuk beralih antara tampilan Employee dan Shift, ketuk pada ikon Sliders (Penggeser) di pojok kanan atas.
Pilih “Employee (Karyawan)” atau “Shift” untuk beralih ke tampilan masing-masing, dan ketuk “Save” (Simpan) setelah selesai.
Employee View
Employee View baru yang mengikuti format yang biasa Anda lihat pada kalender, memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan shift dan cuti staf menurut minggu. Setiap kolom mewakili satu hari dalam minggu tersebut.
Mengganti minggu
Untuk melihat minggu yang berbeda pada Employee View, ketuk ikon Calendar (Kalender).
Pada jendela pop-up “Select Week” (Pilih Minggu), ketuk pada hari apa pun dalam minggu tersebut yang ingin Anda lihat. Untuk melihat bulan lain, ketuk “Next” (Berikutnya) atau “Previous” (Sebelumnya).
Beralih ke bagian yang berbeda
Untuk melihat bagian yang berbeda, ketuk Section Name (Nama Bagian) di atas. Dalam contoh ini adalah “City Hall” (Balai Kota).
Kemudian, jendela pop-up “Pilih Bagian” akan muncul, ketuk di bagian mana Anda ingin beralih.
Menetapkan & Menghapus shift
Dengan Employee View yang baru, Anda dapat dengan mudah membuat, menetapkan, dan menghapus staf dari shift menurut hari.
Ada 2 cara menetapkan shift ke staf:
Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara menetapkan shift melalui aplikasi seluler, klik di sini.
Membuat shift baru
Untuk membuat shift baru, ketuk pada Kotak “+” di bawah staf yang diinginkan dan hari yang ingin Anda buat shift-nya. Untuk contoh ini, kita akan membuat shift untuk Albert Tan pada Selasa, 09 Nov 2021.
Jika ada shift lain pada hari tersebut, ketuk “Create new shift” (Buat Shift Baru) di bawah.
Isi form “Create Shift” (buat shift) dengan rincian yang relevan. Setelah selesai, ketuk “Create” (buat) untuk melanjutkan. Klik di sini untuk mempelajari selengkapnya tentang cara membuat shift.
4. Shift berhasil dibuat dan ditetapkan! Untuk menetapkan shift lain pada hari yang sama, ketuk pada kotak kecil “+” di bawah shift.
Menetapkan shift yang sudah ada
Anda dapat menetapkan shift yang sudah dibuat untuk minggu yang Anda pilih ke staf. Kita akan menggunakan contoh di bawah ini untuk membantu Anda memvisualisasikan cara menetapkan shift yang sudah ada dengan lebih baik.
Dalam contoh ini, saya ingin menetapkan shift yang sudah ada yang saya namakan “Morning Shift” (Shift Pagi) untuk Albert Tan pada Selasa, 9 Nov.
Untuk menetapkan shift dari contoh diatas, pilih kotak “+” di bawah Albert Tan dan 9 Nov. Halaman “Assign Shift/Leave” (Tetapkan Shift/Cuti) akan muncul.
Ketuk pada shift yang sudah ada “1000 - 1400 (Morning Shift)”untuk membuka daftar rentang turunnya.
Pilih peran yang diinginkan. Dalam contoh ini, kita akan menetapkan peran “Staff” kepada Albert.
Setelah selesai, ketuk “Assign” (Tetapkan).
Mengedit / Menghapus shift staf
Untuk mengedit shift yang ditetapkan, ketuk pada slot shift yang masing-masing.
Ketuk pada kolom untuk melakukan pengeditan yang diinginkan.
Setelah selesai, ketuk “Save” (Simpan).
Catatan: Jika Anda ingin menghapus shift dari staf, ketuk tombol “Remove” (Hapus).
Mengelola Permintaan Cuti yang Tertunda
Anda sekarang dapat memvisualisasikan jadwal mingguan yang terisi dengan shift dan cuti. Anda dapat melihat permintaan cuti yang disetujui atau tertunda untuk minggu tersebut pada Employee View.
Ketuk pada cuti yang ditetapkan untuk mengetahui selengkapnya tentang cuti tersebut dan terima atau tolak permintaan tersebut.
Berikut adalah beberapa artikel rujukan untuk mempelajari selengkapnya tentang Cuti:
Pengajuan Cuti Manual
Sebagai pemilik/manajer, Anda dapat menambahkan cuti secara manual untuk karyawan Anda lewat Employee View.
Memberikan cuti
Untuk menetapkan cuti, pertama ketuk pada slot “+”
Pilih tab “Off & Leaves” (Libur & Cuti) di atas.
Isikan form pengajuan cuti dan tekan “Save” (Simpan) untuk memberikan cuti.
Mengedit / Membatalkan cuti
Anda dapat mengedit cuti yang sudah Anda berikan sebelumnya dengan mengetuk cuti yang ditetapkan pada Employee View. Lalu, edit kolom yang ada di jendela “Edit Leave” (Edit Cuti) Setelah selesai, ketuk “Save” (Simpan).
Catatan: Untuk membatalkan pemberian cuti, atur tipe cuti sebagai “None” (Tidak Ada).
Shift Bertabrakan
Saat Anda menetapkan shift baru kepada staf namun jadwalnya bertabrakan dengan shift yang sudah ada, jendela pemberitahuan akan muncul. Anda dapat melanjutkan untuk menetapkan shift tersebut dengan mengetuk “Assign Shift Anyway” (Lanjut Tetapkan Shift).
Shift bertabrakan akan disorot dengan tanda merah di pojok kiri atas shift. Anda dapat menemukan informasi selengkapnya tentang tumbukan tersebut dengan mengetuk shift yang bertabrakan.
Melihat shift bagian lain
Shift dari bagian lain ditunjukkan dalam warna abu-abu, dengan nama bagian ditampilkan pada shift. Anda dapat mengetahui selengkapnya tentang shift tersebut dengan mengetuknya.
Shift bagian lain hanya bisa diedit oleh Pemilik atau Manajer dari bagian tersebut. Anda harus menghubungi mereka jika perlu mengedit.
Menerbitkan mingguan
Setelah shift untuk suatu minggu ditetapkan, tombol “Publish” (Terbitkan) akan muncul di bagian bawah layar. Ketuk “Publish” untuk menerbitkan minggu tersebut.
Membatalkan penerbitan jadwal mingguan
Untuk membatalkan jadwal mingguan yang sudah diterbitkan, ketuk ikon More icon (ikon Selengkapnya) di pojok kanan atas dan ketuk “Unpublish Week” (Batalkan Penerbitan Jadwal Mingguan) di menu pop-up.
Langkah Penjadwalan Cepat
Seperti halnya versi Web, kita juga memiliki langkah-langkah untuk mempercepat pengalaman penjadwalan Anda. Anda dapat menemukan langkah-langkah ini dengan mengetuk ikon More icon (ikon Selengkapnya) di pojok kanan atas.
Menyalin shift ke minggu lain
Pilih satu minggu untuk disalin shift-nya melalui daftar rentang turun.
Pilih tipe staf yang ingin Anda salin, beserta shift yang akan ditetapkan otomatis.
Pilih “Copy” (Salin).
Catatan: Anda tidak dapat menyalin minggu dengan shift yang sudah ditetapkan. Silakan hapus seluruh minggu sebelum menyalin (libat bagian berikutnya).
Menghapus seluruh minggu
Setelah memilih “Delete whole week” (Hapus seluruh minggu) dari menu pop-up, sebuah dialog konfirmasi akan muncul. Ketuk “Delete” (Hapus) untuk melanjutkan, dan semua shift untuk minggu tersebut akan dihapus.
Catatan: Anda tidak dapat menghapus minggu yang sudah terbit. Batalkan penerbitan minggu sebelum menghapusnya.
Jika minggu berisi waktu masuk yang sudah terekam, maka Anda juga tidak dapat menghapusnya. Untuk menghapusnya, baca artikel yang berjudul “Menghapus Rekaman Keluar-Masuk Staf”.
Mengekspor Jadwal
Anda dapat mempratinjau jadwal Anda pada PDF atau CSV untuk ikhtisar jadwal dan membagikannya dengan staf melalui saluran lain seperti email atau whatsapp.
Pilih “Export Schedule” (ekspor jadwal), dan pilih bagian yang ingin Anda pratinjau. Pilih “All sections” (Semua bagian) untuk mereview jadwal semua bagian.
Preview jadwal akan muncul. Pilih tombol Export (Ekspor) di kanan bawah.
Pada menu pop-up yang muncul, Anda dapat memilih untuk mengekspor jadwal sebagai file PDF (dengan/tanpa jam kerja) atau CSV.
Meminta ketersediaan paruh waktu
Untuk mengirim permintaan ke semua pekerja paruh waktu, ketuk pada “Request part-time availability” (Minta ketersediaan paruh waktu) di menu More Actions (Langkah Lainnya), dan ketuk “Request” (Minta) pada dialog konfirmasi. Notifikasi berhasil akan muncul di bawah untuk memberitahu Anda jumlah permintaan yang dikirim.
Catatan: Anda hanya dapat meminta ketersediaan paruh waktu saat minggu belum diterbitkan. Pelajari tentang ini selengkapnya di sini.
Melihat Tanggal Khusus
Lacak hari libur nasional dan akhir pekan dengan mudah untuk merencanakan tenaga kerja dengan tepat sembari mencatat upah khusus (contoh. bonus upah akhir pekan). Acara-acara ini ditandai dengan lencana di bagian bawah tiap tanggalnya.
Berikut adalah contoh penggunaannya:
‘E’ mewakili ‘Event (Acara)’ (contoh. Hari Libur Nasional)
‘W’ mewakili ‘Weekend (Akhir Pekan)’
Lencana mewakili catatan untuk hari tersebut tanpa upah khusus yang dipilih
Pelajari selengkapnya tentang mengatur acara-acara ini di sini.
Untuk mengetahui detail selengkapnya tentang acara, ketuk ikonnya masing-masing.
Catatan: Anda tidak dapat mengedit acara dari halaman “View Event”. Pelajari cara mengedit acara di sini.
Jika satu hari merupakan Akhir Pekan dan Acara (contoh. suatu Acara yang jatuh pada hari sabtu), maka hanya lencana “E” yang ditampilkan. Semua jam masuk pada hari tersebut akan dihitung di bawah jam Event pada Timesheet.
Menarik Staf Pendukung dari bagian lain
Pada hari tertentu, Anda mungkin ingin menetapkan staf dari bagian lain (disebut sebagai Staf Pendukung) untuk mendukung bagian tertentu.
Menambahkan Staf Pendukung
Di bagian “Support Staff” (Staf Pendukung), ketuk pada slot shift kosong yang ditandai dengan ikon “+” untuk menambahkan shift staf pendukung
Ketuk pada shift yang ingin Anda tetapkan.
Pilih peran yang Anda butuhkan untuk mereka isi dari menu rentang turun.
Tekan "Continue" (Lanjutkan).
Pilih staf dari Bagian lain yang ingin Anda tetapkan.
Setelah selesai, ketuk “Assign” (Tetapkan).
Catatan: Jika staf sudah memiliki shift untuk waktu tersebut, Anda akan diberitahu dengan tag “CLASH” (Tumbukan).
Staf pendukung dari bagian lain sudah ditetapkan ke shift! Untuk menambahkan staf pendukung pada hari yang sama, ketuk pada slot “+” di bawah shift yang ada.
Mengedit / Menghapus Staf Pendukung
Anda dapat mengedit atau menghapus shift staf pendukung dengan mengetuknya dan mengedit kolom yang diinginkan pada jendela edit. Ketuk “Save” (Simpan) setelah selesai melakukan perubahan.